مدیریت فرآیند کسب و کار

در فضای رقابتی امروز، مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management) به عنوان بهترین اصل مدیریت عملکرد در نظر گرفته می شود که می تواند به شرکت ها در حفظ مزیت رقابتی کمک کند. مدیریت فرآیند کسب و کار  رشته ای است که شامل هر ترکیبی از مدل سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه گیری و بهینه سازی جریان فعالیت های تجاری، در حمایت از اهداف شرکت، سیستم های اندازه گیری، کارمندان، مشتریان و شرکای داخل و خارج از مرزهای شرکت است.
یک فرآیند کسب و کار رفتار افراد، سیستم ها و اطلاعات را در حمایت از استراتژی کسب و کار هماهنگ می کند. فرآیندها می توانند ساختار یافته و قابل تکرار، یا بدون ساختار و متغیر باشند. اگرچه مورد نیاز نیست، اما اغلب فناوری ها از مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده می کنند. مدیریت فرآیند کسب و کار کلید همسویی سرمایه گذاری IT / OT با استراتژی کسب و کار است.

مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار برای کسب  و کارها

مدیریت فرآیند کسب و کار بهبود و مدیریت فرآیندهایی را که منجر به بهینه سازی نتایج کسب و کار، کاهش هزینه ها، درآمد بیشتر و رضایتمندی بیشتر مشتری می شوند را تسهیل می نماید.
•    مدیریت فرآیند کسب و کار مشاغل را قادر می سازد تا فرآیندهای خود را با نیازهای مشتریان خود هماهنگ کنند.
•    مدیریت فرآیند کسب و کار به تصمیم گیری در مورد مواردی مانند استقرار، اندازه گیری و نظارت بر منابع سازمان کمک می کند.
•    مدیریت فرآیند کسب و کار به حفظ یک سیستم مدیریت مالی سالم در شرکت کمک می کند.
•    مدیریت فرآیند کسب و کار به سازمان اجازه می دهد تا پیشرفت خود را در رسیدن و دستیابی به اهداف خود پیگیری کند.

برای درک بهتر این موضوع، نگاهی عمیق تر به مزایایی که سازمان ها می توانند از پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار  بدست آورند، می اندازیم.
1.    رشد درآمد. افزایش درآمد به طور بالقوه به معنای افزایش سود خالص کسب شده توسط شرکت است. همانطور که در بالا ذکر شد، مدیریت فرآیند کسب و کار به شما کمک می کند تا فرآیندها و عملکردهای تجاری با نیازهای مشتریان هماهنگ شود. این به معنای رضایت بیشتر مشتری و بهبود شهرت برای شرکت است که در نهایت به درآمد بیشتر و در نتیجه سودآوری کمک می کند.
2.    کاهش هزینه ها. یکی دیگر از مؤلفه های افزایش سود داشتن هزینه های کمتر است. ناکارآمدی و اتلاف منابع دو دلیل مشخص برای هدر دادن هزینه ها در سازمان ها است، همچنین ممکن است ناشی از برنامه ریزی، پیگیری یا نظارت ضعیف بر استفاده از این منابع باشد. یک سیستم موثر مدیریت فرآیند کسب و کار ابزاری برای ردیابی منابع فراهم می کند و به مدیریت توانایی برخی از تنظیمات را برای رفع این ناکارآمدی می دهد.
3.    پاسخگویی بالاتر. مدیریت فرآیند کسب و کار یک سیستم کنترلی و تعادلی را در داخل سازمان ایجاد می کند، بنابراین عملکردها و مسوولیت های مربوط به هر بخش و هر کارمند به طور واضح مشخص شده است. این امر خطر تلفات ناشی از خطای انسانی در انجام وظایف و فعالیت های مربوطه و همچنین احتمال کلاهبرداری و سهل انگاری را به حداقل می رساند (و حتی ممکن است از بین ببرد).
4.    بهبود و افزایش بهره وری. بهره وری تحت تأثیر عوامل مختلفی قرار دارد، از جمله استفاده مناسب از سرمایه و منابع، مدیریت منابع انسانی، شرایط فیزیکی کار و سایر عوامل. بهترین روش ها در مدیریت فرآیند کسب و کار، بر این جنبه ها یا زمینه های کسب و کار تأثیر می گذارد تا اطمینان حاصل شود که بهره وری کلی افزایش یافته است.
5.    بهبود قابلیت اطمینان اطلاعات. داشتن یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار کارا و موثر می تواند قابلیت اطمینان اطلاعات تولید شده در کسب و کار را افزایش دهد، که به نوبه خود، توسط مدیریت برای تصمیم گیری استفاده خواهد شد. بازیابی و انتشار اطلاعات نیز آسان تر است، در وقت و تلاش نیروی انسانی که ممکن است تلف شود صرفه جویی می شود.
6.    تطبیق ساده و مطمئن. بسیاری از مشاغل ناخواسته در مواجهه با عدم رعایت مقررات و قوانین وضع شده توسط قانون و استانداردهای صنعتی با موضوعاتی روبرو می شوند. وجود یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به سازمان اجازه می دهد تا تمام پایه های خود را پوشش داده و وظایف و تعهدات خود را پیگیری کند. بدیهی است که حل و فصل موارد عدم رعایت قوانین می تواند پرهزینه باشد.
7.    اقدامات شدید امنیتی. منابع و همچنین اطلاعات متعلق به شرکت، از فقدان، سرقت و سوءاستفاده در امان خواهند بود، زیرا اقدامات مدیریت فرآیند کسب و کار نیز برای محافظت از آنها طراحی شده است. اسناد و انتشار مناسب اطلاعات تضمین می کند که به دست  افراد نادرست نیفتد- خصوصا کسانی که دارای ماهیت محرمانه هستند. نظارت بر انطباق، همچنین می تواند شرکت و کارمندان را از احتمال دعاوی قضایی و سایر عواقب قانونی در امان نگه دارد.

