ایزو ۱۰۰۱۳ چیست؟ راهنمای کامل استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳
- 0
آیا می‌دانید اجرای استاندارد ۱۰۰۱۳ چه فایده‌ای برای کسب‌وکار شما دارد؟ چرا شرکت‌ها و سازمان‌ها باید به دستورالعمل‌های این ایزو پایبند باشند؟ از همه مهم‌تر اینکه، ایزو ۱۰۰۱۳ چه ارتباطی با ایزو ۹۰۰۱ و سیستم مدیریت کیفیت دارد؟ اگر دنبال اطلاعات کاملی درباره استاندارد ۱۰۰۱۳ می‌گردید، این مقاله بهمدام برای شماست. در این مقاله، درباره ۱۰۰۱۳ و اصول و الزامات آن توضیح می‌دهیم.
ایزو ۱۰۰۱۳ چیست و چه کاربردی دارد؟
استاندارد بین‌المللی ۱۰۰۱۳ با نام کامل‌تر «راهنمایی‌های برای تهیه مستندات سیستم مدیریت كیفیت»، در واقع چهارچوبی برای توسعه و نگهداری مستندات موردنیاز سیستم مدیریت كیفیت را فراهم می‌کند.
ایزو ۱۰۰۱۳ استانداردی بین‌المللی برای سیستم‌های مدیریت کیفیت (Quality Management Systems) است که دستورالعمل‌هایی برای ایجاد، مستندسازی، و نگهداری این سیستم‌ها ارائه می‌دهد.
استفاده از این چهارچوب بین‌المللی، به ایجاد سیستم مدون و مؤثری کمک می‌کند که جزو الزامات سیستم‌های مدیریت كیفیت است.
دستورالعمل‌های ۱۰۰۱۳ علاوه بر سیستم مدیریت كیفیت، به مدون كردن سایر سیستم‌های مدیریتی، مانند سیستم مدیریت ایمنی و سیستم مدیریت محیط زیست هم کمک می‌کند.
ایزو ۱۰۰۱۳ که برای اولین بار در سال ۱۹۹۸ منتشر شد و در سال ۲۰۲۱ هم به‌روزرسانی شد، بر فرایندهای کنترل اسناد و فعالیت‌های مرتبط با آن تمرکز دارد.
هدف این استاندارد، کمک به کسب‌وکارها برای ایجاد، نگهداری و مدیریت اسنادشان است. علاوه بر این، اصول حسابرسی، ممیزی و اجرای مدیریت کیفیت را هم تشریح می‌کند.
ایزو ۱۰۰۱۳ به سازمان‌ها کمک می‌کند اسناد سیستم‌های مدیریت کیفیت خود را با استفاده از فرایندهای کاغذی یا سیستم‌های الکترونیکی ایجاد و نگهداری کنند.
استاندارد ۱۰۰۱۳ و ایزو ۹۰۰۱ رابطه نزدیکی با هم دارند، چون هر دوی این استانداردها، برای اطمینان از تأثیر مثبت سیستم‌های مدیریت کیفیت بر فرایندهای سازمانی طراحی شده و اجرا می‌شوند.
اجرای ایزو ۱۰۰۱۳ چه مزایایی دارد؟
پیاده‌سازی این استاندارد بین‌المللی، مزایای زیادی برای کسب‌وکارها دارد. تضمین کیفیت ارائه می‌دهد. به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مستندات لازم برای اطمینان از مطابقت سیستم‌هایشان با الزامات ایزو ۹۰۰۱ را توسعه داده و حفظ کنند.
ایزو ۱۰۰۱۳ طیف وسیعی از دستورالعمل‌ها و راهنمایی‌ها را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد، که مهم‌ترینشان عبارت‌اند از:
- ساختار و محدوده مستندسازی،
- الزامات کنترل اسناد،
- طراحی و کنترل شیوه توزیع،
- و الزامات ممیزی سیستم.
ایزو ۱۰۰۱۳ مجموعه کاملی از ابزارها را در اختیار کسب‌وکارهایی قرار می‌دهد که سیستم مدیریت کیفیتی مطابق با استانداردهای روز بین‌المللی می‌خواهند.
اجرای این استاندارد در سازمان، باید منجر به کیفیت بالاتر محصولات و خدمات شود. چون سازمان‌ها بر اساس اصول آن، مطمئن می‌شوند که اسناد به‌روز هستند، به‌درستی نگهداری می‌شوند و به‌راحتی در دسترس خواهند بود.
