اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی در ۵ مرحله ساده

اگر می‌خواهید محل کار بهداشتی و ایمنی داشته باشید و بهره‌وری را افزایش بدهید، باید سراغ اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی بروید. این سیستم، نه‌تنها ایمنی و بهداشت را در محیط کار تضمین می‌کند، بلکه راه بسیار مؤثری برای محافظت از ارزشمندترین دارایی هر سازمانی، یعنی نیروی انسانی آن است. در این مقاله پنج مرحله اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ را با شما در میان می‌گذاریم.

راهنمای اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی

مؤسسه استانداردهای ملی آمریکا (American National Standards Institute) که با سرواژه ANSI هم شناخته می‌شود، درباره اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی می‌نویسد:
«همه قبول دارند که استفاده از این سیستم‌های مدیریتی می‌تواند عملکرد سازمانی، از جمله عملکرد در عرصه ایمنی و بهداشت شغلی را بهبود بخشد».
در این مقاله، با تکیه بر استاندارد مدیریت ایمنی (ANSI Z10)، و دستورالعمل‌های مدیریت ایمنی OSHA، پنج مرحله اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت را مرور می‌کنیم.
استاندارد بین‌المللی ANSI Z10 برای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی در محیط کار، فرایند اجرای این سیستم‌ها را به پنج مرحله تقسیم می‌کند، که عبارت‌اند از:

• جلب مشارکت مدیریت ارشد و کارکنان
• برنامه‌ریزی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
• پیاده‌سازی و اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی
• نظارت، ارزیابی و اصلاح سیستم مدیریت ایمنی
• بررسی مدیریتی سیستم مدیریت ایمنی

در ادامه این مقاله، پنج عنصر کلیدی بالا را تک‌تک بررسی می‌کنیم.

مرحله ۱: جلب مشارکت مدیریت ارشد و کارکنان

اولین قدم در مسیر اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی این است که مدیریت ارشد سازمان را متعهد به پشتیبانی و رهبری این فرایند کنیم.
در عین حال، جلب نظر و مشارکت کارکنان، در همه سطوح سازمان هم مهم است. چون در نهایت، همین کارمندها هستند که باید سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را در فعالیت‌های مختلف، به کار بگیرند.
پیش از هر چیز، رهبر سازمان یا مدیریت ارشد باید کسب‌وکارش را به اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت و همین‌طور حفظ و بهبود آن ترغیب کند.
مهم‌ترین عناصر رهبری سازمان در این حوزه عبارت‌اند از:

• ایجاد خط‌مشی بهداشتی و ایمنی در محل کار،
• تأمین منابع مناسب برای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت،
• ایجاد و تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌های سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت،
• ادغام سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی در سایر سیستم‌ها و فرایندهای سازمانی.

استاندارد بین‌المللی ANSI Z10 خاطرنشان می‌کنند که مشارکت و تعهد مدیریت ارشد را می‌توان با ارائه سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به‌عنوان جزو مهمی از برنامه تجاری سازمان، زمان صرف‌شده برای ایمنی و سلامت، و مشارکت قابل‌مشاهده در ایمنی و بهداشت شغلی سنجید.
این استاندارد بین‌المللی تأکید می‌کند که رهبری این سیستم توسط مدیریت ارشد، نه‌تنها شامل برقراری ارتباط با آن چیزی است که باید انجام شود، بلکه چرایی انجام آن را هم در بر دارد.

نقش مشارکت کارکنان در اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی

جلب نظر و تعهد مدیریت ارشد، همه ماجرا نیست! کارکنان سازمان، در همه سطوح آن، کلیدی‌ترین جزو پیاده‌سازی فرهنگ جدید هستند.
اوشا (OSHA) درباره اهمیت مشارکت کارکنان برای اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی می‌نویسد:
«هر برنامه ایمنی و بهداشتی، برای تأثیر بیشتر، به مشارکت کارگران و کارمندان مجموعه نیاز دارد. کارکنان سازمان، سهم زیادی از موفقیت برنامه خواهند داشت، و در صورت شکست هم بیشترین ضرر را متحمل می‌شوند. آن‌ها درباره خطرات احتمالی در محیط کارشان، بیشتر می‌دانند. برنامه‌های موفق، از این پایگاه دانش بهره می‌برند».
برای تسهیل و اطمینان از مشارکت کارکنان در اجرای سیستم مدیریت ایمنی و سلامت باید به این نکته‌ها توجه شود:

• زمان، منابع و وسایل لازم در اختیار کارکنان قرار بگیرند؛
• اجازه دسترسی به‌موقع به اطلاعات مربوطه، به ایشان داده شود؛
• موانع مشارکت کارکنان در سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی رفع شوند.