آنچه که مدیریت فرآیند کسب و کار محسوب نمی شود

بحث ها و تفسیرهایی که منجر به تعریف رسمی مدیریت فرآیند کسب و کار شد نیز چندین فرضیه و تصور تغییرناپذیر درباره مدیریت فرآیند کسب و کار را کشف کرد که در زیر ارائه شده اند.
•    مدیریت فرآیند کسب و کار یک فعالیت و یک تمرین است - مدیریت فرآیند کسب و کار کاری است که شما انجام می دهید، نه چیزی است که شما مالک آن هستید یا آن را خریداری می کنید. در بسیاری از تعاریف به عنوان یک تمرین عملی توصیف شده است. در این مورد توافق گسترده ای وجود داشت و بیش از 90٪ از شرکت کنندگان این نظر را ابراز داشتند.
•    مدیریت فرآیند کسب و کار درمورد بهبود فرآیندها است - این موضوع تصور این عقیده است که شما کسب و کار را به عنوان مجموعه ای از فرآیندها می بینید و مدیریت فرآیند کسب و کار عملی برای بهبود آن فرآیندهاست. این نکته بسیار مهم است: "مهارت" با "بهبود مهارت" متفاوت است.
به عنوان مثال در موقعیت های رقابتی این دو ایده اغلب به هم گره می خورند. مثلا فعالیت رانندگی متفاوت از گذراندن دوره رانندگی برای بهبود روش رانندگی است. مدیریت فرآیند کسب و کار، فعالیت کشف و طراحی فرآیند خودکار است و هنگامی که برنامه نهایی در سازمان مستقر می شود صورت می گیرد. اجرای فرآیندها بخشی از مدیریت فرآیند کسب و کار نیست. با این حال، نظارت بر روند یافتن زمینه های بهبود همچنان بخش مهمی از مدیریت فرآیند کسب و کار خواهد بود.
•    مدیریت فرآیند کسب و کار توسط افرادی انجام می شود که در درجه اول به بهبود فرآیند توجه دارند -در فرایند کسب و کار افراد زیادی درگیر خواهند شد، اما نکته مهم این است که چند نفر از آنها نگران بهبود فرآیندها هستند؟ برخی اصرار خواهند داشت که پیشرفت کار تمامی افراد است. یعنی مسئول پذیرش باید به این فکر کند که در صورت امکان چگونه عملیات را بهبود بخشد. این تفسیر بسیار گسترده است. مثلا آشپزی که به غذا نمک می زند تا باعث طعم بهتر آن شود، انگیزه بیشتری به کارمندان برای خوردن غذا در سازمان می دهد، باعث کاهش اتلاف وقت برای رفتن به رستوران بیرون از سازمان و بهبود میزان تعامل اطلاعاتی بین کارمندان و در نتیجه عملکرد بهتر خواهد شد. مدیریت فرآیند کسب و کار باید به عنوان فعالیتی که توسط افرادی که بطور فعال و در درجه اول به طور خاص به فرآیندهای کسب و کار نگاه می کنند و سعی در بهبود آنها دارند تعریف شود.