الزامات ایزو ۱۰۰۱۳ چه هستند؟
مهم‌ترین الزامات ایزو ۱۰۰۱۳ طبق نسخه ۲۰۲۱ آن، تعهد به رعایت دستورالعمل‌ها و تلاش برای بهبود مستمر اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت است.
کسب‌وکارها ملزم به ایجاد و نگهداری از اسنادی هستند که برای اجرای مؤثر سیستم مدیریت کیفیت، و حرکت از سیستم‌های مبتنی بر کاغذی به‌سوی الکترونیکی ضروری هستند.
استاندارد ۱۰۰۱۳ راهنمایی‌های لازم درباره انواع دستورالعمل‌ها، مانند خط مشی کیفیت را هم ارائه می‌دهد که باید شامل تعهد به رعایت الزامات و بهبود مستمر اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت باشند.
دستورالعمل‌های ایزو ۱۰۰۱۳ توصیه‌ها و الزامات مختلفی را برای سیستم‌های مدیریت کیفیت ارائه می‌دهند. این‌ها شامل راهنمایی درباره توسعه و نگهداری اطلاعات مستند لازم برای حمایت از سیستم‌های مدیریت کیفیت هستند.
چگونه ایزو ۱۰۰۱۳ اجرا می‌شود؟
کسب‌وکارها برای اطمینان از تولید محصولات و خدمات با کیفیت بالا، پایبندی به بهترین شیوه‌ها و حفظ انطباق با مقررات ضروری، دستورالعمل‌های ایزو ۱۰۰۱۳ را اجرا می‌کنند.
آن‌ها قصد دارند کنترل بیشتری روی سیستم مدیریت کیفیت خود داشته، سود بیشتری از اجرای مؤثر ان برده، و رضایت مشتری را افزایش بدهند. این روند، کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی مجموعه را هم به دنبال دارد.
دستورالعمل‌هایی که در ایزو ۱۰۰۱۳ آمده‌اند، نقشه راه روشنی برای بهبود کیفیت فرایندها و محصولات به کسب‌وکارها ارائه داده، و آن‌ها را قادر می‌سازند نیازهای مشتری و الزامات نظارتی را برآورده کنند.
سازمان‌ها باید اسنادی را ایجاد و نگهداری کنند که با ایزو ۱۰۰۱۳ مطابقت داشته باشند تا در نهایت همه فرایندها به‌طور دقیق و کارآمد مستندسازی شوند.
پیاده‌سازی این استاندارد بین‌المللی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مستند را با دقت، به‌طور کامل و با قابلیت ردیابی و دسترس‌پذیری بالا ایجاد و نگهداری کنند.
در نهایت اینکه ایزو ۱۰۰۱۳، نسخه ۲۰۲۱، راهنمایی‌های کاربردی درباره تفاوت‌های سیستم‌های مستندسازی کاغذی با الکترونیکی هم ارائه می‌دهد.
نکته مهم اینکه بعضی مزایای استفاده از سیستم‌های الکترونیکی، مانند دقت فراوان، سهولت دسترسی، ذخیره‌سازی و زمان پردازش سریع‌تر، در سیستم‌های کاغذی وجود ندارند.
سیستم‌های الکترونیکی می‌توانند ریسک‌های مربوط به ذخیره‌سازی و حمل اسناد را هم کاهش بدهند. البته همه این مزایای را در کنار ریسک‌های امنیت سایبری و نقض داده‌ها بسنجید.
کسب‌وکارهایی که قصد اجرای دستورالعمل‌های استاندارد ۱۰۰۱۳ را دارند، باید همه پیامدهای چنین تغییراتی را از نظر منابع، هزینه‌ها و فرایندهای سازمان در نظر گرفته، و بهترین تصمیم را بگیرند.
جمع‌بندی
در این مقاله، همه آنچه را باید بدانید، درباره ایزو ۱۰۰۱۳ و الزامات و دستورالعمل‌های آن را با شما در میان گذاشتیم. سازمان‌ها با اجرای الزامات این استاندارد بین‌المللی، می‌توانند از افزایش کارایی، بهبود رضایت مشتری و کاهش هزینه‌های عملیاتی در کسب‌وکارشان بهره‌مند شوند.
اگر سیستم مدیریت کیفیتی در سازمان خود دارید، و حالا می‌خواهید با اجرای ایزو ۱۰۰۱۳، اثربخشی آن را افزایش بدهید، توصیه می‌کنیم سری به بهمدام بزنید. کارشناسان بهمدام تجربه عملیاتی در بهره‌گیری از استانداردهای بین‌المللی دارند و می‌توانند شما را در این مسیر همراهی کنند.
منابع: