سیستم  مدیریت دانش ( Knowledge management systems-ISO 30401 )

مدیریت دانش رشته ای است که متمرکز بر روش هایی است که سازمان ها دانش را ایجاد و استفاده می کنند. مدیریت دانش یک تعریف پذیرفته شده واحد ندارد و هیچ استاندارد جهانی قبل از این استاندارد سیستم مدیریت وجود ندارد. موانع شناخته شده بسیاری برای مدیریت دانش موفقیت آمیز وجود دارد که باید از بین بروند. هر سازمانی با توجه به کسب و کار و محیط عملیاتی خود، رویکرد مدیریت دانشی را طراحی می کند که منعکس کننده نیازهای خاص و نتایج مطلوب آنها است.
رویکرد مدیریت دانش از حدود 20 سال پیش، در تمامی حوزه های صنایع و خدمات برتر جهانی مورد توجه قرار گرفته است و روز به روز بر اهمیت آن افزوده شده است. در ویرایش 2015 سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001)، موضوع مدیریت دانش مورد توجه قرار گرفته است. اخیرا موضوع مدیریت دانش در قالب یک استاندارد بین المللی توسط سازمان بین المللی استاندارد به طور مستقل منتشر شده است این استاندارد با عنوان  ISO 30401:2018در ماه اکتبر 2018 منتشر شده و اکنون در دسترس است. این استاندارد الزامات و دستور العمل هایی را برای ایجاد، اجرا، حفظ، بررسی و بهبود یک سیستم مدیریت موثر برای مدیریت دانش در سازمان ها فراهم می کند. تمام الزامات این استاندارد برای هر سازمان، صرف نظر از نوع یا اندازه آن یا محصولات و خدماتی که ارائه می دهد، قابل اجرا است.
این استاندارد به موضوعاتی از قبیل رهبری، برنامه ریزی و نقش آن در تحلیل اهداف، فرصت ها و شکاف های دانش، اندازه گیری و مانیتورینگ عملکرد می پردازد و همچنین به مفاهیمی از قبیل چرخه حیات دانش، تبدیل دانش، فرهنگ مدیریت دانش، توانمند سازهای مدیریت دانش و غیره می پردازد. هدف از استاندارد سیستم مدیریت ISO برای مدیریت دانش، حمایت از سازمان ها برای توسعه یک سیستم مدیریتی است که به طور مؤثر ارزش آفرینی را از طریق دانش ارتقاء داده و امکان پذیر می سازد.

توسعه دانش:

مدیریت دانش حوزه متمرکز شده بر راهکارهایی است که سازمان­ها دانش را ایجاد و از آن استفاده می نمایند. مدیریت دانش تعریف منحصربفرد پذیرفته شده و استاندارد جهانی پیش از این استاندارد نداشته است. موانع شناخته شده بسیاری جهت موفقیت سیستم مدیریت دانش از جمله اختلافات متعددی با سایر حوزه ها از قبیل مدیریت اطلاعات و بسیاری از برداشت های غلط رایج درباره نحوه اجرای مدیریت دانش، برای مثال این دیدگاه که تنها خرید یک سیستم فناوری برای مدیریت دانش جهت ایجاد ارزش کافی می باشد، وجود دارد که نیازمند رفع می باشند.
هر سازمانی رویکرد مدیریت دانشی را که با محیط کسب و کار و عملیاتی سازمان خود مرتبط بوده، بصورتی که منعکس کننده نیازهای ویژه خروجی های مورد انتظار خود می باشد، ایجاد خواهد کرد. سازمان باید نشان دهد كه سیستم مدیریت دانش فعالیت های زیر را برای مدیریت مؤثر دانش طی مراحل توسعه خود از طریق فعالیت ها و رفتارهای سیستماتیک، پشتیبانی از اهداف سیستم مدیریت دانش و پوشش حوزه های دانش اولویت دار، تحت حمایت قرار می دهد.

