12 گام مهم در پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت
نویسنده: مدیر محتوا
تاریخ انتشار: 1401/06/14
- 59
اجرای سیستم مدیریت کیفیت جزو ضروری‌ترین اقداماتی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها باید انجام بدهند تا حضور موفقی در عرصه‌های ملی و بین‌المللی داشته باشند. دریافت گواهینامه‌های مدیریت کیفیت، مزیت رقابتی بسیار مؤثری برای شرکت‌های فعال در حوزه‌های مختلف به حساب می‌آید. در این راهنمای عملی پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، شما را با دوازده گام آشنا می‌کنیم که از تعهدات اولیه شروع شده و تا بهبودهای مستمر ادامه می‌یابند.
بسیاری از سازمان‌های فعال در کشورمان، از دانش مناسبی درباره سیستم مدیریت کیفیت برخوردار هستند، اما هنوز با سطح ایدئال آگاهی‌بخشی در این زمینه فاصله داریم.
اجرای سیستم مدیریت کیفیت به‌شکل مؤثر، مستلزم دریافت دیدگاه‌های کارکنان، نه‌فقط در بخش مدیریت ارشد، بلکه در همه سطوح سازمان است.
تعهد قاطع همه ارکانی که در شکل‌گیری سازمان نقش دارند به تغییر و بهبود فرایندها، برای موفقیت در پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ضروری است.
در ادامه دوازده گام یا مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را بیان کرده و توضیح مختصری درباره هرکدام ارائه می‌دهیم.
بنابراین در اولین گام از مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، مدیریت ارشد باید متعهد به اجرای سیستم مدیریت کیفیت باشد و در این راه، همه تلاش خود را انجام بدهد.
ضمن آنکه رهبر سازمان می‌تواند با دریافت گواهینامه و ثبت استانداردهای بین‌المللی مانند ایزو ۹۰۰۰، به مشتری‌ها و سایر ذی‌نفع‌ها نشان بدهد که این سازمان به کیفیت متعهد است.
پس پیش از هر اقدامی، مدیریت ارشد باید به این درک برسد که کارایی کلی کسب‌وکارش، با استفاده مؤثر از سیستم مدیریت کیفیت بهبود پیدا می‌کند.
این تیم اجرایی، به سرپرستی فردی با سمت سرپرست ارائه‌دهنده این خدمات شکل می‌گیرد که نماینده مستقیم مدیریت است.
او مسئولیت هماهنگی، برنامه‌ریزی و نظارت بر اجرای سیستم مدیریت کیفیت را برعهده می‌گیرد. این سرپرست رابط میان مدیریت ارشد و نهاد ثبت‌کننده استاندارد ایزو هم هست.
البته همه کارکنان در همه سطوح و بخش‌های درون سازمان باید در این تیم اجرایی حضور مؤثری داشته باشند. اجرای سیستم‌های مدیریت کیفیت، کاری تیمی است که فقط با تعهد همه طرف‌های درگیر، به موفقیت نهایی می‌رسد.
پیشنهاد دوره آموزشی : دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت
اطلاع‌رسانی و دانش‌افزایی کارکنان در این زمینه، شامل این موارد می‌شود:
هر برنامه کامل و جامعی که سازمان برای اجرای سیستم مدیریت کیفیت تدوین می‌کند، باید این آموزش را ضروری دانسته و جوانب مختلف آن را پیش‌بینی کند.
همه مفاهیم اساسی سیستم‌های کیفی و مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت و تأثیر آن بر سازمان، باید در این دوره‌های آموزشی پوشش داده شوند.
نکته مهم اینکه هرکجا پای آموزش جامع و اصولی در سازمان به میان بیاید، توانایی‌ها و استعدادهای افراد هم شکوفا می‌شوند، که این خود، به پیشرفت سازمانی کمک شایانی می‌کند.
یعنی ضمن آنکه سیستم مدیریت کیفیت را طبق دستورالعمل‌های سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) اجرا می‌کنیم، می‌توانیم سیاست‌ها و رویکردهای ویژه سازمان را هم با آن‌ها ادغام کنیم.