بیشتر بخوانید: مزایای اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت که تابه‌حال نمی‌دانستید!​​​​​​​

مرحله 2: برنامه‌ریزی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت مؤثر، بدون فکر و برنامه‌ریزی خوب اتفاق نخواهد افتاد. مدیریت ارشد سازمان، با تعیین اهداف و مقاصد مشخص، انتظاراتی را برای مدیران، سرپرستان و کارکنان مجموعه تعیین می‌کند.
این اهداف و مقاصد مدیریتی، باید بر اقدامات خاصی متمرکز شوند که محیط کار را برای همه ذی‌نفع‌ها، ایمن‌تر و سالم‌تر می‌کنند.
اهداف کلی برنامه‌ریزی از منظر استاندارد Z10 این‌ها هستند:

• شناسایی ریسک‌ها، خطرات، کمبودهای سیستمی و فرصت‌های بهبود،
• اولویت‌بندی موضوعات برای اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی،
• تعیین اهدافی که بیشترین شانس را برای بهبود سیستم مدیریت ایمنی و کاهش ریسک دارند.

اما فرایند برنامه‌ریزی، کاری نیست که فقط یک بار انجام دهید. این فرایند، باید مدام تجدید شود. فرایند برنامه‌ریزی شامل بررسی اولیه و بعد هم بررسی‌های دوره‌ای است.
استاندارد Z10 برنامه‌ریزی اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی را به چهار بخش تقسیم می‌کند:

• جمع‌آوری و بررسی اطلاعات برای شناسایی مسائل مربوط به سیستم مدیریت ایمنی و سلامت،
• اولویت‌بندی مسائلی که در بررسی‌های مرحله قبل شناسایی شده‌اند،
• توسعه اهداف برای سیستم مدیریت ایمنی و سلامت، و کنترل ریسک بر اساس اولویت‌بندی‌ها،
• ایجاد برنامه اجرایی مؤثر برای دستیابی به اهدافی که پیش‌تر اولویت‌بندی شده‌اند.

مرحله 3: پیاده‌سازی و اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی

وقتی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را برنامه‌ریزی کردید، نوبت به اجرای آن و بعد هم بهره‌برداری از راهکارهایش برای ایمنی محیط کار می‌رسد.
استاندارد OSHA فهرستی از گام‌های لازم برای شروع اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی ارائه داده که روی شناسایی، ارزیابی و پیشگیری از خطرات محیط کار تأکید دارد. این گام‌ها عبارت‌اند از:

• اجرای سیستم گزارش‌دهی،
• آموزش شناسایی و کنترل خطرات به کارکنان،
• بازرسی طبق استانداردها،
• جمع‌آوری ایده برای کنترل ریسک،
• اجرای ایده‌های مؤثر برای کنترل ریسک،
• پیش‌بینی و توجه به شرایط اضطراری محیط کار،
• شناسایی و جمع‌آوری اطلاعات مربوط به تغییرات محیط.

البته استاندارد ANSI Z10 جزئیات بیشتری در این زمینه ارائه داده، و جنبه‌های زیر از پیاده‌سازی و عملیات را فهرست می‌کند:

• عناصر عملیاتی، که شامل این‌ها هستند:
  • ارزیابی ریسک،
  • سلسله مراتب کنترل،
  • بررسی طراحی و مدیریت فرایندهای تغییر،
  • تأیید فرایندها،
  • تدارکات،
  • پیمانکاری،
  • آمادگی برای شرایط اضطراری.

•    آموزش،
•    ارتباط‌ها،
•    و مستندات.

مرحله 4: نظارت، ارزیابی و اصلاح سیستم مدیریت ایمنی

صدالبته که اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی شروع خوبی است؛ اما فقط شروع راه است. اگر می‌خواهید این مسیر را ادامه بدهید، باید اثربخشی آن را ارزیابی کرده، و اصلاحات لازم را انجام بدهید.
استاندارد OSHA توصیه می‌کند سراغ بهبود مسیر برویم. در واقع باید با هدف شناسایی راه‌هایی برای بهبود برنامه، زمان منظمی را به بحث درباره مسائل ایمنی و بهداشتی اختصاص بدهیم.
استاندارد Z10 برای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی از چرخه بابا یا چرخه دمینگ (Deming Circle) استفاده می‌کند.
چرخه بابا (برنامه‌ریزی، انجام، بررسی، اقدام) که در انگلیسی PDCA (مخفف plan–do–check–act) است، تأکید زیادی بر بهبود مستمر دارد.
استاندارد فوق برای تحقق این امر، پیشنهاد می‌کند این فرایندها را دنبال کنید:

• نظارت و ارزیابی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی،
• انجام تحقیقات درباره حوادث احتمالی در محیط کار،
• ممیزی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی،
• انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم،
• و به‌روزرسانی فرایند برنامه‌ریزی و بررسی سیستم مدیریت ایمنی.

