طرح ریزی کلان سیستمی
نویسنده: مهندس مجتبی غفاریان زرگر
تاریخ انتشار: 1398/09/15
- 554
جستاری از تجربه ی استقرار سیستم های مدیریت یکپارچه در یک سازمان دولتی
به نام خدا
امروزه در عصر ارتباطات سازمان های تولیدی و خدماتی به دلایل مختلف از جمله تغییر در قوانین و مقررات بین المللی و ملی و دستگاه های نظارتی، تغییرات فناوری، افزایش سطح انتظارات مشتریان، اربابان رجوع و جامعه و بسیاری از این دست با چالش های متعددی در حوزه کسب و کار مواجه اند. لذا برای مدیریت چالش ها و به منظور ایجاد انعطاف به تغییرات بیرونی و درونی، ناگزیر به شناسایی، تدوین، استقرار و بهبود نظام های مدیریتی کسب و کار خود می باشند. شرکت توزیع نیروی برق شیراز نیز در راستای همین امر و به منظور مدیریت کسب و کار خود که همان توزیع انرژی الکتریکی در حوزه فشار ضعیف و فشار متوسط با مشخصات فنی تعریف شده می باشد، چندی است که در قالب یک طرح اقدام به پیاده سازی نظام مدیریت یکپارچه IMS بر مبنای استاندارد های بین المللی در حوزه ی کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی نموده است. از آن جاییکه بهبود و توسعه این نظام های مدیریتی در گذر زمان از یکسو و مقتضیات و چالش های پیش روی شرکت از سوی دیگر ناگزیر از تعیین نیاز و استقرار سایر الگوها و نظام های مدیریتی در سطح شرکت می باشد، جزیره ای شدن استقرار این نظام ها در حوزه های مختلف شرکت و ایجاد موازی کاری ها و دوباره کاری ها در سازمان بزرگترین تهدید نظام مدیریت یکپارچه می باشد که اگر به شکل مناسب مدیریت نشود می تواند بر خلاف اهداف آن، به یک ابزارمخرب و افزایش سطح انرژی منفی در شرکت منجر شود. این نوشتار به عنوان یک سند پشتیبان سعی دارد جایگاه نظام مدیریت یکپارچه در مدیریت سازمان و نحوه ارتباط آن با سایر نظام های مدیریتی که در آینده به پازل مدیریتی سازمان خواهند پیوست را تبیین نماید.
1. تعاریف
1.1. فرایند:
فرایند مجموعه فعالیتهای متوالی ومرتبط بوده که محصول خاصی را بوجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون دادهای خاصی نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازد.
فرایندهای موجود در هرسازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند تا با عملکرد بهتر، نیازهای اساسی مشتریان را تامین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها وخواسته های مشتریان باید فرایندهای موجود کارایی واثربخشی لازم را داشته باشند. یک فرایند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثربخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب وطراحی شده باشد. بنابراین فرایند معرف یک دسته ای از فعل وانفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به بازداده ها انجام می گیرد.
دریک تعریف معادل، می توان گفت فرایند یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر است که ورودی را به نتایج وخروجی ها تبدیل می کند.
1.2. تعریف فرایند از دیدگاههای متفاوت :
1.2.1. تعریف¹ EFQM :
یک فرایند توالی فعالیت هایی است که با تولید خروجی های مورد نیاز از ورودی های متنوع، ایجاد ارزش افزوده می کند
1.2.2. تعریفISO 9001¹ :
مجموعه فعالیتهای مرتبط بهم یا متعامل که ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می کنند.
1. ISO: International Organization for Standardization
1.2.3. تعریف ( مدیریت کیفیت جامع )TQM¹ :
از آنجایی که محیط پرتلاطم کسب وکار منجر به تفکر و تمرکز مدیریتی می گردد، یکی از ابتکارات مدیریتی که به شرکت ها جهت رقابت در اقتصاد مبتنی بر مشتری کمک می نماید مدیریت کیفیت می باشد.
