راهنمای کامل اجرای 5S یا نظام آراستگی محیط کار

آیا تا‌به‌حال به نوارهای رنگی کف بیمارستان‌ها یا سازمان‌های بزرگ توجه کرده‌اید؟ به سایر علائم و نشانه‌هایی که به بهبود تجربه کاربری و در عین حال افزایش بهره‌وری شرکت‌ها کمک می‌کنند چطور؟ این نمونه‌ها، و بسیاری دیگر از کارهایی که می‌توان برای رسیدن به دستاوردهای بزرگ سازمانی انجام داد، جزوی از نظام آراستگی محیط کار هستند. اگر می‌خواهید درباره اجرای 5S یا همان نظام آراستگی بیشتر بدانید، این مقاله را بادقت و تا انتها مطالعه کنید.

نظام آراستگی محیط کار چیست؟

پیش از آنکه سراغ اجرای 5S برویم، بیایید نگاه مختصری به آن بیندازیم تا متوجه شویم این نظام آراستگی محیط کار اصلا چیست و چه کاربردی دارد.
به‌طور خلاصه، فایو اس (5S)، استراتژی سازمانی برای محل کار است که روی بهبود کارایی و اثربخشی شرکت تمرکز دارد.
نام 5S از حروف اول پنج واژه مختلف گرفته شده، که حوزه‌های اصلی عملکرد این روش هستند. این پنج حوزه عبارت‌اند از:

• مرتب کردن (sort): این حوزه شامل ازبین‌بردن هر مانعی است که سر راه تولید قرار می‌گیرد. برای نمونه، برداشتن اقلام غیرضروری، مرتب‌گذاشتن آن‌ها، و اطمینان از اینکه کارهای مختلف، به افراد مناسبی سپرده شده‌اند.
• نظم دادن (set in order): اقلام را طوری بچینید، و در جایی قرار بدهید که به‌راحتی در دسترس بوده و استفاده شوند. کاهش یا حتی حذف نیاز کارکنان به جابه‌جایی و رفت‌وآمد مداوم برای تهیه ابزار موردنیازشان، جلوی اتلاف وقت و انرژی را می‌گیرد.
• درخشان کردن (shine): محل کار تمیز و درخشان، خیلی کارآمدتر از جاهای نامنظم و کثیف است. ابزار و ماشین‌آلات تمیز عمر طولانی‌تری هم دارند و مشکلات کمتری در حین کار برایشان ایجاد می‌شود.
• استانداردسازی (standardize): تنظیم استانداردهای لازم برای چگونگی انجام درست کار، خطاها را کاهش داده و کارایی را بهبود می‌بخشد. استانداردها را هم می‌توان بهبود بخشید، و در عین حال، ارائه روش کار یکسانی برای همه، به افزایش تولید کمک می‌کند.
• پایداری (sustain): هر بهبودی که انجام می‌شود، باید تأثیر مثبتی هم بر آینده بگذارد. انجام ممیزی و بازرسی مستمر، می‌تواند به حفظ بهبودهای حاصل از چهار مرحله قبلی کمک کند.

حالا که با مفهوم آراستگی محیط کار و تأثیر آن بر بهبود عملکرد سازمانی آشنا شدیم، بیایید سراغ گام‌به‌گام اجرای 5S برویم.

بیشتر بخوانید: مزایای اجرای 5S در سازمان که شگفت‌زده‌تان می‌کنند!

۱. تیمی برای اجرای 5S تشکیل بدهید

اولین گامی که در اجرای 5S در سازمان باید بردارید، تشکیل تیم مجربی از افراد داخل سازمان در همه سطوح، برای رهبری فرایند پیاده‌سازی است.
تیم اجرایی فایو اس باید شامل این افراد باشد:

• مدیریت ارشد: حضور مدیریت سطح بالای سازمان ضروری است. البته آن‌ها نقش فعالی در اجرای 5S نخواهند داشت، اما حضورشان برای تأیید تغییرات و بهبودها لازم است.
• مدیریت میانی: بسته به اندازه سازمان، افرادی از سطح میانی مدیریت هم باید در تیم اجرایی حاضر شوند. آن‌ها نقش مستقیم‌تری در کمک به هماهنگی تغییرات و بهبودها خواهند داشت.
• سرپرست مستقیم: این فرد، مسئول ایجاد بخش عمده‌ای از تغییرات، و اطمینان از رعایت استراتژی‌هاست. سرپرست مستقیم به‌عنوان بخشی از تیم پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار می‌تواند روی ریزتغییرات پروژه تمرکز کند.
• کارمندان خط مقدم: این‌ها افرادی هستند که به‌طور مستقیم تغییرات را «احساس» می‌کنند. بنابراین مهم است که در تیم اجرایی حضور داشته باشند. آن‌ها می‌توانند فرصت‌های بهبود در فرایندها را با دید دقیق‌تر و ریزتری دیده، و مدیریت را در حل مشکلات یاری کنند.