مرحله 5: بررسی مدیریتی سیستم مدیریت ایمنی

سیستم مدیریت سلامت و ایمنی، چرخه بی‌انتهایی از بهبود مستمر است. هیچ نقطه پایانی وجود ندارد که بتوانید به آن برسیده، و بعد هم ایمنی و سلامتی در محیط کار را رها کنید!
این فرایند مستمری است، اما بررسی مدیریتی، آخرین مرحله‌ای است که ما در این مقاله به آن می‌پردازیم تا صرفا نقطه پایانی برای این راهنمای اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی باشد.
استاندارد OSHA دراین‌باره می‌نویسد:
«وقتی برنامه ایمنی و بهداشت ایجاد شد، باید ابتدا ارزیابی شده و تأیید شود که طبق برنامه اجرا می‌شود. پس از آن، کارفرما باید به‌صورت دوره‌ای، و حداقل سالی یک‌بار ارزیابی کند که چه چیزهایی مؤثر هستند و چه چیزهایی نیستند. آیا برنامه در مسیر رسیدن به اهدافش قرار دارد؟
هر زمان که این ارزیابی‌ها، فرصتی برای بهبود برنامه شناسایی کرد، کارفرماها، مدیران و سرپرستان باید تنظیمات لازم را انجام داده و بر عملکرد برنامه نظارت کنند. به اشتراک گذاشتن نتایج این نظارت در محل کار، و اعلام موفقیت‌ها و قدردانی از افراد دخیل در این فرایند، به پیشرفت بیشتر کمک می‌کند».
در این مرحله که باید حداقل سالی یک‌بار انجام شود، مدیریت ارشد سازمان به‌همراه مدیریت ایمنی و بهداشت که در واقع سرپرست سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت است، و صاحبان فرایندها و سایر کارمندان، روی شناسایی ریسک‌های جدی یا نواقص سیستم مدیریت کار کرده، و چگونگی حل آن‌ها و تخصیص منابع برای رفعشان را بررسی می‌کنند.
داده‌های زیر در طول این بررسی مدیریتی در نظر گرفته می‌شوند:

• روند کلی اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی و پیشرفت به‌سوی کاهش ریسک،
• اثربخشی تلاش‌ها و فعالیت‌ها برای شناسایی، ارزیابی و اولویت‌بندی ریسک،
• اثربخشی تلاش‌ها و فرایندها برای شناسایی، ارزیابی و اولویت‌بندی نواقص سیستم،
• اثربخشی فرایندهایی که برای رسیدگی به علل زمینه‌ای ریسک‌ها و کمبودهای سیستم در نظر گرفته شده،
• نظرات کارمندان و نمایندگانشان،
• به‌روزرسانی وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، و شرایط در حال تغییر،
• اقدامات بعدی و به‌روزرسانی وضعیت بر اساس ارزیابی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی و بررسی‌های مدیریتی قبلی،
• به‌روزرسانی وضعیت میزان برآورده‌شدن اهداف اجرای سیستم مدیریت ایمنی شغلی،
• عملکرد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت نسبت به انتظارات، با در نظر گرفتن شرایط متغیر، نیاز به منابع، همسویی طرح تجاری و سازگاری کلی با خط‌مشی ایمنی و بهداشت شغلی سازمان‌ها.

در نهایت، تصمیمات اتخاذشده بر اساس بررسی مدیریتی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت، باید چنین ویژگی‌هایی داشته باشند:
جهت‌گیری آینده سیستم مدیریت ایمنی و سلامت را بر اساس خط‌مشی ایمنی سازمان، استراتژی‌های تجاری و شرایط کلی عملیات مشخص کند؛

• نیاز به تغییر در خط‌مشی، اولویت‌ها، اهداف، منابع یا سایر بخش‌های سیستم مدیریت ایمنی و سلامت شغلی را تعیین کند.
• پس از بررسی مدیریتی هم، خلاصه‌ای از بررسی را در قالب گزارشی بنویسید که در آن، تعهدات رهبر سازمان و فهرستی از موارد مربوط به اقدامات بعدی ذکر شده باشند.

جمع‌بندی

در این مقاله، اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی را در پنج مرحله خلاصه‌سازی کردیم تا دید مناسبی نسبت به آن داشته باشید. اگر سؤال دیگری در این زمینه دارید، زیر همین مقاله، با کارشناس‌های شرکت بهمدام در میان بگذارید.
شرکت بهمدام، سال‌هاست که در حوزه سیستم‌های مدیریتی ایمنی، کیفیت، انرژی و محیط زیست فعالیت کرده، و شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگی را در رسیدن به اهدافشان همراهی کرده است. کارشناس‌های زبده بهمدام با سال‌ها تجربه در اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت آماده هستند تا کسب‌وکار شما را هم ارزیابی کرده و راهکارهای مؤثری ارائه کنند.

منابع:
vectorsolutions.com
safetyproresources.com
assp.org
hsa.ie