این گام از مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت شامل مقایسه سیستم فعلی شرکت یا سازمان با الزامات استانداردهای بین‌المللی، مانند نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ است.
برای این منظور، باید وضعیت اولیه شرکت یا سازمان، سیاست‌ها و خط‌مشی‌های جاری، و رویکردهای فعلی در قبال محیط زیست را شناسایی و مدون کنیم.
طرح پیاده‌سازی مستند، در واقع فرایندها را شناسایی و ارزیابی می‌کند تا سیستم مدیریت کیفیت فعلی سازمان با استاندارد بین‌المللی ایزو ۹۰۰۱ مطابقت کامل داشته باشد.
مستندسازی مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت بسیار مهم است، چون عدم‌انطباق فرایندهای سازمانی با سیستم‌های مدیریت کیفیت رواج دارد و برای جلوگیری از آن‌ها، باید اسناد لازم توسعه داده شوند.
مهم‌ترین مستندات لازم در پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت عبارت‌اند از:
با استفاده از این سیستم، می‌توان انواع مستندات موجود را در صورت نیاز، ایجاد، تأیید، توزیع، بازنگری، ذخیره‌سازی یا دفع کرد.
کار با سیستم‌های کنترل مستندات باید تا حد امکان آسان و ساده باشد. در عین حال باید به اندازه کافی برای برآوردن الزامات نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ جامع و کافی باشد.
البته این روش در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای کوچک‌تر، کارساز نیست. در چنین سازمان‌هایی، سیستم مدیریت کیفیت یک‌باره در سرتاسر سازمان پیاده‌سازی می‌شود.
البته با اجرای مرحله‌ای و پیاده‌سازی گام‌به‌گام سیستم مدیریت کیفیت، می‌توان اثربخشی سیستم در حوزه‌های مختلف را کم‌کم ارزیابی کرد.
پیشرفت پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، برای اطمینان از مؤثر بودن آن و در نتیجه مطابقت با استاندارد ایزو ۹۰۰۱، از طریق بررسی مدیریتی و ممیزی کیفیت داخلی، موردارزیابی قرار می‌گیرد.
اطمینان از اثربخشی سیستم و هماهنگی مداوم آن با فرایندهای سازمانی، مهم‌ترین دلایل بازبینی و بررسی سیستم مدیریت کیفیت توسط مدیریت ارشد هستند.
اگر ممیزی پیش ارزیابی نتیجه موفقیت‌آمیزی داشته باشد، قبل از درخواست صدور گواهینامه، شرکت یا سازمان از پیشرفت درست مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت اطمینان حاصل می‌کند.
ابتدا ممیزی اسناد انجام می‌شود. در صورت انطباق با الزامات استاندارد کیفیت، در مرحله بعد ممیزی در محل شرکت انجام خواهد شد.
تنها در صورتی گواهینامه موردنظر به شرکت یا سازمان اعطا می‌شود که مرجع صدور گواهی از عملکرد سیستم مدیریت کیفیت در آن سازمان راضی باشد.
نکته مهم اینکه گواهینامه فقط برای دوره‌ای سه‌ساله معتبر است. بعد از گذشت این مدت، سازمان مسئول صدور گواهینامه، ممیزی‌های نظارتی دوره‌ای را انجام خواهد داد و در صورت موافقت، ایزو را تجدید می‌کند.
نکته آخر و چه‌بسا یکی از مهم‌ترین مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، این است که اگر گواهینامه را دریافت کرده‌اید، باید تلاش مداومی برای حفظ هماهنگی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان خود داشته باشید.
اینجاست که کارشناس‌های زبده و مجرب شرکت بهمدام آماده هستند تا شما را در تک‌تک مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت برای شرکت یا سازمانتان همراهی کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر، همین الان با ما تماس بگیرید.
منابع:
qualicertus.co.za
nibusinessinfo.co.uk
sweetprocess.com
مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت چه هستند؟
شاید برایتان جالب باشد که بدانید طبق آمار موجود، بیش از دوهزار شرکت و سازمان ایرانی، ایزو ۹۰۰۱ را ردیافت کرده‌اند که این امر باعث تحولی کیفی در صنعت ایران می‌شود.بسیاری از سازمان‌های فعال در کشورمان، از دانش مناسبی درباره سیستم مدیریت کیفیت برخوردار هستند، اما هنوز با سطح ایدئال آگاهی‌بخشی در این زمینه فاصله داریم.