تیم اجرای 5S از افرادی در سطوح مختلف سازمان تشکیل شده، پس مهم است که همه آن‌ها بدانند چگونه باید باهم کار کنند.
در جریان نگه‌داشتن همه درباره تصمیم‌ها و اطمینان از ارزش‌گذاری ورودی‌هایی که افراد ارائه می‌دهند، برای موفقیت در این راه ضروری است.
تعداد افراد حاضر در تیم پیاده سازی 5S هم می‌تواند بین چهار تا دوازده نفر باشد. در تیم‌های بزرگ‌تر، بعضی‌ها نقش مستقیمی ندارند، بلکه به‌عنوان مشاور در کنار گروه حضور پیدا می‌کنند.

۲. نقطه شروع را مشخص کنید

بعد از تشکیل تیم اجرایی، نوبت به مشخص‌کردن نقطه شروع کارها می‌رسد. این فرایند به ارائه ایده‌هایی درباره بهبودهای ضروری و پیشرفت عملکرد کمک کرده و درنهایت، امکان اندازه‌گیری موفقیت پروژه، پس از تکمیل آن را فراهم می‌کند.
در این مسیر، ابتدا باید اطلاعات لازم جمع‌آوری شود. یکی از بهترین راه‌ها برای انجام این کار، حضور در دل شرکت یا سازمان است.
حضور مدیریت ارشد در سطح سازمان و اتاق‌هایی که هرکدام بخشی از کل سازمان را تشکیل می‌دهند، در ایجاد آن نقطه شروع بسیار مؤثر است.
حضور در دل شرکت و قدم‌زدن در میان کسانی که مشغول به کار هستند، مدیریت را بهتر از پیش با مسائل و مشکلات واقعی شرکت که نیاز به ارزیابی و بهبود دارند، آشنا می‌کند.

۳. مسائل کوچک را رفع‌ورجوع کنید

بهترین جای شروع اجرای 5S در سازمان، همیشه رفع‌ورجوع مسائل کوچک است. چنین آغازی، مزایای زیادی دارد که از مهم‌ترینشان، می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• در هر پروژه جدیدی که شروع می‌شود، ایجاد شتاب مهم است. شروع کار با مسائل به‌ظاهر ساده و کوچکی که به‌سرعت رفع‌ورجوع می‌شوند، به همه طرف‌های درگیر نشان می‌دهد که پیاده سازی S5 نه‌فقط اتفاق می‌افتد، بلکه به‌نفع سازمان هم است.
• انجام کارهای ساده، همیشه قدم خوبی برای آغاز پروژه‌های بزرگ است. به این روش، همه ذی‌نفع‌ها متوجه می‌شوند که این پروژه چگونه پیش خواهد رفت. پرداختن به مشکلاتی که در همه پروژه‌های کوچک و ساده وجود دارند، مسلما راحت‌تر از شروع با موضوع اصلی است.
• مهم نیست حل مسئله چقدر آسان است؛ رسیدگی به هر مسئله‌ای، با اجرای S5 به کاهش میزان ضایعات در تأسیسات کمک می‌کند. این راه فوق‌العاده‌ای برای ازبین‌بردن انواع زباله هم به حساب می‌آید.

نمونه‌های زیادی از پروژه‌های مربوط به نظام آراستگی محیط کار وجود دارند که می‌توان آن‌ها را به‌عنوان بخشی از اجرای اولیه در نظر گرفت.
در ادامه و برای درک بهتر این مسئله، به چند نمونه ساده می‌پردازیم.

علامت‌گذاری کف در اجرای 5S

ثابت شده که علامت‌گذاری کف یکی از مؤثرترین راه‌ها برای بهبود ایمنی و افزایش کارایی ساختمان‌های اداری، تجاری و سایر راه‌ها و راهروهایی است که برای کارهای سازمانی استفاده می‌شوند.
این علامت‌گذاری‌ها به روش‌های مختلفی، به بهره‌مندی بیشتر از تأسیسات کمک کرده، و باعث کاهش یا حذف برخی ضایعات هم می‌شوند.
از نوار علامت‌گذاری کف می‌توان برای علامت‌گذاری راه‌های باریک استفاده کرد تا رانندگان وسایل نقلیه با ارتفاع کم، و سایر وسایل نقلیه بدانند که هر لحظه چقدر به لبه نزدیک هستند.
از فلش‌ها هم می‌توان برای نشان‌دادن جریان ترافیک استفاده کرد تا وسایل نقلیه دیگر در مسیر قرار نگرفته و باعث ایجاد تصادف نشوند.
نوار علامت‌گذاری کف در ساختمان‌ها هم می‌تواند برای نشان‌کردن خروجی‌های اضطراری و مسیرهای مختلف استفاده شود؛ مانند نوارهایی که کف بسیاری از بیمارستان‌ها نصب می‌شوند.
این نوارها و علامت‌ها ارزان‌قیمت هم هستند و گزینه خیلی خوبی برای اجرای S5 به حساب می‌آیند.