•    مشارکت در یک فرآیند، مدیریت فرآیند کسب و کار نیست - مدیر تأیید کننده سفارش خرید مدیریت فرآیند کسب و کار را انجام نمی دهد، حتی اگر این تأیید فعالیت در یک فرآیند باشد. یک مدیر بانک که درخواست وام را رد می کند، مدیریت فرآیند کسب و کار  را انجام نمی دهد، حتی اگر این فعالیت گامی در فرآیند کسب و کار باشد. درواقع این افراد کارهایی را انجام می دهند که بخشی از یک فرآیند است، اما مدیریت فرآیند کسب و کار نیست.
•    پیاده سازی (کدگذاری) برنامه فرآیند، مدیریت فرآیند کسب و کار نیست - توسعه دهنده برنامه ای که فرم ورود اطلاعات را به عنوان یک مرحله از فرآیند طراحی می کند، در آن لحظه مدیریت فرآیند کسب و کار را انجام نمی دهد.
•    ارائه پیشنهادی برای بهبود فرآیند مدیریت فرآیند کسب و کار نیست - این بدان معنی است که بین بسیاری از افرادی که پیشنهاد می دهند و کسانی که واقعاً مدیریت فرآیند کسب و کار را انجام می دهند تمایزی وجود دارد. هنگامی که یک تحلیلگر فرآیند در مدیریت فرآیند کسب و کار درگیر است، انتظار می رود که اطلاعات زیادی در مورد آنچه که کار می کند و یا کار نمی کند، و همچنین پیشنهاداتی در مورد چگونگی عملکرد آن درخواست کند. افرادی که بازخورد می دهند، به مدیریت فرآیند کسب و کار کمک می کنند اما خودشان نقشی در انجام مدیریت فرآیند کسب و کار ندارند.
•    بهبود یک مرحله از فرآیند، مدیریت فرآیند کسب و کار نیست - برخی تصور اشتباه دارند که هر عملی- هرچند کوچک- که ممکن است فرآیندی را بهبود ببخشد، مدیریت فرآیند کسب و کار باشد. شخصی که مدیریت فرآیند کسب و کار را انجام می دهد، باید نوعی تصویر کلی از روند کار داشته باشد که به عنوان "دیدگاه پایان به پایان" فرآیند توصیف شده است. بهینه سازی یک گام در یک فرآیند، بدون اطلاع از کل فرآیند، دقیقاً همان چیزی است که هامر و چمپی (Hammer and Champy) درباره آن هشدار داده اند: برای درک بهینه سازی های صحیح، نیاز است که این بهینه سازی ها را در چارچوب یک فرآیند کامل کسب و کار در نظر بگیریم.
 
نتیجه گیری
با وجود اینکه، امروزه فضای کسب و کار به دلیل تأثیرات جهانی شدن و بی ثباتی اقتصاد و بازارها در سراسر جهان، رقابتی تر شده است. رقابتی ماندن به یکی از اصلی ترین دغدغه های اکثر مشاغل تبدیل شده است و یکی از راه های دستیابی به آن بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. بنابراین، مدیریت فرآیند کسب و کار چیزی است که نباید نادیده گرفته یا به راحتی کنار گذاشته شود.

منابع