مفاهیم مدیریت کیفیت جامع یا استراتژی TQMبر 4 فرض تکیه داردکه به شرح زیراست:
1.2.3.1. فلسفه :
هدف سازمان ها این است که بقای خود را حفظ کنند، این موضوع می تواند به پایداری در جامعه کمک کند.
1.2.3.2. فرضیات:
1- هزینه کیفیت پایین، بالاتر از هزینه انجام دادن کار درست در اولین بار است .
2- مشکلات، بیشتر چند جانبه است و به مشارکت همه جنبه های عملیاتی مرتبط نیازمند است تا این مشکلات برطرف شود.
1. TQM: Total Quality Management
1.2.3.3. اصول :
1- تمرکز برروی فرایندهای کاری: مشکلات کیفیتی، بیشتر وابسته به فرایندهای کاری است که طراحی وتولید محصولات وخدمات را انجام می دهند.
2- تجزیه وتحلیل تغییرات: واریانس های غیر قابل کنترل، از دلایل اولیه مشکلات کیفیتی هستند واین واریانس ها می باید تجزیه وتحلیل شده و بوسیله تمامی کارکنان سازمان کنترل شوند.
3- مدیریت مبتنی بر حقیقت: برنامه های بهبود کیفیت می باید مبتنی بر گردآوری سیستماتیک داده، تجزیه وتحلیل وآزمایش آن ها، جهت بکارگیری راه حل باشد.
4- یادگیری وبهبود مستمر: بهبود کیفیت هرگز به پایان نمی رسد و یادگیری کارکنان، یک بخش اصلی برای بهبود کیفیت می باشد.
1.2.3.4. فعالیت ها: تعیین نیازمندی های مشتریان
فرم مشارکت تامین کنندگان، تنها مبتنی بر قیمت نیست.
ایجادتیم های چند وظیفه ای به منظور تجزیه تحلیل وحل مجدد مشکلات کیفیت لازم است.
بکارگیری روش های علمی جهت نظارت برکیفیت وشناسایی سطوح بهبود کیفیت.
استفاده کردن از روش های مدیریت فرایند جهت شناسایی فرصت های بهبود.
1.2.4. تعریف دپارتمان تجارت وصنعت انگلستان :
فرایندها سنگ بنای اصلی سازنده سازمان هستند و درک و بهبود آنها می تواند مایه حیات سازمان هایی با کیفیت فراگیر باشد. فرایندها، ورودیها را به خروجی ها تبدیل می کنند.
2. طرح ریزی سیستم های مدیریتی یکپارچه
اصول:
همانطور که از تعاریف پیداست استقرار تمامی نظام های مدیریتی چه بر اساس استاندارد های بین المللی و چه الگوهای رایج مدیریتی، همگی بر بستر فرایند های کسب و کار سازمان استوار هستند و پیاده سازی یک نظام مدیریتی چه به صورت جداگانه و چه به صورت همزمان و ترکیبی از چند موضوع، همگی بر فرایندهای سازمان تاکید می نمایند. شماتیک آورده شده در بخش تعاریف در مورد هر یک از این الگوها بر این موضوع صحه می گذارند.
تمامی الگوها و مدل های تعالی سازمانی مانند مدل مدیریت کیفیت اتحادیه اروپاEFQM ، مدیریت کیفیت فراگیرTQM و یا شش سیگما و ... در واقع چارچوب و دورنمایی بی انتها از تعالی و بهبود سازمانی را مشخص می نمایند که توانمند سازها و یا به عبارت دیگر پیش نیاز های اصلی این مدل ها، انطباق فرایند های یک سازمان بر اساس استاندارد های بین المللی نظیر استاندارد های سازمان بین المللی تدوین استاندارد- ISO- است.
مفهوم سیستم مدیریت یکپارچه IMS در تعریف عام آن، ناظر بر پیاده سازی سیستم های مختلف مدیریت در یک سازمان از منظر های متفاوت است. اما در ایران این مفهوم در اکثر سازمان ها به معنی سیستم های مدیریت کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی است که با تعریف بین المللی آن مغایر است.