• کسب دانش جدید: به معنای ارائه دانش به سازمان است که قبلاً در داخل سازمان ناشناخته یا در دسترس نبوده است. فعالیت های نمونه شامل ایجاد دانش، نوآوری، تحقیق، کشف دانش، یادگیری درس، کسب دانش از منابع خارجی، مجموعه بازخورد و انطباق دانش موجود با برنامه های جدید می باشد.
• استفاده از دانش فعلی: به معنای موثر ساختن دانش، یکپارچه سازی دانش مرتبط موجود در سازمان به منظور ایجاد امکان برای اقدامات بهتر و تصمیم گیری است. فعالیت های نمونه شامل انتقال دانش، ادغام دانش، اشتراک دانش، تدوین دانش، استفاده مجدد از دانش و حل خلاقانه مسئله است.
• حفظ دانش فعلی: به معنای محافظت از سازمان در برابر خطرات از دست دادن دانش است. فعالیت های نمونه شامل مستندسازی، اطمینان از دانش تخصصی در برابر بازده نیروی کار، پشتیبان گیری از اطلاعات، برنامه های جانشینی و رهبری است.
• مدیریت دانش منسوخ یا نامعتبر: به معنای محافظت سازمان در برابر اشتباهات یا کار ناکارآمد، در نتیجه استفاده از دانش نامناسب در داخل سازمانی فعلی است. فعالیت های نمونه شامل حذف دانش، سرپرستی، بایگانی کردن، به روز رسانی دانش، آموزش مجدد با توجه به تغییرات دانش است.

فرهنگ مدیریت دانش:

تعبیه فرهنگ مدیریت دانش در سازمان برای کاربرد مداوم مدیریت دانش بسیار مهم است. فرهنگی كه در آن ارتباطات و فعاليت های دانش مورد تشويق قرار می گیرد و دانش باارزش بوده و فعالانه مورد استفاده قرار مي گيرد، از استقرار و كاربرد سيستم مديريت دانش در سازمان حمايت خواهد كرد. سازمان باید نشان دهد كه فرهنگ سازمانی به عنوان ابزاری برای حمایت از سیستم مدیریت دانش مورد توجه قرار گرفته است.

رهبری و تعهد:

مدیریت ارشد باید رهبری و تعهد خود را با توجه به سیستم مدیریت دانش از طرق زیر نشان دهد:

• پرورش ارزش های سازمانی که باعث افزایش اعتماد به عنوان عنصر اصلی مدیریت دانش می شود.
• اطمینان از سیاست مدیریت دانش و اهداف مدیریت دانش ایجاد شده که سازگار و همسوی با مسیر استراتژیک سازمان بوده و قابل ارزیابی هستند.
• اطمینان از ادغام الزامات سیستم مدیریت دانش در کسب و کار و فرآیندهای پروژه ی سازمان.
• اطمینان از در دسترس بودن منابع مورد نیاز سیستم مدیریت دانش.
• انتقال اهمیت مدیریت دانش موثر و انطباق با الزامات سیستم مدیریت دانش.
• مدیریت فرآیند تغییر به سمت پذیرش و بکارگیری سیستم مدیریت دانش و در جهت پرورش فرهنگی که مدیریت دانش را ارزش داده، حمایت کرده و قادر می سازد.
• اطمینان از دستیابی سیستم مدیریت دانش به نتایج مورد نظر .
• هدایت، ایجاد انگیزه، الهام بخشی، توانمند سازی و حمایت از افراد برای مشارکت و همکاری در اثربخشی سیستم مدیریت دانش.
• ارتقاء مداوم بهبود سیستم مدیریت دانش.
• حمایت از سایر نقش های مدیریتی مرتبط برای نشان دادن رهبری آنها همانطور که در حوزه مسئولیت آنها اعمال می شود.

خط مشی:

مدیریت ارشد باید سیاست مدیریت دانشی را ایجاد کند که:

1. متناسب با هدف سازمان است.
2. چارچوب و اصول راهنما برای تعیین، بررسی و دستیابی به اهداف مدیریت دانش را فراهم می کند.
3. شامل تعهد برای برآورده ساختن مقررات قابل اجرا و سایر الزامات است.
4. انتظارات را برای تمام نیروی کار با توجه به استفاده از سیستم مدیریت دانش و پرورش فرهنگی که به دانش بها می دهد را تعیین می کند.
5. شامل تعهد به بهبود مستمر سیستم مدیریت دانش است.
6. تعادل بین به اشتراک گذاری دانش و حفاظت از دانش را مدیریت می کند.

اهداف مدیریت دانش و برنامه ریزی برای دستیابی به آنها:

سازمان باید اهداف مدیریت دانش را در توابع و سطوح مربوطه تعیین کند. اهداف مدیریت دانش باید:

1. نیازهای تجاری را مطابقت داده و با اهداف تجاری همسو شود.
2. الزامات اولویت بندی شده طرف های علاقه مند را برآورده سازد.
3. با سیاست مدیریت دانش سازگار باشد.
4. الزامات قابل اجرا را در نظر بگیرد.
5. از نظر منافع و تأثیرات قابل اندازه گیری باشد (در صورت امکان).
6. نظارت شود.
7. ابلاغ شود.
8. به صورت مناسب به روز رسانی شود.

منبع
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:30401:ed-1:v1:en