دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت چیست؟ + چگونه اسکوپ ایزو بنویسیم؟

سیستم مدیریت کیفیت تا کدام قسمت‌های سازمان پیش می‌رود و آیا چیزی جلودار آن می‌شود؟ نقش ایزو ۹۰۰۱ در فرایندها و فعالیت‌های کسب‌وکار چقدر پررنگ است و چه محدودیت‌هایی دارد؟ پاسخ این پرسش‌ها را باید در اسکوپ ایزو یا دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت جست‌وجو کرد. دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ در واقع راهنمایی است که دامنه فعالیت کسب‌وکار در این زمینه را مشخص می‌کند. این مقاله، همه آنچه را می‌خواهید بدانید، با شما در میان می‌گذارد.

دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ چیست؟

اسکوپ ایزو یا دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱، محدوده محصولات یا خدمات، الزامات قانونی، امکانات، فعالیت‌ها و مکان‌هایی را مشخص می‌کند که سیستم مدیریت کیفیت شرکت یا سازمان موردنظر، پشتیبانی می‌کند.
شرکت‌ها باید جزئیات دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت خود را به‌طور کامل و دقیق مستند کنند. این مستندسازی باید کوتاه و ساده باشد، طوری که مشتری‌ها آن را به‌راحتی خوانده و بفهمند.
با توجه به ماهیت کسب‌وکارتان، بهتر است دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ را با طیفی از کنترل‌ها و فرایندها مشخص کنید که از قبل ایجاد شده‌اند.
به‌طور معمول، دامنه یا اسکوپ ایزو کل سازمان را در بر می‌گیرد. البته استثناهایی هم درباره شرکت‌هایی وجود دارد که چندمکانی هستند. برای مثال، دفاتر مختلف ملی و بین‌المللی دارند.
این امکان هم وجود دارد که برای کسب‌وکار موردنظر، دو جنبه مختلف قائل شد، و سیستم مدیریت کیفیت را فقط در یکی از آن‌ها پیاده‌سازی کرد.
دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت شامل عناصر زیر است:

• سازمان که به‌عنوان یک عنصر کل در نظر گرفته می‌شود؛
• پشتیبانی لازم که توابع متمرکز ارائه می‌کنند؛
• فرایندها، دستورالعمل‌ها و رویه‌های خاصی که به کار می‌روند؛
• بخش‌های خاص سازمان که درگیر هستند؛
• کارکردهای مشخصی که کسب‌وکار دارد؛
• توابع مختلفی که نهادهای درگیر دارند.

در عین حال، هنگام ایجاد اسکوپ ایزو در سیستم مدیریت کیفیت، سه عامل باید در نظر گرفته شوند:

• الزامات طرف‌های مربوطه، شامل مدیران، سرمایه‌گذارها، تأمین‌کننده‌ها و کارکنان،
• مسائل داخلی و خارجی مؤثر بر شرکت یا سازمان،
• محصولات و خدمات.

دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت شامل همان الزامات ایزوست که اعمال می‌شوند. برای استانداردهایی که کاربرد ندارند هم باید توجیه مناسبی ارائه شود. به‌طور خلاصه، موقعیت فیزیکی سازمان، محصولات، خدمات و صنایع مربوطه را پوشش می‌دهد.
پیشنهاد دوره آموزشی : دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت 

آیا استثناهایی در اسکوپ ایزو وجود دارند؟

پاسخ کوتاه اینکه: بله، ممکن است وجود داشته باشند. عامل دومی که پیش‌تر به آن اشاره شد، می‌تواند برای موارد استثنا در نظر گرفته شود. البته در بیشتر موارد، استثنایی وجود ندارد.
استثنای رایج، استاندارد «طراحی و توسعه» است که برای شرکت‌هایی مانند کارگاه‌های ماشین‌کاری اعمال می‌شود. چنین شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی هیچ محصولی را طراحی نمی‌کنند، بلکه از طرح‌های مشتری‌هایشان بهره می‌برند.

چرا دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت مهم است؟

اسکوپ ایزو به سازمان ثبت‌کننده کمک می‌کند تا حوزه‌های نیازمند به حسابرسی را تعیین کند. در این دامنه، باید نوع محصولات و خدماتی بیان شود که سازمان ارائه می‌کند.
نکته مهم اینکه برای الزامات غیرقابل‌اجرا، حتما توجیهی ارائه کنید. اگر هم محصولات خود را طراحی نمی‌کنید، این استثنا را در دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ ذکر کنید.
اگر شرکت یا سازمان شما چند مکان مختلف دارد، همه مکان‌هایی را که در محدوده سیستم مدیریت کیفیت گنجانده یا حذف شده‌اند، فهرست کنید.
برای نمونه، اگر اسباب‌بازی تولید می‌کنید، دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت شما باید شامل همه کارکردهای اولیه تولید اسباب‌بازی در مکان مشخص کسب‌وکارتان و همین‌طور توزیع اسباب‌بازی‌ها برای بچه‌ها در همه سنین باشد.
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که شرکت‌ها به‌طور معمول مرتکب می‌شوند، پیاده‌سازی اسکوپ ایزو بدون ارائه دلیل موجه است.
توجه داشته باشید که نباید صرفا بر اساس انطباق یا به‌خاطر ایجاد انطباق، بیانیه بوروکراتیکی درست کنید که گرفتاری بیشتری به وجود بیاورد.
درک فرایند توسعه دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ از نقطه ابتدایی تا انتهای آن، و آنچه ثبت‌کننده‌ها به‌دنبالش هستند، کلید توسعه بیانیه مفید و سازگاری برای اسکوپ ایزوست.

چگونه دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ را بنویسیم؟

حالا به‌سراغ نوشتن دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت می‌رویم. این‌ها مهم‌ترین نکته‌هایی هستند که باید در این زمینه رعایت کنیم:

1. دلایل منطقی و درستی برای انجام این کار داشته باشید.
2. رهبر و مدیریت ارشد سازمان را در جریان بگذارید و او را متعهد کنید.
3. آموزش‌های لازم درباره اسکوپ ایزو را به کارکنان شرکت یا سازمان ارائه کنید.
4. دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت را ساده و دقیق کنید تا همه متوجه آن بشوند.
5. آن چیزهایی که محدوده ایزو ۹۰۰۱ قابل‌اجرا هستند و آن‌هایی که نیستند، مشخص کنید.

بیایید نگاه جزئی‌تری به هرکدام از این پنج مورد بالا بیندازیم:

۱. دلایل منطقی و درست برای ایجاد دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱

اگر فقط روی عوامل خارجی کوتاه‌مدت تمرکز کنید، چه‌بسا نتوانید از مزایای بلندمدت انگیزه‌های داخلی، مثل تلاش برای کارایی و بهره‌وری بالاتر بهره‌مند شوید.
بعضی دلایل شاید معتبر باشند، اما اگر به‌تنهایی در نظر گرفته شوند، نمی‌توانند نتایج خوبی را برای شما و سازمانتان به ارمغان بیاورند.
بیشتر بخوانید : گام های پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت

۲. متعهدکردن مدیریت ارشد به اسکوپ ایزو

بعد از تعیین دلایل مناسب برای پیگیری و ثبت گواهینامه، زمان آن می‌رسد که توجه و حمایت مدیریت ارشد شرکت یا سازمان را جلب کنید.
رهبر کسب‌وکار و مدیریت ارشد باید بینش لازم برای اجرای سیستم مدیریت کیفیت را داشته باشند تا ثبت گواهینامه ایزو با موفقیت انجام شده و سازمان از مزایای آن بهره‌مند شود.
وقتی رهبران کسب‌وکار تعهد خود را نشان می‌دهند، به این معنی است که در قبال سیستم مدیریت کیفیت مسئولیت‌پذیر هستند. پس ضروری است که بر اهمیت الزامات ایزو ۹۰۰۱ تأکید کنند. اگر مدیریت ارشد سازمان در این فرایند شرکت نداشته باشد، چه‌بسا ایزوی موردنظر در بلندمدت پایدار نباشد.

