راهنمای کامل روش اجرایی خرید در ۷ مرحله
- 0
چگونه از کیفیت تجهیزات و مواد اولیه‌ای که تأمین‌کنندگان در اختیارتان می‌گذارند، مطمئن می‌شوید؟ چون کیفیت این مواد، رضایت مشتری نهایی شما را هم جلب خواهد کرد. اینجاست که روش اجرایی خرید و تدارکات در ایزو ۹۰۰۱ اهمیت خود را نشان می‌دهد. در این مقاله بهمدام روش اجرایی خرید را توضیح داده، و راهنمای قدم‌به‌قدم استفاده از این روش تدارکاتی را با شما به اشتراک می‌گذاریم.
روش اجرایی خرید در ایزو ۹۰۰۱ چیست؟
الزامات خرید در ایزو ۹۰۰۱ شرایطی فراهم می‌کنند که مطمئن باشید محصولات و خدماتی که از تأمین‌کنندگان دریافت می‌کنید، نیازهای سازمان را به‌طور کامل برآورده می‌کنند.
از طرف دیگر، مشکلاتی که از جانب تأمین‌کنندگان به شرکت یا سازمان شما تحمیل می‌شوند، بر نتیجه نهایی و رضایت مشتریان شما هم تأثیر خواهند گذاشت.
بنابراین وجود فرایندهایی که از چنین مسائلی جلوگیری کرده، و ثبات را در زنجیره تأمین فراهم کنند، باید تمرکز اصلی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ در سازمان باشد.
با بهره‌گیری از استراتژی‌های ثابت‌شده، می‌توانید عملیات خود را هر چه بهتر پیش ببرید تا با استانداردهای صنعت مطابقت داشته و از مسائل پیچیده انطباقی در فرایندهای آتی جلوگیری کنید.
البته همین‌طور که نیازهای مهم صنعت خود را دنبال می‌کنید، باید فرایندهایی برای رفع نیازهای عملیاتی و پیمایش یک‌پارچه نیازهای کسب‌وکارتان هم داشته باشید.
اینجاست که با استفاده از روش اجرایی خرید و تدارکات در ایزو ۹۰۰۱، می‌توانید بیشترین ارزش ممکن را از سیستم مدیریت کیفیت کسب‌وکارتان دریافت کنید.
چرا روش اجرایی خرید و تدارکات مهم است؟
مسلما شما نمی‌توانید روی چگونگی عملکرد تأمین‌کنندگان سازمانتان کنترل مستقیمی داشته باشید. اما قدرت خریدتان می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی روی آن‌ها و رویکردشان نسبت به برطرف کردن نیازهای سازمان داشته باشد.
این تأثیر با درک روشنی از نیازهای شما در حوزه مواد و خدمات شروع می‌شود. سپس این نیازها به معیارهایی برای انتخاب تأمین‌کنندگان و تعیین الزاماتی برای برآوردنشان تبدیل می‌شوند.
اگر چنین وضوحی وجود نداشته باشد، شما و تأمین‌کنندگانتان نمی‌دانید چه انتظاری از یکدیگر داشته باشید. همین امر منجر به مشکلاتی در مسیر همکاری خواهد شد.
الزامات ایزو ۹۰۰۱ برای خرید و تدارکات، در بخش ۸٫۴ این استاندارد، فرایندهایی اساسی را مشخص می‌کنند که شما و تأمین‌کنندگانتان را در یک راستای ذهنی قرار می‌دهند.
در قدم بعدی، سیستم مدیریت کیفیت سازمان شما، فرایندها و روش اجرایی خرید را تقویت می‌کند تا اطلاعاتی که تأمین‌کنندگان برای برآوردن نیازهای سازمان می‌خواهند، در اختیارشان قرار بگیرند.
سپس کنترل‌هایی برای نظارت بر عملکرد تأمین‌کننده و انجام اقدامات اصلاحی اعمال می‌شوند. خلاصه اینکه با ایجاد رویه‌های داخلی قوی برای خرید، می‌توانید از کیفیت مواد و تجهیزات خریداری‌شده مطمئن شوید.
الزامات خرید ایزو چه هستند؟
وقتی قصد خرید تجهیزات و تدارکات در قالب ایزو ۹۰۰۱ را دارید، باید بعضی اطلاعات مهم را در ذهن داشته باشید تا آنچه را برای کسب‌وکارتان نیاز دارید به دست بیاورید.
از محصولات خریداری‌شده باید به‌درستی استفاده کنید، تا بیشترین ارزش ایجاد شود. در واقع شما در هر مرحله از این فرایند، باید از اهدافتان آگاه باشید و گزینه‌ها را با دید انتقادی ارزیابی کنید.