با مراجعه به استاندارد واژگان علم مدیریت کیفیت - استاندارد ISO9000 – در می یابیم که سنگ بنای اصلی پیاده سازی تمامی نظام های مدیریتی مبتنی بر استاندارد ها و مدل های بین المللی، سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد ISO9001 است. با نگاه به هر یک از استاندارد های تدوین
شده برای کسب و کار های متفاوت در حوزه تولید و ارایه خدمات و حتی فرایند های متفاوت یک سازمان، به راحتی می توان گفت یا الزامات آنان به صورت کامل بر اصول استاندارد ISO9001 بنا شده است مانند استاندارد های صنعت خودروسازی یا صنعت نفت یا حداقل در الزامات مدیریتی و سیستمی کاملا با این استاندارد منطبق می باشند مانند استاندارد های مدیریت محیط زیست یا مدیریت امنیت اطلاعات و ... .
سایر مدل ها و مفاهیم مدیریتی مانند مدیریت استراتژیک، مدیریت دانش، مدیریت تغییر و ... که در مدل های تعالی سازمانی به عنوان معیار ارزیابی و بهبود مورد استفاده قرار می گیرند، خوشبختانه در ویرایش های جدید استاندارد های سازمان ISO ، یا به شکل شفاف و یا به صورت ضمنی، آورده و الزام آور شده اند.
طرح ریزی کلان سیستم های مدیریتی:
با توجه به اصول و تعاریف گفته شده در این نوشتار و به نظر این مشاور برای استقرار و توسعه و تحول نظام های مدیریتی شرکت توزیع نیروی برق شیراز دو چشم انداز قابل تصور است:
1. توسعه و تحول افقی نظام های مدیریتی شرکت:
منظور از این توسعه در شرکت، حرکت سازمان به سمت عمق بخشیدن به فرایند های کسب و کار خود می باشد. این فرایند ها در حال حاضر در قالب سیستم مدیریت یکپارچه و بر اساس الزامات استاندارد ISO9001 و نقشه فرایند های شرکت در سه بخش فرایند های مدیریتی، اصلی و پشتیبانی شناسایی، مدون و تحت کنترل می باشند. این نیاز به بهبود در فرایند های کسب و کار شرکت، غالبا در چارچوب مدل ها، الگوها و استاندارد های مدیریتی و بر اساس تجزیه و تحلیل داده های حاصل از پایش و اندازه گیری فرایند ها شکل می گیرد. حالت قابل تصور دیگر در این بخش الزام سازمان های بالادستی می باشد که این موضوع ورودی دوم برای بهبود افقی فرایند های کسب و کار شرکت است. در زیر به دو نمونه محتمل در این حوزه پرداخته می شود:
• در حال حاضر در حوزه معاونت منابع انسانی، فرایند "مدیریت منابع انسانی" طرح ریزی شده که از مهمترین آن ها، فعالیت های آموزش و ارتقا کارکنان و پیمانکاران شرکت می باشد. با توجه به تعدد دوره ها و نیاز های آموزشی و نیز الزام سازمان به اثربخشی بهتر دوره های برگزار شده، ممکن است سازمان در آینده نزدیک اقدام به پیاده سازی سیستم مدیریت آموزش بر اساس استاندارد ISO10015 نماید. این استاندارد به شکل اختصاصی بر زیرفرایند های حوزه آموزش و افزایش اثربخشی آن متمرکز است.
در این حالت با توجه به اشتراکات این استاندارد با نظام مدیریت کیفیت شرکت، طرح ریزی آن بایستی در قالب نقشه فرایندی سیستم مدیریت یکپارچه بازنگری و به روز رسانی شود.
• در دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت و به منظور پشتیبانی از زیرساختIT ، فرایند "مدیریت زیرساخت" در سیستم مدیریت یکپارچه طرح ریزی شده است. بر اساس آخرین اطلاعات این مشاور و با توجه به الزام سازمان های بالادستی و نیاز درون سازمانی، قدم های اولیه در خصوص استقرارنظام مدیریت امنیت اطلاعاتISMS در چارچوب استاندارد ISO/IEC 27001 برداشته شده است. در این حالت ضروری است که طرح ریزی این نظام در چارچوب فرایند "مدیریت زیرساخت" دیده شده و تمامی زیر فرایند های آن، ذیل این فرایند طراحی و تدوین شود.
لازم به توضیح است که منظور از طراحی این نظام های مدیریتی در قالب نقشه فرایندی و ذیل فرایند های موجود، طرح ریزی زیر فرایند های اختصاصی هرسیستم در درون فرایند مرتبط آن و استفاده از مکانیزم های سیستمی نظام مدیریت یکپارچه برای کنترل الزامات مدیریتی و سیستمی می باشد. به بیان شفاف تر مکانیزم مستندسازی، کنترل مستندات و یا کنترل سوابق نظام مدیریت امنیت اطلاعات بایستی به صورت یکپارچه و در قالب سیستم موجود طرح ریزی شود و الزامات اختصاصی آن در قالب فرایند "مدیریت زیرساخت".
2. توسعه و تحول عمودی نظام های مدیریتی شرکت:
منظور از این توسعه در شرکت، ارتقا سطح بلوغ نظام های مدیریتی و فرایند های کسب و کار در مسیر تعالی و بهره وری است.در این حالت و زمانی که سازمان تصمیم به توسعه و استقرار این نظام ها می نماید تمامی فرایند ها و سطوح شرکت به شکل همزمان دستخوش تغییر و تحول خواهند شد و برای ارتقا کارایی و اثربخشی تمامی ارکان آن، هدف گذاری و برنامه ریزی می شود. استقرار نظام تعالی سازمانی بر اساس مدل EFQMیا مدل شش سیگما نمونه هایی از این دست می باشند.
در این حالت بایستی طرح ریزی اقدامات مورد نیاز در نقشه فرایندی سازمان انجام پذیرد با این تفاوت که جایگاه این مدل ها در لایه فرایند های مدیریتی است که با توجه به مدل انتخاب شده و پیش نیاز ها و الزامات آن، سطوح و تعداد فرایند های مدیریتی شرکت توزیع برق شیراز ممکن است تغییر یابند. ذکر این نکته ضروری است که ساز و کارهای سیستماتیک و مدیریتی این مدل ها نیز بایستی در قالب سیستم مدیریت یکپارچه حل و فصل شود. در راستای پیاده سازی این مدل ها ممکن است نیاز به طرح ریزی و تدوین فرایند هایی باشد که تاکنون در نقشه فرایندی سازمان دیده نشده اند. در چنین حالتی بایستی پس از تعیین ساز و کارهای موضوع و تعیین سازمان و روش اجرا، جایگاه آن در نقشه فرایندی تعریف شود سپس با تعیین متولی انجام آن در سازمان، نسبت به طرح ریزی فرایند های آن اقدام شود. نظام آراستگی محیط کار بر مبنای اصول5S مصداق این موضوع است.
نتیجه گیری:
با عنایت به موارد بالا این گونه می توان نتیجه گرفت که مهمترین نکته در تحول و توسعه شرکت چه به صورت افقی و چه عمودی، حفظ هارمونی و یکپارچگی سیستم های مدیریتی موجود و در دست طراحی می باشد. اقدام به استقرار هر سیستمی بدون در نظرگرفتن سیستم مدیریت یکپارچه فعلی شرکت و در قالب جزیره ای جداگانه، موجب تضاد منافع و اصطکاک فرایند ها و فعالیت های شرکت و وجود انواع مستندات سیستمی با شکل و فرمت متفاوت ولی محتوای مشابه است که نتیجه ای جز موازی کاری و دوباره کاری های متعدد در اجرای فرایندها در پی نخواهد داشت. تصور اینکه شرکت بخواهد برای انجام ممیزی داخلی سیستم های مدیریتی متفاوت، از دو مکانیزم، دو روش اجرایی و دو رویکرد جداگانه استفاده کند، بسیار سخت و تلخ خواهد بود چه رسد که این موضوع شکل اجرایی به خود بگیرد.
در پایان تاکید این موضوع خالی از لطف نیست که همکاری همه جانبه و کارشناسانه تمامی دفاتر شرکت با دفتر توسعه مدیریت و تحول اداری به عنوان متولی و ناظر سیستم مدیریت یکپارچه، رکن اساسی در حفظ یکپارچگی نظام های مدیریتی است.