علائم ایمنی، نظام آراستگی محیط کار

علائم ایمنی، همان مزایای نشانه‌گذاری کف را دارند، اما به‌جای کف، در ارتفاع قرار می‌گیرند. این علائم می‌توانند درباره ماشین‌آلات در حال تردد یا هر چیز دیگری هشدارهای لازم را بدهند.
بسیاری از تأسیسات هم از این علائم برای شناسایی مراحل مختلف فرایند تولید استفاده می‌کنند. در واقع این راهکار باعث می‌شود همه بدانند تولید محصول از کجا شروع می‌شود، چگونه پیش می‌رود و به کجا ختم خواهد شد.

بهبودهای سازمانی در اجرای 5S

یکی از محبوب ترین انواع پروژه 5S، سازماندهی یک منطقه از تاسیسات است. مرتب نگه داشتن چیزها به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که چیزها می توانند سریع و آسان پیدا شوند. همچنین به حذف زمان و انرژی تلف شده برای کارمندانی کمک می کند که در غیر این صورت مجبور به بیرون رفتن و جستجوی اقلام مورد نظرشان هستند.
برخی از نمونه‌هایی که چگونه یک تسهیلات می‌تواند سازمان را بهبود بخشد شامل موارد زیر است:

• سازمان‌دهنده ابزار - گزینه‌هایی مانند میله‌ها و تخته‌های سایه اطمینان حاصل می‌کنند که هر ابزاری در یک فروشگاه دارای مکان مشخصی است. کارمندان دقیقاً می دانند که برای یافتن آنچه نیاز دارند به کجا مراجعه کنند و پس از اتمام کار، آن را در کجا قرار دهند.
• برچسب‌های پارکینگ - شناسایی مکان‌هایی که وسایل نقلیه خاص باید در زمانی که استفاده نمی‌شوند پارک شوند، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که در صورت نیاز در آنجا هستند. برای وسایل نقلیه الکتریکی، این همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که آنها در صورت عدم استفاده شارژ می شوند تا همیشه آماده حرکت باشند. استفاده از نوار علامت گذاری کف یک راه عالی برای تسهیل این نوع سازماندهی است.
• برچسب کشو - هنگامی که اقلام در کشوها یا کابینت ها نگهداری می شوند، برچسب زدن آنها از بیرون راهی موثر برای تسریع روند به دست آوردن چیزهای مورد نیاز است. کارمندان به جای اینکه مجبور باشند هر کشو را بیرون بکشند و از داخل آن نگاه کنند، فقط می توانند کشو مورد نیاز خود را پیدا کنند و به آنجا نگاه کنند.
• جابجایی ماشین‌ها - بسته به اندازه تاسیسات و ماشین‌های مورد استفاده، این می‌تواند پروژه مهمی باشد، اما ممکن است ارزش تلاش را داشته باشد. جابجایی ماشین‌ها به طوری که تولید از یک ماشین به ماشین دیگر با کمترین حرکت هدر رفته ممکن جریان پیدا کند، یک راه عالی برای کاهش ضایعات است.

۴. برای پیشرفت مداوم، برنامه‌ریزی کنید

همین‌طور که پروژه‌های اولیه پیش می‌روند، باید مدام مشغول برنامه‌ریزی برای کارهای بعدی باشید. داشتن فهرستی از پروژه‌هایی که باید انجام شوند، بخش قابل‌توجهی از روند اجرای 5S در سازمان است.
وقتی همه کارمندان و افراد دخیل در فعالیت‌های سازمانی، متوجه می‌شوند نظام آراستگی محیط کار چیست و چه نکته‌هایی را برای پیاده‌سازی آن باید رعایت کنند، می‌توان توصیه‌های جذابی از آن‌ها دریافت کرد.
همین کارمندان هستند که در خط مقدم فعالیت‌های سازمان قرار می‌گیرند، و بنابراین می‌توانند عملکرد شرکتی و سازمانی در قبال مصرف انرژی و تولید زباله و خیلی چیزهای دیگر را به‌راحتی ببینند.
کار با کارمندان سطوح پایین‌تر در هر شرکت و سازمانی، باعث می‌شود همیشه نقطه‌های ضعف و قوتی را ببینیم که باید برای کمک به تأسیسات و پیاده سازی 5S به روش‌های مؤثرتر در نظر داشت.

جمع‌بندی

اگر سازمانی تشخیص داد که استراتژی نظام آراستگی محیط کار برایش مناسب است، باید برنامه‌ریزی دقیق و جامعی را برای اجرای 5S آغاز کند. اجرای صحیح این روش مستلزم تغییرات فیزیکی در تأسیسات و صدالبته آموزش کارکنان و سایر طرف‌های درگیر برای عملکرد هماهنگ است. شاید اجرای 5S مدتی طول بکشد، اما مزایای قابل‌توجهی در این فرایند نهفته هستند.
درنهایت، خبر جذاب اینکه، شرکت بهمدام، مجرب‌ترین و حرفه‌ای‌ترین کارشناس‌های سیستم‌های مدیریت انرژی، ایمنی، کیفیت و محیط زیست را دورهم جمع کرده تا شرکت و سازمان شما را در انجام دقیق و اصولی بخش‌های مختلف این سیستم‌ها، از جمله اجرای 5S یا نظام آراستگی محیط کار یاری کنند. پس همین حالا با ما تماس بگیرید!

منبع :
creativesafetysupply.com