مسلما برای کمک به رشد و موفقیت سازمانتان، به محصولی نیاز دارید که به‌طور یک‌پارچه با نیازهای عملیاتی منحصربه‌فردتان سازگاری داشته باشد.
محصولی که خریداری می‌کنید باید با مقررات مطابقت داشته و در عین حال تناسب لازم با برنامه‌های کسب‌وکار را هم ارائه کند.
برای خرید محصولات سازگار طبق استانداردهای ایزو ۹۰۰۱، باید الزامات کلیدی را رعایت کنید. سازمان شما مسئول اطمینان از این مسئله است.
برای رسیدن به این هدف، باید کنترل‌هایی را برای تأمین‌کنندگان و محصول خریداری‌شده ایجاد کنید. این کنترل‌ها بر این اساس عمل می‌کنند که محصول عرضه‌شده چه تأثیری بر محصولات یا خدمات ارائه‌شده می‌گذارد.
اگر قطعه‌ای که قرار است خریداری شود، از اهمیت بالایی برخوردار است، باید کنترل بیشتری صورت بگیرد، نسبت به زمانی که فلان قطعه در کیفیت خروجی محصول یا سرویس شرکت شما اهمیت چندانی ندارد.
این کنترل با انتخاب تأمین‌کنندگانی امکان‌پذیر می‌شود که برای برآوردن نیازهای مشتریانتان به آن‌ها وابسته هستید.
در واقع شما فرایندهایی را برای تأمین‌کنندگان واجد شرایط اولیه بر اساس معیارهای مناسبی مانند هزینه، کیفیت و الزامات تحویل، در نظر خواهید گرفت. معیارهایی که ایجاد می‌کنید باید برای کسب‌وکارتان منطقی باشند.
سوابق مربوط به انتخاب، بررسی و ارزیابی مجدد تأمین‌کنندگان هم باید به‌دقت و به‌درستی ثبت و حفظ شوند تا در موقع نیاز، دسترسی لازم وجود داشته باشد.
نقش ارتباط با تأمین‌کننده در روش اجرایی خرید چیست؟
چگونگی ارتباط شرکت یا سازمان شما با تأمین‌کنندگان، تأثیر مستقیمی بر توانایی آن‌ها در برآوردن نیازهای کسب‌وکارتان دارد.
در واقع الزامات خرید باید مستندسازی شوند، تا هدفی را که از ارائه محصولات یا خدمات در نظر دارید، دست‌یافتنی شود. فرایندهای داخلی خوب می‌توانند دقت و وضوح اسناد خرید را تضمین کنند.
شما باید اطلاعات شفافی را در اختیار تأمین‌کنندگان قرار بدهید. برای نمونه، بخش ۸٫۴٫۳ ایزو ۹۰۰۱ می‌گوید باید الزامات زیر را اعلام کنید:
- فرایندها، محصولات و خدمات موردنیاز
- تأیید محصولات، خدمات، روش‌ها، فرایندها و تجهیزات
- صلاحیت‌ها و شرایط شایستگی
- چگونگی تعامل تأمین‌کننده با سازمان
- کنترل و نظارت بر عملکرد تأمین‌کننده
- فعالیت‌های تأیید یا اعتبارسنجی برای تأمین‌کننده
در سفارشات خرید یا سایر اسناد، مطمئن شوید که جزئیات کافی برای توصیف محصولات یا خدمات وجود دارند. برای نمونه، به مشخصات فنی، الزامات بسته‌بندی و تحویل، و الزامات ویژه برای فرایندهای داخلی اشاره شده است. همه این اطلاعات خرید باید قبل از ارسال به تأمین‌کننده، بررسی شوند.
چگونه محصولات و مواد دریافتی را بررسی کنیم؟
قدم بعدی، تأیید محصولات و موادی است که سفارش داده و دریافت کرده‌اید. این تأیید می‌تواند هنگام دریافت محصول و به‌سادگی انجام شود، یا آزمایش و بازرسی رسمی داشته باشد.
کارکنان واجد شرایط و آموزش‌دیده‌ای را باید تعیین کنید تا محصولات موردنظر را بررسی کرده و تأیید کنند که مطابق استانداردهای اعلامی کسب‌وکار است.
در صورت لزوم، می‌توانید محصولات را قبل از ارسال توسط تأمین‌کننده تأیید کنید، یا حتی به مشتری نهایی اجازه انجام چنین کاری را بدهید.
اگر می‌خواهید چنین کنید، باید هنگام ثبت سفارش یا امضای قرارداد، آن را در اسناد خرید بنویسید. اطمینان از مطابقت کامل محصول با استانداردها به شما این امکان را می‌دهد که الزامات را فعالانه برآورده کنید.