به نام خدا
امروزه در عصر ارتباطات سازمان های تولیدی و خدماتی به دلایل مختلف از جمله تغییر در قوانین و مقررات بین المللی و ملی و دستگاه های نظارتی، تغییرات فناوری، افزایش سطح انتظارات مشتریان، اربابان رجوع و جامعه و بسیاری از این دست با چالش های متعددی در حوزه کسب و کار مواجه اند. لذا برای مدیریت چالش ها و به منظور ایجاد انعطاف به تغییرات بیرونی و درونی، ناگزیر به شناسایی، تدوین، استقرار و بهبود نظام های مدیریتی کسب و کار خود می باشند. شرکت توزیع نیروی برق شیراز نیز در راستای همین امر و به منظور مدیریت کسب و کار خود که همان توزیع انرژی الکتریکی در حوزه فشار ضعیف و فشار متوسط با مشخصات فنی تعریف شده می باشد، چندی است که در قالب یک طرح اقدام به پیاده سازی نظام مدیریت یکپارچه IMS بر مبنای استاندارد های بین المللی در حوزه ی کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی نموده است. از آن جاییکه بهبود و توسعه این نظام های مدیریتی در گذر زمان از یکسو و مقتضیات و چالش های پیش روی شرکت از سوی دیگر ناگزیر از تعیین نیاز و استقرار سایر الگوها و نظام های مدیریتی در سطح شرکت می باشد، جزیره ای شدن استقرار این نظام ها در حوزه های مختلف شرکت و ایجاد موازی کاری ها و دوباره کاری ها در سازمان بزرگترین تهدید نظام مدیریت یکپارچه می باشد که اگر به شکل مناسب مدیریت نشود می تواند بر خلاف اهداف آن، به یک ابزارمخرب و افزایش سطح انرژی منفی در شرکت منجر شود. این نوشتار به عنوان یک سند پشتیبان سعی دارد جایگاه نظام مدیریت یکپارچه در مدیریت سازمان و نحوه ارتباط آن با سایر نظام های مدیریتی که در آینده به پازل مدیریتی سازمان خواهند پیوست را تبیین نماید.
1. تعاریف
1.1. فرایند:
فرایند مجموعه فعالیتهای متوالی ومرتبط بوده که محصول خاصی را بوجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون دادهای خاصی نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازد.
فرایندهای موجود در هرسازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند تا با عملکرد بهتر، نیازهای اساسی مشتریان را تامین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها وخواسته های مشتریان باید فرایندهای موجود کارایی واثربخشی لازم را داشته باشند. یک فرایند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثربخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب وطراحی شده باشد. بنابراین فرایند معرف یک دسته ای از فعل وانفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به بازداده ها انجام می گیرد.
دریک تعریف معادل، می توان گفت فرایند یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر است که ورودی را به نتایج وخروجی ها تبدیل می کند.
1.2. تعریف فرایند از دیدگاههای متفاوت :
1.2.1. تعریف¹ EFQM :
یک فرایند توالی فعالیت هایی است که با تولید خروجی های مورد نیاز از ورودی های متنوع، ایجاد ارزش افزوده می کند
1. EFQM: European Foundation for Quality Management
1.2.2. تعریفISO 9001¹ :
مجموعه فعالیتهای مرتبط بهم یا متعامل که ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می کنند.
1. ISO: International Organization for Standardization
1.2.3. تعریف ( مدیریت کیفیت جامع )TQM¹ :
از آنجایی که محیط پرتلاطم کسب وکار منجر به تفکر و تمرکز مدیریتی می گردد، یکی از ابتکارات مدیریتی که به شرکت ها جهت رقابت در اقتصاد مبتنی بر مشتری کمک می نماید مدیریت کیفیت می باشد.
مفاهیم مدیریت کیفیت جامع یا استراتژی TQMبر 4 فرض تکیه داردکه به شرح زیراست:
1.2.3.1. فلسفه :
هدف سازمان ها این است که بقای خود را حفظ کنند، این موضوع می تواند به پایداری در جامعه کمک کند.
