نظارت بر فعالیت‌های کسب وکار
نویسنده: مدیر محتوا
تاریخ انتشار: 1399/10/08
- 456
نظارت بر فعالیت‌های کسب وکار (Business Activity Monitoring)
موضوع نظارت بر فعالیت‌های کسب وکار مفهوم جدیدی است که حدود ۱۲ سال پیش مطرح شد. درواقع با رشد مدیریت فرآیندهای کسب وکار و قابلیت برقراری رابطه شفاف بین ابزارهای بلادرنگ فناوری اطلاعات و فعالیت‌های کسب وکار ، مدیریت فرآیندهای کسب وکار نیز پا به عرصه گذاشت. نظارت بر فعالیت های کسب وکار فرآیندها و فناوری هایی را تشریح می کند که آگاهی از وضعیت کنونی را افزایش می دهند و تجزیه و تحلیل شاخص های مهم عملکرد کسب وکار را بر اساس داده های زمان واقعی امکان پذیر می کنند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار برای بهبود سرعت و اثربخشی عملیات تجاری از طریق پیگیری آنچه اتفاق می افتد و سریع جلوه دادن مسائل استفاده می شود.
مفهوم نظارت بر فعالیت های کسب وکار را می توان از طریق انواع مختلفی از ابزارهای نرم افزاری پیاده سازی کرد. کسانی که فقط نظارت بر فعالیت های کسب وکار را هدف قرار می دهند "محصولات پلتفرم نظارت بر فعالیت های کسب وکار " نامیده می شوند. بیش از ۲۰۰۰ شرکت در جهان با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب وکار و استقرار آن برای نظارت و مدیریت فرآیندها توانستند نرخ بازگشت سرمایه خود را به‌صورت بلادرنگ محاسبه کنند. مدیریت فرآیندهای کسب وکار این امکان را برای سازمان ها بوجود می آورد که فهم و دید بهتری از کارایی کسب و کارشان بدست آورند و بتوانند آن را بهبود بخشند.
هدف نسل اول مدیریت فرآیندهای کسب وکار ثبت کردن جریان تراکنش های رخ داده با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات بود، اطلاعاتی مانند تعداد فرآیندهای اجرا شده، تراکنش ها، رخدادها و نمایش اطلاعاتی از داده های گذشته در قالب نمودارهای داشبورد. با پیشرفت بیشتر در این حوزه ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب وکار علاوه بر ثبت داده های ثابت، داده های پویا را نیز نمایش دادند و بر روند تراکنش های کسب و کار بیش از پیش متمرکز شدند.
در نسل دوم مبحث تضمین و دید بهتر کسب و کارها، خدمات کنترلی و شناسایی الگوهای پیچیده پشتیبانی شد و قابلیت های بسیاری مانند مدیریت تغییرات، بهبود کیفیت، اطمینان از صحت عملکرد و پیش بینی کسب و کار بر اساس نتایج ثبت شده را به همراه آورد.
مزایای نظارت بر فعالیت های کسب وکار:
مدیران قادر خواهند بود که مشکلات فرآیندهای کسب و کار خود را به سادگی تشخیص دهند.
امکان تعریف شاخص‌های مختلفی مانند زمان مورد انتظار، حداکثر زمان و حداقل زمان اجرای هر مرحله از فرآیند در سیستم وجود دارد.
با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم از قبیل نظارت بر فعالیت های کسب وکار و گردش فرآیند و ... امکان نظارت کامل بر اجرای فرآیندهای سازمان در زمان واقعی وجود دارد.
ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار:
ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار به مدیران این امکان را می دهد تا از وضعیت فرایندهای کسب و کار خود و کسب و کارهای جهانی مطلع باشند. علاوه بر این، آنها عامل مهمی در کمک به تصمیم گیری هستند. وظیفه ای که آنها در یک شرکت انجام می دهند بسیار مهم است ، زیرا اجازه می دهند یک چشم انداز کلی از وضعیت شرکت داشته باشند. با استفاده از این ابزار شرکت‌ها قادر خواهند بود:
فرآیندهای کسب وکارشان را نظارت کنند.
خطاها و موارد خاص پیش‌آمده در کسب وکار را شناسایی نموده و به‌صورت بلادرنگ از آنها گزارش‌گیری نمایند.
این ابزار نحوه اجرای فرآیندها را پیگیری کرده و با تولید گزارشات مبنی بر موفق بودن یا نبودن فرآیندها باعث مدیریت بهتر فعالیت‌های موجود می‌گردد، سوددهی تراکنش کسب وکار را ضمانت می‌کند و بروز خطر را تا حد امکان کاهش می‌دهد.
از تکنولوژی برای تعریف و تحلیل موثر فرصت‌ها و ریسک‌های مهم موجود در یک بنگاه اقتصادی استفاده می کند تا آن بنگاه اقتصادی سودآوری خود را به حداکثر برساند و بهره‌وری خود را بهینه‌سازی کند.
الگوی مدیریت فرآیندهای کسب وکار برای ارزیابی فاکتورهای خارجی و نیز فاکتورهای داخلی می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد. به منظور اجرای موثر و کارآمد مدیریت فرآیندهای کسب وکار سه اقدام مهم باید مد نظر قرار گیرد:
داده‌های مرتبط به شیوه‌ای موثر و به موقع و به اندازه کافی جمع‌آوری می‌شوند تا بتوان نتایج معنا‌داری را ارائه داد.
داده‌های جمع‌آوری‌شده پردازش می‌شوند تا فاکتورهای مربوطه شناسایی و دسته‌بندی شوند.
در نهایت، داده‌ها تحلیل می‌شوند و نتایج به دست آمده در یک برنامه کامپیوتری ساده نمایش داده می‌شود تا کارکنان بتوانند اقدامات مناسب را در رابطه با آن انجام دهند.
درواقع تمرکز نظارت بر فعالیت‌های کسب وکار بر روی چهار ویژگی زیر است:
1. تعداد
تعداد تراکنش‌ها؛
تعداد رخدادهای فرآیند؛
منافع کسب شده از تراکنش؛
منافع کسب شده از اجرای فرآیند؛
هزینه؛
مقدار حاشیه سود؛
تعداد تغییرات در یک رکورد؛
تعداد اجناس مصرف شده؛
تعداد تماس‌های گرفته شده؛
تعداد بلیت‌های خریداری شده؛
تعداد خطاهای رخ داده؛
تعداد روزهای سپری شده طبق برنامه‌ریزی.
2. سرعت
سیستم نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (مدیریت فرآیندهای کسب وکار) میزان سرعت انجام فعالیت‌های کسب‌وکار را اندازه‌گیری می‌کند و این امکان را به کاربر می‌دهد که نتایج را مشاهده کرده یا بتواند رخداد، اعلام‌خطر یا فعالیت خودکاری را بر اساس شرایط زمانی خاص فعال نماید.
3. خطا
بهترین سیستم‌ها به خطایی مانند خطاهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و یا خطاهای انسانی برمی‌خورند. لذا مدیریت فرآیندهای کسب وکار این خطاها را ردیابی می‌کند و با شناسایی موقعیت و چگونگی رخداد پیش‌آمده، آنها را رفع می‌نماید. آمار مرتبط با شمارش و اندازه‌گیری خطاها، روند شناسایی خطاها را بهبود می‌دهد.
4. شرایط خاص
مدیریت فرآیندهای کسب وکار شرایط را پیگیری می‌کند و داده‌های آماری و تحلیلی مرتبط را از طریق اخطار و یا فعالیت خاص به کاربر اعلام می‌نماید.
نتیجه گیری
از کاربردهای نظارت بر فعالیت های کسب وکار کمک به صاحبان فرآیند در جهت شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات فرآیند می‌باشد. در واقع نظارت بر فعالیت های کسب وکار گزارشی است که بر عملکرد فرآیندهای کسب و کار نظارت می‌کند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار فرآیندها و فعالیت‌های مرتبط با هر فرآیند را تحلیل و بررسی می‌کند و زمان واقعی اجرای فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار را در اختیار مالک فرآیند و ذینفعان صاحب دسترسی ارائه می‌نماید.
گزارشات نظارت بر فعالیت های کسب وکار در درجه اول یک راه‌حل برای تولید زمان واقعی کلیه فعالیت‌های تجاری سازمان برای مدیران عملیاتی و مدیران عالی است و نظارت بر فعالیت های کسب وکار برای این که بتواند این اطلاعات را به دست آورد از ابزارهایی مثل سرعت‌سنج و نمودار فرآیند استفاده می‌کند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار یک داشبورد مدیریتی برای کنترل عملکرد فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان است.
مدیران فناوری اطلاعات و متولیان حوزه فرآیندهای سازمانی می‌بایست همراه با تهیه و به‌کارگیری نرم‌افزار BPMS در تکاپوی فراهم‌سازی زیرساخت طراحی اطلاعات آماری باشند. درواقع نبود این زیرساخت قدرت تحلیل، تصمیم‌گیری و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی را ناممکن می‌کند.
منابع
1. https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/نظارت بر فعالیت های کسب وکار -business-activity-monitoring
2. https://pandorafms.com/blog/نظارت بر فعالیت های کسب وکار-business-activity-monitoring/
3. https://www.infosys.com/industries/cards-and-payments/resources/Documents/business-activity-monitoring.pdf
4. https://www.chargoon.com/blog/1399/05/12/%D8%AF%D8%B4%D8%A8%D9%88%D8%B1%D8%AF-bam-%D8%AF%D8%B1-%D9%86%D8%B1%D9%85%E2%80%8C%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-bpms-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7/
این ابزار نحوه اجرای فرآیندها را پیگیری کرده و با تولید گزارشات مبنی بر موفق بودن یا نبودن فرآیندها باعث مدیریت بهتر فعالیت‌های موجود می‌گردد، سوددهی تراکنش کسب وکار را ضمانت می‌کند و بروز خطر را تا حد امکان کاهش می‌دهد.