راهنمای قدم‌به‌قدم روش اجرایی خرید در ایزو ۹۰۰۱
در این بخش از مقاله بهمدام، هفت مرحله برای روش اجرایی خرید و تدارکات در ایزو ۹۰۰۱ را توضیح می‌دهیم تا با رعایت آن‌ها، خرید موفقی را داشته باشید.
مرحله ۱: معیارهایی را برای تأمین‌کنندگان تعریف کنید
تأمین‌کنندگان خود را بر چه اساسی انتخاب می‌کنید؟ برنامه‌ای برای ارزیابی تأمین‌کنندگان، تأیید انطباق آن‌ها با الزامات، و اطمینان از اینکه معیارها را رعایت می‌کنند، تهیه کنید.
مرحله ۲: تأمین‌کنندگان فعلی را ارزیابی کنید
کدام تأمین‌کننده یا تأمین‌کنندگان فعلی، نیازهای کسب‌وکارتان را برآورده می‌کنند؟ با استفاده از فهرست معیارهایی که برای ارزیابی تأمین‌کنندگان خود ایجاد کرده‌اید، می‌توانید آن‌ها را بر اساس استانداردها ارزیابی کنید.
مرحله ۳: برای تأمین‌کنندگان جدید، فرایند صلاحیت ایجاد کنید
چگونه تأمین‌کنندگان جدید را شناسایی و ارزیابی می‌کنید؟ استراتژی واضحی برای تعیین صلاحیت تأمین‌کنندگان جدید ایجاد کنید تا مطمئن شوید معیارهایتان را برآورده می‌کنند.
مرحله ۴: فرایند نظارت بر عملکرد تأمین‌کننده را تنظیم کنید
بهترین راه را برای ردیابی عملکرد تأمین‌کننده پیدا کنید. چگونگی نظارت و ردیابی عملکرد را تعیین کرده، و کارکنان مورداعتمادی را به بررسی داده‌ها و پیگیری هرگونه مسئله و ملاحظه اختصاص بدهید.
مرحله ۵: فرایند ارتباطی برای خرید را مرور کنید
آیا الزامات تأمین‌کنندگان را مستندسازی کرده‌اید؟ ارتباطات خود با تأمین‌کنندگان را از دیدگاه مخاطب بررسی کرده، و اثربخشی اسنادتان را در جزئیات سفارشات و استانداردها ارزیابی کنید.
مرحله ۶: فرایند تأیید محصول خریداری‌شده را مرور کنید
چه رویه‌هایی برای تأیید دریافت سفارش‌ها نیاز است؟ پروتکلی را تنظیم کنید تا مطمئن شوید محصولاتی که سفارش می‌دهید، مطابق استانداردهایی هستند که تعیین کرده‌اید.
برای بسیاری از سازمان‌ها، رساندن فرایندهای خرید به استانداردهای ایزو ۹۰۰۱، زمان و تلاش زیادی لازم دارد. این تلاش به وقفه‌های کمتر و کاهش هزینه‌های غیرضروری ناشی از عملکرد ضعیف تأمین‌کننده منجر خواهد شد.
مرحله ۷: فرایند پس از خرید را هم طی کنید
پس از اینکه خریدتان را انجام دادید، باید فرایند پیاده‌سازی را شروع کنید. برای ارزیابی نیازهای خود وقت بگذارید، شکاف بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب را شناسایی کنید. برای رسیدن به اهداف، برنامه‌ریزی کنید.
بعد از استفاده از روش اجرایی خرید و تدارکات، حسابرس معتبری را برای ارزیابی پیشرفت خود و برآوردن شرایط دریافت گواهینامه به کار بگیرید.
با این شیوه، می‌توانید سیستم مدیریت کیفیت را حفظ و به‌روزرسانی کنید. روی بهبود مستمر سیستم تمرکز کنید.
هر سه سال یک‌بار باید کسب‌وکارتان دوباره تأیید شود تا نهادهای مربوطه مطمئن شوند معیارهای گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را رعایت می‌کنید.
جمع‌بندی
در این مقاله بهمدام، هفت مرحله به‌کارگیری روش اجرایی خرید و تدارکات در سیستم‌های مدیریت کیفیت را مرور کردیم. استفاده از این روش، جلوی بسیاری از مسائل و مشکلات در روند عملیاتی سازمان‌ها را گرفته و ثبات را در زنجیره تأمین فراهم می‌کند.
اگر به فکر دریافت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ و اجرای الزاماتی مانند روش اجرایی خرید در این سیستم هستید، با کارشناس‌های بهمدام تماس بگیرید. بهمدام سال‌ها تجربه و دانش خود در زمینه اجرای سیستم‌های مدیریتی و اخذ گواهینامه‌های معتبر بین‌المللی را با شما به اشتراک خواهد گذاشت.
منابع: