سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

نویسنده: مدیر محتوا تاریخ انتشار: 1399/08/29
no-photo.jpg
  • 29

امروزه اغلب سازمان ها پی برده اند كه ارتقا کیفیت کالا و خدمات شرط لازم و ضروری برای بقا و حضور در بازار و رقابت جهانی و دستيابی به اهدافي مانند مشتری محوری، سودآوری و كاهش هزينه‌ها است. از این رو اغلب شركت‌ ها برای بهبود وضعيت خود در بازار رقابتی تلاش می كنند كه اين اصول را در درون سازمان خود پیاده كنند. این موفقیت می تواند در سایه استقرار و برقرار نگهداشتن سیستم مدیریتی باشد که برای بهبود پیوسته سازمان طراحی شده است و در عین حال به نیازهای مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی توجه می کند. برای استقرار سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استانداردهای ایزو، باید وضعیت موجود، نقاط ضعف، نقاط قوت و تطابق سازمانی را شناسایی و با این استانداردها مقایسه کرد.

تعریف سیستم مدیریت کیفیت (QMS)

سیستم مدیریت کیفیت به انگلیسی : Quality management system که اغلب به نام QMS نیز شناخته می شود، مجموعه ای از سیاست ها، فرآیندها، روش های ثبت شده و سوابق است. این مجموعه اسناد مجموعه ای از قوانین داخلی را تنظیم می کند که بر پایه چگونگی ایجاد و ارایه محصول یا خدمات خود به مشتریان حاکم خواهد بود.


مهم ترین اهداف سیستم مدیریت کیفیت به طور خلاصه موارد زیر می باشد:

●    بهبود مستمر فرایندها، محصولات و خدمات سازمان
●    نگهداری و بهبود سطح رضایت ذینفعان سازمان از جمله مشتریان
●    ایجاد نگرش فرایندی و تمرکز بر نتایج به جای تمرکز بر اشخاص و واحدهای سازمانی
●    تعیین بستری برای تسهیل در رسیدن به چشم اندازها، ماموریت ها، استراتژی ها، اهداف و برنامه های عملیاتی سازمان
 

سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001

سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 شناخته شده ترین استاندارد مدیریتی در جهان می باشد که در سال ۲۰۱۵ ویرایش جدیدی (پنجمین نسخه) از آن توسط سازمان بین المللی استانداردسازی ارایه گردیده است. این استاندارد را می توان شناخته شده ترین استاندارد در سطح جهان دانست که تا سال 2019 در بیش از 1.100.000 سازمان در بیش از 150 کشور پیاده سازی و گواهی شده است.گواهینامه ISO 9001توانایی سازمان شما در برآورده کردن خواسته های مشتری و حتی فراتر از انتظارات را نشان می دهد. بنابراین، بسیاری از خریداران به دنبال استقرار نظام مدیریت کیفیت و دریافت گواهینامه ISO 9001 در تامین کنندگان خود هستند تا ریسک خرید محصولات یا خدمات نامناسب را از بین ببرند. شرکتی که دارای مجوز ISO 9001 شده است با به حداقل رساندن میزان خطا و تلفات و افزایش بهره وری، پیشرفت های چشمگیری در بازده سازمانی و کیفیت محصول داشته است.


مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت

پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001  ویرایش 2015 همانند سایر سیستم‌ های مدیریتی دارای مراحلی می‌ باشد:

●   مرحله اول پیاده سازی ایزو 9001 شناخت سیستم مدیریت کیفیت است.

در این مرحله وضعیت موجود سیستم مدیریت کیفیت در سازمان به وسیله تیم مشاور در طی بازدید از بخش های مختلف سازمان مشخص می شود. با مسوولین  فرآیندهای مختلف مصاحبه می شود و سپس اقدامات مورد نیاز برای استقرار و پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو 9001 تدوین می شود. گزارش تهیه شده در این مرحله بسیار مهم بوده و مسیر استقرار سیستم مدیریتی را در سازمان تعیین می کند. در این مرحله دو موضوع اصلی بایستی تعیین شود.
1)    میزان نیاز به تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت
2)    زیرساخت های مورد نیاز برای استقرار سیستم