۳. آموزش به کارکنان درباره دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت

پرسنل درگیر در ایجاد اسکوپ ایزو هم باید با همه جنبه‌های ایزو ۹۰۰۱ آشنا باشند. اگر الزامات را درک نکنند، ممکن است مرتکب اشتباه بزرگی شوند. پرسنل مهم سازمان، همان کسانی هستند که در فرایند تصمیم‌گیری دخیل هستند.
در واقع، همه کارکنان سازمان، به آموزش گواهینامه ایزو نیاز دارند. اهمیت کیفیت و نحوه دستیابی به آن باید به‌درستی ابلاغ شود. آموزش‌ها هم باید با مسئولیت و وظایف پرسنل مطابقت داشته باشند.

۴. ارائه دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ به‌صورت ساده و دقیق

بیانیه دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت که ارائه می‌دهید، نباید آن‌قدر محدود شده باشد که دست‌وپای همه را ببندد. از طرف دیگر، باید مختصر و واضح باشد.
شما باید اطلاعات کافی جمع‌آوری کنید تا مشخص شود که فرایند مدیریت کیفیت چه چیزهایی را پوشش خواهد داد. همه مواردی که پوشش داده شده یا حذف شده‌اند، باید واضح باشند.

۵. مشخص‌کردن فرایندهای قابل‌اجرا در اسکوپ ایزو

باید مشخص کنید که چه فرایندهایی تحت‌پوشش سیستم مدیریت کیفیت شما هستند. در غیر این صورت، افراد ذی‌نفع و حسابرس چگونه دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ را درک خواهند کرد؟
با ایجاد بیانه‌ای ساده و خوانا، می‌توانید روی فعالیت سیستم مدیریت کیفیت خود تمرکز کرده و از این طریق از فعالیت‌های غیرضروری یا مسائلی که در گواهینامه ایزوی شما صدق نمی‌کنند، جلوگیری کنید.
یکی از مهم‌ترین عناصر حوزه ایزو، شرح چگونگی تعامل فرایندها در سازمان است. برای آسان‌تر کردن آن، از نمودارهای جریان برای شناسایی فرایندها و ارتباطشان استفاده کنید.
بیشتر بخوانید : انواع سیستم های مدیریت کیفیت را بشناسید!

اشتباهات رایج در نوشتن دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت چه هستند؟

بعد از آنکه اولین پیش‌نویس دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت را نوشتید، پرسش‌های زیر را مطرح کنید. اگر پاسختان به این پرسش‌ها منفی بود، بهتر است اسکوپ ایزو را بازنویسی کنید:

• آیا اطلاعات موجود در این دامنه مرتبط هستند؟
• این بیانیه چه کمکی به آن‌هایی می‌کند که به محصولات یا خدمات ما نیاز دارند؟
• سایر الزامات انطباق موجود چه هستند که دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ را الزامی می‌کنند؟
• آیا این بیانیه دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت از فعالیت‌های تجاری هم پشتیبانی می‌کند؟

در ادامه به رایج‌ترین اشتباهاتی می‌پردازیم که بسیاری از بیانیه‌های دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ دارند. در هر بخش، توصیه‌هایی هم برای حل آن‌ها ارائه می‌دهیم.

۱. سیستم زیادی پیچیده می‌شود

آیا شرکت یا کسب‌وکار شما تلاش می‌کند که سیستم را زنده نگه دارد؟ شاید سیستم بیش از حد پیچیده شده و روند مستندسازی فرایندها و رویه‌ها، و پرکردن فرم‌ها هیچ ارزشی اضافه نمی‌کند.
پس چطور باید سیستم را ساده و کاربردی نگه داریم؟ بهترین راه‌حل این است که به‌جای اسناد، روی پیشرفت و نتیجه‌گیری تمرکز کنیم.