اجرای سیستم مدیریت کیفیت به‌شکل مؤثر، مستلزم دریافت دیدگاه‌های کارکنان، نه‌فقط در بخش مدیریت ارشد، بلکه در همه سطوح سازمان است.
تعهد قاطع همه ارکانی که در شکل‌گیری سازمان نقش دارند به تغییر و بهبود فرایندها، برای موفقیت در پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ضروری است.
در ادامه دوازده گام یا مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را بیان کرده و توضیح مختصری درباره هرکدام ارائه می‌دهیم.
گام اول: رهبر سازمان باید متعهد انجام همه مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت شود
هیچ ابتکار یا تغییر مثبتی در شرکت‌ها و سازمان‌ها، بدون تعهد و تلاش رهبر و مدیریت ارشد آن امکان‌پذیر نمی‌شود. پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت هم از این قاعده مستثنی نیست.بنابراین در اولین گام از مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، مدیریت ارشد باید متعهد به اجرای سیستم مدیریت کیفیت باشد و در این راه، همه تلاش خود را انجام بدهد.
ضمن آنکه رهبر سازمان می‌تواند با دریافت گواهینامه و ثبت استانداردهای بین‌المللی مانند ایزو ۹۰۰۰، به مشتری‌ها و سایر ذی‌نفع‌ها نشان بدهد که این سازمان به کیفیت متعهد است.
پس پیش از هر اقدامی، مدیریت ارشد باید به این درک برسد که کارایی کلی کسب‌وکارش، با استفاده مؤثر از سیستم مدیریت کیفیت بهبود پیدا می‌کند.
گام دوم: حالا تیم اجرایی سروشکل می‌گیرد
در هر شرکتی باید فرد یا افراد مجرب و آموزش‌دیده‌ای، در قالب تیم اجرایی، مسئولیت پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را برعهده بگیرند.این تیم اجرایی، به سرپرستی فردی با سمت سرپرست ارائه‌دهنده این خدمات شکل می‌گیرد که نماینده مستقیم مدیریت است.
او مسئولیت هماهنگی، برنامه‌ریزی و نظارت بر اجرای سیستم مدیریت کیفیت را برعهده می‌گیرد. این سرپرست رابط میان مدیریت ارشد و نهاد ثبت‌کننده استاندارد ایزو هم هست.
البته همه کارکنان در همه سطوح و بخش‌های درون سازمان باید در این تیم اجرایی حضور مؤثری داشته باشند. اجرای سیستم‌های مدیریت کیفیت، کاری تیمی است که فقط با تعهد همه طرف‌های درگیر، به موفقیت نهایی می‌رسد.
پیشنهاد دوره آموزشی : دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت
گام سوم: درباره استانداردهای بین‌المللی اطلاع‌رسانی می‌شود
اجرای برنامه‌های اطلاع‌رسان و آگاهی‌بخش درباره استانداردهای بین‌المللی مدیریت کیفیت، جزو ضروری‌ترین مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت هستند.اطلاع‌رسانی و دانش‌افزایی کارکنان در این زمینه، شامل این موارد می‌شود:
- مزایای اجرای سیستم مدیریت کیفیت برای کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفع‌ها؛
- مسئولیت‌ها و نقش‌های مربوط به هر فردی داخل سیستم که باید برعهده گرفته و پاسخگویشان باشد؛
- چگونگی عملکرد سیستم مدیریت کیفیت، و دستاوردهایی که پیاده‌سازی درست و مؤثر آن برای شرکت یا سازمان به همراه خواهد داشت.
گام چهارم: آموزش‌های مربوط به مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ارائه می‌شود
بدیهی است که همه کارکنان شرکت و همه سطوح سازمانی، تحت‌تأثیر پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت قرار می‌گیرند. بنابراین آموزش‌های لازم در این زمینه باید در اختیار همه کارکنان قرار بگیرند.هر برنامه کامل و جامعی که سازمان برای اجرای سیستم مدیریت کیفیت تدوین می‌کند، باید این آموزش را ضروری دانسته و جوانب مختلف آن را پیش‌بینی کند.