1.2.3.2. فرضیات:
1- هزینه کیفیت پایین، بالاتر از هزینه انجام دادن کار درست در اولین بار است .
2- مشکلات، بیشتر چند جانبه است و به مشارکت همه جنبه های عملیاتی مرتبط نیازمند است تا این مشکلات برطرف شود.
1. TQM: Total Quality Management
1.2.3.3. اصول :
1- تمرکز برروی فرایندهای کاری: مشکلات کیفیتی، بیشتر وابسته به فرایندهای کاری است که طراحی وتولید محصولات وخدمات را انجام می دهند.
2- تجزیه وتحلیل تغییرات: واریانس های غیر قابل کنترل، از دلایل اولیه مشکلات کیفیتی هستند واین واریانس ها می باید تجزیه وتحلیل شده و بوسیله تمامی کارکنان سازمان کنترل شوند.
3- مدیریت مبتنی بر حقیقت: برنامه های بهبود کیفیت می باید مبتنی بر گردآوری سیستماتیک داده، تجزیه وتحلیل وآزمایش آن ها، جهت بکارگیری راه حل باشد.
4- یادگیری وبهبود مستمر: بهبود کیفیت هرگز به پایان نمی رسد و یادگیری کارکنان، یک بخش اصلی برای بهبود کیفیت می باشد.
1.2.3.4. فعالیت ها: تعیین نیازمندی های مشتریان
فرم مشارکت تامین کنندگان، تنها مبتنی بر قیمت نیست.
ایجادتیم های چند وظیفه ای به منظور تجزیه تحلیل وحل مجدد مشکلات کیفیت لازم است.
بکارگیری روش های علمی جهت نظارت برکیفیت وشناسایی سطوح بهبود کیفیت.
استفاده کردن از روش های مدیریت فرایند جهت شناسایی فرصت های بهبود.
1.2.4. تعریف دپارتمان تجارت وصنعت انگلستان :
فرایندها سنگ بنای اصلی سازنده سازمان هستند و درک و بهبود آنها می تواند مایه حیات سازمان هایی با کیفیت فراگیر باشد. فرایندها، ورودیها را به خروجی ها تبدیل می کنند.
2. طرح ریزی سیستم های مدیریتی یکپارچه
اصول:
همانطور که از تعاریف پیداست استقرار تمامی نظام های مدیریتی چه بر اساس استاندارد های بین المللی و چه الگوهای رایج مدیریتی، همگی بر بستر فرایند های کسب و کار سازمان استوار هستند و پیاده سازی یک نظام مدیریتی چه به صورت جداگانه و چه به صورت همزمان و ترکیبی از چند موضوع، همگی بر فرایندهای سازمان تاکید می نمایند. شماتیک آورده شده در بخش تعاریف در مورد هر یک از این الگوها بر این موضوع صحه می گذارند.
تمامی الگوها و مدل های تعالی سازمانی مانند مدل مدیریت کیفیت اتحادیه اروپاEFQM ، مدیریت کیفیت فراگیرTQM و یا شش سیگما و ... در واقع چارچوب و دورنمایی بی انتها از تعالی و بهبود سازمانی را مشخص می نمایند که توانمند سازها و یا به عبارت دیگر پیش نیاز های اصلی این مدل ها، انطباق فرایند های یک سازمان بر اساس استاندارد های بین المللی نظیر استاندارد های سازمان بین المللی تدوین استاندارد- ISO- است.
مفهوم سیستم مدیریت یکپارچه IMS در تعریف عام آن، ناظر بر پیاده سازی سیستم های مختلف مدیریت در یک سازمان از منظر های متفاوت است. اما در ایران این مفهوم در اکثر سازمان ها به معنی سیستم های مدیریت کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی است که با تعریف بین المللی آن مغایر است.
با مراجعه به استاندارد واژگان علم مدیریت کیفیت - استاندارد ISO9000 – در می یابیم که سنگ بنای اصلی پیاده سازی تمامی نظام های مدیریتی مبتنی بر استاندارد ها و مدل های بین المللی، سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد ISO9001 است. با نگاه به هر یک از استاندارد های تدوین
شده برای کسب و کار های متفاوت در حوزه تولید و ارایه خدمات و حتی فرایند های متفاوت یک سازمان، به راحتی می توان گفت یا الزامات آنان به صورت کامل بر اصول استاندارد ISO9001 بنا شده است مانند استاندارد های صنعت خودروسازی یا صنعت نفت یا حداقل در الزامات مدیریتی و سیستمی کاملا با این استاندارد منطبق می باشند مانند استاندارد های مدیریت محیط زیست یا مدیریت امنیت اطلاعات و ... .
سایر مدل ها و مفاهیم مدیریتی مانند مدیریت استراتژیک، مدیریت دانش، مدیریت تغییر و ... که در مدل های تعالی سازمانی به عنوان معیار ارزیابی و بهبود مورد استفاده قرار می گیرند، خوشبختانه در ویرایش های جدید استاندارد های سازمان ISO ، یا به شکل شفاف و یا به صورت ضمنی، آورده و الزام آور شده اند.
طرح ریزی کلان سیستم های مدیریتی:
با توجه به اصول و تعاریف گفته شده در این نوشتار و به نظر این مشاور برای استقرار و توسعه و تحول نظام های مدیریتی شرکت توزیع نیروی برق شیراز دو چشم انداز قابل تصور است:
1. توسعه و تحول افقی نظام های مدیریتی شرکت:
منظور از این توسعه در شرکت، حرکت سازمان به سمت عمق بخشیدن به فرایند های کسب و کار خود می باشد. این فرایند ها در حال حاضر در قالب سیستم مدیریت یکپارچه و بر اساس الزامات استاندارد ISO9001 و نقشه فرایند های شرکت در سه بخش فرایند های مدیریتی، اصلی و پشتیبانی شناسایی، مدون و تحت کنترل می باشند. این نیاز به بهبود در فرایند های کسب و کار شرکت، غالبا در چارچوب مدل ها، الگوها و استاندارد های مدیریتی و بر اساس تجزیه و تحلیل داده های حاصل از پایش و اندازه گیری فرایند ها شکل می گیرد. حالت قابل تصور دیگر در این بخش الزام سازمان های بالادستی می باشد که این موضوع ورودی دوم برای بهبود افقی فرایند های کسب و کار شرکت است. در زیر به دو نمونه محتمل در این حوزه پرداخته می شود:
• در حال حاضر در حوزه معاونت منابع انسانی، فرایند "مدیریت منابع انسانی" طرح ریزی شده که از مهمترین آن ها، فعالیت های آموزش و ارتقا کارکنان و پیمانکاران شرکت می باشد. با توجه به تعدد دوره ها و نیاز های آموزشی و نیز الزام سازمان به اثربخشی بهتر دوره های برگزار شده، ممکن است سازمان در آینده نزدیک اقدام به پیاده سازی سیستم مدیریت آموزش بر اساس استاندارد ISO10015 نماید. این استاندارد به شکل اختصاصی بر زیرفرایند های حوزه آموزش و افزایش اثربخشی آن متمرکز است.
در این حالت با توجه به اشتراکات این استاندارد با نظام مدیریت کیفیت شرکت، طرح ریزی آن بایستی در قالب نقشه فرایندی سیستم مدیریت یکپارچه بازنگری و به روز رسانی شود.
• در دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت و به منظور پشتیبانی از زیرساختIT ، فرایند "مدیریت زیرساخت" در سیستم مدیریت یکپارچه طرح ریزی شده است. بر اساس آخرین اطلاعات این مشاور و با توجه به الزام سازمان های بالادستی و نیاز درون سازمانی، قدم های اولیه در خصوص استقرارنظام مدیریت امنیت اطلاعاتISMS در چارچوب استاندارد ISO/IEC 27001 برداشته شده است. در این حالت ضروری است که طرح ریزی این نظام در چارچوب فرایند "مدیریت زیرساخت" دیده شده و تمامی زیر فرایند های آن، ذیل این فرایند طراحی و تدوین شود.
لازم به توضیح است که منظور از طراحی این نظام های مدیریتی در قالب نقشه فرایندی و ذیل فرایند های موجود، طرح ریزی زیر فرایند های اختصاصی هرسیستم در درون فرایند مرتبط آن و استفاده از مکانیزم های سیستمی نظام مدیریت یکپارچه برای کنترل الزامات مدیریتی و سیستمی می باشد. به بیان شفاف تر مکانیزم مستندسازی، کنترل مستندات و یا کنترل سوابق نظام مدیریت امنیت اطلاعات بایستی به صورت یکپارچه و در قالب سیستم موجود طرح ریزی شود و الزامات اختصاصی آن در قالب فرایند "مدیریت زیرساخت".
2. توسعه و تحول عمودی نظام های مدیریتی شرکت:
منظور از این توسعه در شرکت، ارتقا سطح بلوغ نظام های مدیریتی و فرایند های کسب و کار در مسیر تعالی و بهره وری است.در این حالت و زمانی که سازمان تصمیم به توسعه و استقرار این نظام ها می نماید تمامی فرایند ها و سطوح شرکت به شکل همزمان دستخوش تغییر و تحول خواهند شد و برای ارتقا کارایی و اثربخشی تمامی ارکان آن، هدف گذاری و برنامه ریزی می شود. استقرار نظام تعالی سازمانی بر اساس مدل EFQMیا مدل شش سیگما نمونه هایی از این دست می باشند.
در این حالت بایستی طرح ریزی اقدامات مورد نیاز در نقشه فرایندی سازمان انجام پذیرد با این تفاوت که جایگاه این مدل ها در لایه فرایند های مدیریتی است که با توجه به مدل انتخاب شده و پیش نیاز ها و الزامات آن، سطوح و تعداد فرایند های مدیریتی شرکت توزیع برق شیراز ممکن است تغییر یابند. ذکر این نکته ضروری است که ساز و کارهای سیستماتیک و مدیریتی این مدل ها نیز بایستی در قالب سیستم مدیریت یکپارچه حل و فصل شود. در راستای پیاده سازی این مدل ها ممکن است نیاز به طرح ریزی و تدوین فرایند هایی باشد که تاکنون در نقشه فرایندی سازمان دیده نشده اند. در چنین حالتی بایستی پس از تعیین ساز و کارهای موضوع و تعیین سازمان و روش اجرا، جایگاه آن در نقشه فرایندی تعریف شود سپس با تعیین متولی انجام آن در سازمان، نسبت به طرح ریزی فرایند های آن اقدام شود. نظام آراستگی محیط کار بر مبنای اصول5S مصداق این موضوع است.
نتیجه گیری:
با عنایت به موارد بالا این گونه می توان نتیجه گرفت که مهمترین نکته در تحول و توسعه شرکت چه به صورت افقی و چه عمودی، حفظ هارمونی و یکپارچگی سیستم های مدیریتی موجود و در دست طراحی می باشد. اقدام به استقرار هر سیستمی بدون در نظرگرفتن سیستم مدیریت یکپارچه فعلی شرکت و در قالب جزیره ای جداگانه، موجب تضاد منافع و اصطکاک فرایند ها و فعالیت های شرکت و وجود انواع مستندات سیستمی با شکل و فرمت متفاوت ولی محتوای مشابه است که نتیجه ای جز موازی کاری و دوباره کاری های متعدد در اجرای فرایندها در پی نخواهد داشت. تصور اینکه شرکت بخواهد برای انجام ممیزی داخلی سیستم های مدیریتی متفاوت، از دو مکانیزم، دو روش اجرایی و دو رویکرد جداگانه استفاده کند، بسیار سخت و تلخ خواهد بود چه رسد که این موضوع شکل اجرایی به خود بگیرد.
در پایان تاکید این موضوع خالی از لطف نیست که همکاری همه جانبه و کارشناسانه تمامی دفاتر شرکت با دفتر توسعه مدیریت و تحول اداری به عنوان متولی و ناظر سیستم مدیریت یکپارچه، رکن اساسی در حفظ یکپارچگی نظام های مدیریتی است.