۲. در نوشتن دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت عجله شده است

دستیابی به دامنه مشخص و محدودی برای ایزو، فرایند زمان‌بری است. تلاش برای پیش‌نویس بیانیه در زمان بسیار کوتاه، نتیجه معکوس خواهد داشت.
بنابراین توصیه می‌شود برای برنامه‌ریزی، نوشتن و بازنگری اسکوپ ایزو زمان کافی صرف کند. این امر به پیاده‌سازی سیستمی منجر می‌شود که می‌تواند محصولات و خدمات شما را بهبود ببخشد.

۳. درک مناسبی از نیاز مشتری‌هایتان ندارید

هدف استانداردهای بین‌المللی مانند ایزو ۹۰۰۱، بهبود رضایت مشتری است. به همین دلیل، قبل از اقدام به نوشتن دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ یا سایر استانداردها، باید بدانید که مشتریان شما واقعا چه می‌خواهند.
اصلا آيا برای گوش‌دادن به مشتریان خود وقت می‌گذارید؟ اگر بله، پس در موقعیتی هستید که امید می‌رود به هدف نهایی خود برسید.
نیازی به نظرسنجی‌های پیچیده از مشتری نیست! می‌توانید با چند پرسش ساده، اطلاعات کافی برای تعیین تغییراتی که این هدف را برآورده می‌کنند، جمع‌آوری کنید.

۴. منابع مناسبی در اختیار ندارید

بدون منابع لازم برای تضمین کیفیت، به احتمال زیاد با مسائل زیادی مواجه خواهید شد. وقتی کارکنان کارنابلد در ایجاد دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت مشارکت دارند، حتما چنین مسائلی پیش می‌آید.
آیا فضاهای کاری و تجهیزات قابل‌اعتماد هستند؟ آیا محیط کار مانع روند ایجاد دامنه می‌شود؟ آیا محصولات را تبلیغ می‌کند یا تخریب؟!

۵. از فرایند اقدام اصلاحی استفاده نمی‌کنید

سازمان باید برای ارزیابی مشکلات و مسائل افراد دخیل در این فرایند، وقت کافی بگذارد. بعضی مشکلات تکراری هستند، از این رو اعمال فرایند اقدام اصلاحی، می‌تواند از انباشت این مسائل پیشگیری کند.

۶. حسابرس مجربی ندارید

در بیشتر موارد، حسابرس‌های داخلی، آموزش لازم را ندیده‌اند، یا تجربه کافی برای تمایز مسائل کوچک از بزرگ در الزامات ایزو ندارند.
حسابرس‌ها باید روی موضوعاتی تمرکز کنند که به سازمان‌ها در بهبود سیستم‌ها و فرایندهایشان کمک می‌کند.

۷. برنامه منحصربه‌فردی ندارید

آنچه مناسب این شرکت است، شاید در شرکت دیگری مناسب نباشد. هر نهادی منحصربه‌فرد است و باید روی زمینه مشخصی تمرکز نماید تا دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ مناسبش را ایجاد نماید.

۸. همه چیز را به یک نفر سپرده‌اید!

کل سازمان و همه افراد در سطوح مختلف، باید در ایجاد اسکوپ ایزو مشارکت داشته باشند. هر ذی‌نفعی باید مالکیت سیستم مدیریت کیفیت را در اختیار بگیرد تا در نهایت بتوان به نتیجه دلخواه رسید.
تا وقتی کارمندان مجموعه، کیفیت لازم را به کار نگیرند، هیچ عنصر خارجی نمی‌تواند به آن‌ها کمک کند. به همین دلیل است که آموزش برای افزایش ارزش شرکت شما بسیار ضروری است.

جمع‌بندی

در این مقاله نگاه دقیقی به دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت انداخته، و تلاش کردیم شما را با همه جنبه‌های مهم آن آشنا کنیم. اگر همچنان برای نوشتن دامنه کاربرد ایزو ۹۰۰۱ یا اسکوپ ایزو به راهنمایی نیاز دارید، کارشناس‌های مجرب و زبده شرکت بهمدام، با سال‌ها سابقه درخشان در این زمینه، آماده هستند تا اطلاعات لازم را در اختیارتان قرار بدهند. کافی است با ما تماس بگیرید.

منابع:
iso-9001-checklist.co.uk
sweetprocess.com
the9000store.com