همه مفاهیم اساسی سیستم‌های کیفی و مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت و تأثیر آن بر سازمان، باید در این دوره‌های آموزشی پوشش داده شوند.
نکته مهم اینکه هرکجا پای آموزش جامع و اصولی در سازمان به میان بیاید، توانایی‌ها و استعدادهای افراد هم شکوفا می‌شوند، که این خود، به پیشرفت سازمانی کمک شایانی می‌کند.
گام پنجم: استانداردها با سیاست‌های سازمانی ادغام می‌شوند
هر سیستم مدیریت کیفیتی باید مطابق استانداردهای بین‌المللی ایجاد شود. اما این امر مانع ادغام، تطبیق یا افزودن موارد ضروری به برنامه‌های باکیفیت فعلی نیست.یعنی ضمن آنکه سیستم مدیریت کیفیت را طبق دستورالعمل‌های سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) اجرا می‌کنیم، می‌توانیم سیاست‌ها و رویکردهای ویژه سازمان را هم با آن‌ها ادغام کنیم.
این گام از مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت شامل مقایسه سیستم فعلی شرکت یا سازمان با الزامات استانداردهای بین‌المللی، مانند نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ است.
برای این منظور، باید وضعیت اولیه شرکت یا سازمان، سیاست‌ها و خط‌مشی‌های جاری، و رویکردهای فعلی در قبال محیط زیست را شناسایی و مدون کنیم.
گام ششم: پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت باید مستند شود
بعد از آنکه سیستم مدیریت کیفیت فعلی سازمان با استانداردی مانند نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ مقایسه شد، از مستندسازی این عملیات، برای بررسی هرگونه عدم‌انطباق استفاده می‌شود.طرح پیاده‌سازی مستند، در واقع فرایندها را شناسایی و ارزیابی می‌کند تا سیستم مدیریت کیفیت فعلی سازمان با استاندارد بین‌المللی ایزو ۹۰۰۱ مطابقت کامل داشته باشد.
مستندسازی مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت بسیار مهم است، چون عدم‌انطباق فرایندهای سازمانی با سیستم‌های مدیریت کیفیت رواج دارد و برای جلوگیری از آن‌ها، باید اسناد لازم توسعه داده شوند.
مهم‌ترین مستندات لازم در پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت عبارت‌اند از:
- بیانیه‌های مربوط به خط‌مشی و اهداف کیفی اجرای سیستم،
- کتابچه راهنما درباره چگونگی اجرای سیستم و کیفیت موردنظر سازمان،
- سوابق و رویه‌های موردنیاز استاندارد ایزو ۹۰۰۱ که در شرکت یا سازمان اجرا شده‌اند،
- اسناد موردنیاز برای برنامه‌ریزی، عملیات و کنترل مؤثر فرایندهای مرتبط با دستورالعمل‌های ایزو.
گام هفتم: مستندات مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت کنترل می‌شوند
برای کنترل مستندات سیستم مدیریت کیفیت، باید سیستم ویژه‌ای با عنوان کنترل مستندات ایجاد شود، که جزوی از سیستم کلی است.با استفاده از این سیستم، می‌توان انواع مستندات موجود را در صورت نیاز، ایجاد، تأیید، توزیع، بازنگری، ذخیره‌سازی یا دفع کرد.
کار با سیستم‌های کنترل مستندات باید تا حد امکان آسان و ساده باشد. در عین حال باید به اندازه کافی برای برآوردن الزامات نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ جامع و کافی باشد.
گام هشتم: حالا موقع اجرای سیستم است
در سازمان‌های بزرگ، بهترین روش این است که سیستم مدیریت کیفیت، در حال مستندسازی و با توسعه مستندات پیاده‌سازی شود.البته این روش در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای کوچک‌تر، کارساز نیست. در چنین سازمان‌هایی، سیستم مدیریت کیفیت یک‌باره در سرتاسر سازمان پیاده‌سازی می‌شود.
البته با اجرای مرحله‌ای و پیاده‌سازی گام‌به‌گام سیستم مدیریت کیفیت، می‌توان اثربخشی سیستم در حوزه‌های مختلف را کم‌کم ارزیابی کرد.
پیشرفت پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، برای اطمینان از مؤثر بودن آن و در نتیجه مطابقت با استاندارد ایزو ۹۰۰۱، از طریق بررسی مدیریتی و ممیزی کیفیت داخلی، موردارزیابی قرار می‌گیرد.
گام نهم: کیفیت داخلی ارزیابی می‌شود
اثربخشی سیستمی که راه‌اندازی شده، باید با استفاده از ارزیابی کیفیت داخلی، به‌طور منظم بررسی شود. این‌ها مهم‌ترین دلایل این بررسی مستمر هستند:- اطمینان از مطابقت سیستم مدیریت کیفیت با الزامات چنین سیستم‌هایی، که با فرایندهای سازمانی و همین‌طور الزامات ایزو ۹۰۰۱ هم مطابقت داشته باشد؛
- و اطمینان از اجرا و نگهداری مؤثر سیستم مدیریت کیفیت در شرکت یا سازمان مربوطه.
گام دهم: مدیریت ارشد مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را بازبینی می‌کند
طی سه تا شش ماه بعد از گذراندن این مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، تیم رهبری یا مدیریت ارشد، آن را بازبینی و بررسی می‌کنند.اطمینان از اثربخشی سیستم و هماهنگی مداوم آن با فرایندهای سازمانی، مهم‌ترین دلایل بازبینی و بررسی سیستم مدیریت کیفیت توسط مدیریت ارشد هستند.
گام یازدهم: پیش از ارزیابی، حسابرسی انجام می‌شود
قبل از درخواست برای صدور گواهینامه، به‌طور معمول ارزیابی انجام می‌شود. نهادهای مسئول صدور گواهینامه ایزو، به‌طور معمول حسابرس مستقل، اما واجد شرایطی برای انجام این خدمات معرفی می‌کنند.اگر ممیزی پیش ارزیابی نتیجه موفقیت‌آمیزی داشته باشد، قبل از درخواست صدور گواهینامه، شرکت یا سازمان از پیشرفت درست مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت اطمینان حاصل می‌کند.
گام دوازدهم: گواهینامه صادر می‌شود
بعد از طی مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت و چند ماه کار و تثبیت آن در سازمان، برای صدور گواهینامه، درخواست داده می‌شود.ابتدا ممیزی اسناد انجام می‌شود. در صورت انطباق با الزامات استاندارد کیفیت، در مرحله بعد ممیزی در محل شرکت انجام خواهد شد.
تنها در صورتی گواهینامه موردنظر به شرکت یا سازمان اعطا می‌شود که مرجع صدور گواهی از عملکرد سیستم مدیریت کیفیت در آن سازمان راضی باشد.
نکته مهم اینکه گواهینامه فقط برای دوره‌ای سه‌ساله معتبر است. بعد از گذشت این مدت، سازمان مسئول صدور گواهینامه، ممیزی‌های نظارتی دوره‌ای را انجام خواهد داد و در صورت موافقت، ایزو را تجدید می‌کند.
نکته آخر و چه‌بسا یکی از مهم‌ترین مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، این است که اگر گواهینامه را دریافت کرده‌اید، باید تلاش مداومی برای حفظ هماهنگی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان خود داشته باشید.
جمع‌بندی
در این راهنمای جامع، مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را با شما در میان گذاشتیم؛ اما اجرای سیستم مدیریت کیفیت برای کسب‌وکار و شرکت‌ها، همیشه کار آسانی نیست! اجرای سیستم مدیریت کیفیت هم مانند سایر سیستم‌های سازمانی، نیازمند دانش و تجربه مؤثر است.اینجاست که کارشناس‌های زبده و مجرب شرکت بهمدام آماده هستند تا شما را در تک‌تک مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت برای شرکت یا سازمانتان همراهی کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر، همین الان با ما تماس بگیرید.
منابع:
qualicertus.co.za
nibusinessinfo.co.uk
sweetprocess.com