از تکنولوژی برای تعریف و تحلیل موثر فرصت‌ها و ریسک‌های مهم موجود در یک بنگاه اقتصادی استفاده می کند تا آن بنگاه اقتصادی سودآوری خود را به حداکثر برساند و بهره‌وری خود را بهینه‌سازی کند.
الگوی مدیریت فرآیندهای کسب وکار برای ارزیابی فاکتورهای خارجی و نیز فاکتورهای داخلی می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد. به منظور اجرای موثر و کارآمد مدیریت فرآیندهای کسب وکار سه اقدام مهم باید مد نظر قرار گیرد:
داده‌های مرتبط به شیوه‌ای موثر و به موقع و به اندازه کافی جمع‌آوری می‌شوند تا بتوان نتایج معنا‌داری را ارائه داد.
داده‌های جمع‌آوری‌شده پردازش می‌شوند تا فاکتورهای مربوطه شناسایی و دسته‌بندی شوند.
در نهایت، داده‌ها تحلیل می‌شوند و نتایج به دست آمده در یک برنامه کامپیوتری ساده نمایش داده می‌شود تا کارکنان بتوانند اقدامات مناسب را در رابطه با آن انجام دهند.
درواقع تمرکز نظارت بر فعالیت‌های کسب وکار بر روی چهار ویژگی زیر است:
1. تعداد
تعداد تراکنش‌ها؛
تعداد رخدادهای فرآیند؛
منافع کسب شده از تراکنش؛
منافع کسب شده از اجرای فرآیند؛
هزینه؛
مقدار حاشیه سود؛
تعداد تغییرات در یک رکورد؛
تعداد اجناس مصرف شده؛
تعداد تماس‌های گرفته شده؛
تعداد بلیت‌های خریداری شده؛
تعداد خطاهای رخ داده؛
تعداد روزهای سپری شده طبق برنامه‌ریزی.
2. سرعت
سیستم نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (مدیریت فرآیندهای کسب وکار) میزان سرعت انجام فعالیت‌های کسب‌وکار را اندازه‌گیری می‌کند و این امکان را به کاربر می‌دهد که نتایج را مشاهده کرده یا بتواند رخداد، اعلام‌خطر یا فعالیت خودکاری را بر اساس شرایط زمانی خاص فعال نماید.
3. خطا
بهترین سیستم‌ها به خطایی مانند خطاهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و یا خطاهای انسانی برمی‌خورند. لذا مدیریت فرآیندهای کسب وکار این خطاها را ردیابی می‌کند و با شناسایی موقعیت و چگونگی رخداد پیش‌آمده، آنها را رفع می‌نماید. آمار مرتبط با شمارش و اندازه‌گیری خطاها، روند شناسایی خطاها را بهبود می‌دهد.
4. شرایط خاص
مدیریت فرآیندهای کسب وکار شرایط را پیگیری می‌کند و داده‌های آماری و تحلیلی مرتبط را از طریق اخطار و یا فعالیت خاص به کاربر اعلام می‌نماید.
نتیجه گیری
از کاربردهای نظارت بر فعالیت های کسب وکار کمک به صاحبان فرآیند در جهت شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات فرآیند می‌باشد. در واقع نظارت بر فعالیت های کسب وکار گزارشی است که بر عملکرد فرآیندهای کسب و کار نظارت می‌کند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار فرآیندها و فعالیت‌های مرتبط با هر فرآیند را تحلیل و بررسی می‌کند و زمان واقعی اجرای فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار را در اختیار مالک فرآیند و ذینفعان صاحب دسترسی ارائه می‌نماید.
گزارشات نظارت بر فعالیت های کسب وکار در درجه اول یک راه‌حل برای تولید زمان واقعی کلیه فعالیت‌های تجاری سازمان برای مدیران عملیاتی و مدیران عالی است و نظارت بر فعالیت های کسب وکار برای این که بتواند این اطلاعات را به دست آورد از ابزارهایی مثل سرعت‌سنج و نمودار فرآیند استفاده می‌کند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار یک داشبورد مدیریتی برای کنترل عملکرد فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان است.
مدیران فناوری اطلاعات و متولیان حوزه فرآیندهای سازمانی می‌بایست همراه با تهیه و به‌کارگیری نرم‌افزار BPMS در تکاپوی فراهم‌سازی زیرساخت طراحی اطلاعات آماری باشند. درواقع نبود این زیرساخت قدرت تحلیل، تصمیم‌گیری و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی را ناممکن می‌کند.
منابع
1. https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/نظارت بر فعالیت های کسب وکار -business-activity-monitoring
2. https://pandorafms.com/blog/نظارت بر فعالیت های کسب وکار-business-activity-monitoring/
3. https://www.infosys.com/industries/cards-and-payments/resources/Documents/business-activity-monitoring.pdf
4. https://www.chargoon.com/blog/1399/05/12/%D8%AF%D8%B4%D8%A8%D9%88%D8%B1%D8%AF-bam-%D8%AF%D8%B1-%D9%86%D8%B1%D9%85%E2%80%8C%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-bpms-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7/