●    مرحله دوم آموزش ISO 9001 است

در این مرحله با توجه به تعداد پرسنل سازمان و سطح تحصیلات ایشان، بایستی آموزش مفاهیم سیستم مدیریت کیفیت و الزامات استاندارد برای کارکنان سازمان برنامه ریزی و اجرا شود. در رابطه با آموزش سیستم مدیریت کیفیت ما در بهمدام نیز سعی کردیم در کوتاه ترین زمان ممکن آموزش مجازی ISO 9001:2015  را به بهترین نحو ممکن آماده نماییم تا مدیران، کارشناسان، کارآموزان و علاقه مندان به حوزه سیستم های مدیریتی، بتوانند به راحتی و بصورت کاملا کاربردی با الزامات استاندارد آشنا شوند. در این دوره آموزشی که بصورت مجازی و در قالب فیلم های آموزشی می باشد با الزامات و تک تک بندهای ایزو 9001 آشنا خواهید شد (معمولا در دوره های حضوری فرصت بیان تک تک بندها نیست)،  به این ترتیب با بندها و الزامات جدید استاندارد نیز آشنا می شوید .

●    مرحله سوم مستندسازی ایزو است

در این مرحله سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای الزامات ISO 9001  طراحی می شود. فرایند های مورد نیاز سازمان متناسب با  اندازه سازمان و پیچیدگی فرآیند ها توسط سازمان یا با همراهی تیم مشاور تدوین می شود. این سیستم ها در قالب مستنداتی شامل شناسنامه‌ی فرایندها، ریسک و فرصت‌های سازمانی، روش‌های اجرایی، دستورالعمل ها، فرم‌ها، فرآیندها، خط مشی کیفیت، طرح کیفیت، نظامنامه کیفیت و … طراحی می شود.
سازمان بايستی مستندات و از جمله سوابق مرتبط مورد نياز برای ايجاد، بكارگيری و برقرار نگهداشتن سيستم مديريت كيفيت و همچنين برای پشتيبانی از اجرای اثربخش و كارای فرآيندهای سازمان را مشخص كند. ماهيت و گستره مستندات بايستی الزامات مربوط به قراردادها، قوانين و مقررات و همچنين نيازها و انتظارات مشتريان و ساير طرف‌ های ذينفع را برآورده نموده و متناسب با سازمان باشد. مستندات می تواند به هر شكل يا نوع از هر رسانه متناسب با نيازهای سازمان باشد. به منظور فراهم نمودن مستنداتی كه بتوانند نيازها و انتظارات طرف ‌های ذينفع را برآورده سازد، مديريت بايد موارد زير را مورد توجه قرار دهد:
  • الزامات قراردادی از جانب مشتری و ساير طرف ‌های ذينفع
  • پذيرش استاندارد های بين ‌المللی، ملی، منطقه ‌ای و بخش ‌های صنعتی
  • الزامات مربوط با قوانين و مقررات ذيربط
  • تصميمات اتخاذ شده توسط سازمان
  • منابع اطلاعاتی برون سازمانی مرتبط با ارتقای شايستگی سازمانی
  • اطلاعات مربوط به نيازها و انتظارات طرف ‌های ذينفع

●    مرحله چهارم اجرای سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 است

مستنداتی که در مرحله قبلی طراحی شده است، به وسیله مسوولین فرآیندها اجرا شده و مشاور بر اجرای مستندات سازمان نظارت می کند. در این مرحله در صورت نیاز ممکن است تغییراتی اعمال شود.در این مرحله برای اطمینان از عملکرد سیستم بایستی فرایند ممیزی داخلی در سازمان طرح ریزی و اجرا شود. طرح ریزی ممیزی داخلی سیستم های مدیریت بر مبنای استاندارد بین المللی ISO 19011:2018 می باشد.

●    قدم پنجم، ممیزی، ثبت بین المللی و صدورگواهینامه‌ی سیستم مدیریت کیفیت است

پس از انجام ممیزی داخلی ایزو 9001، مشکلات موجود شناسایی شده و اقدامات لازم برای برطرف سازی عدم انطباق ها انجام می شود. ممیزی صدور گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد بین المللی ISO 19011:2018    انجام می شود. در صورتی که سازمان بتواند تمامی الزامات سیستم مدیریت کیفیت را به درستی طرح ریزی و اجرا کند، گواهینامه بین المللی QMS برای سازمان از طرف شرکت های معتبر و مورد تایید نهادهای ناظر در سطح جهانی، صادر می شود.


اعتبار گواهینامه‌ی سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001

گواهینامه های سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 بمدت 3 سال اعتبار دارد. در طی مدت سه سال در دوره های زمانی برنامه ریزی شده ای توسط شرکت گواهی دهنده ممیزی های مراقبتی از سازمان صورت می گیرد. این ممیزی های مراقبتی برای حصول اطمینان از حفظ و ارتقا سیستم مدیریت کیفیت در سازمان انجام می شود.