راهنمای پیاده سازی سیستم مدیریت انرژی در ۶ مرحله

سیستم مدیریت انرژی بخش مهمی از فرایندهای عملیاتی سازمان‌ها در حوزه مصرف انرژی است؛ البته سازمان‌هایی که در عرصه بین‌المللی موفق هستند. آن‌ها با اجرای سیستم مدیریت انرژی نه‌تنها ردپای کربنی کمتری به‌جا می‌گذارند و در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه نظر جامعه را به‌عنوان مشتری‌های بالقوه، به خود جلب می‌کنند. در این صفحه، راهنمای پیاده سازی سیستم مدیریت انرژی در شش مرحله را با شما به اشتراک می‌گذاریم.

گام‌به‌گام اجرای سیستم مدیریت انرژی

سیستم مدیریت انرژی (Energy Management System) که به‌اختصار EMS یا برای اشتباه‌نشدن با سیستم مدیریت زیست‌محیطی (Environmental Management System)، به‌صورت EnMS هم شناخته می‌شود، فرایندی برای بهبود مستمر عملکرد سازمان در حوزه مصرف انرژی است.
این فرایند سیستماتیک برای همه سازمان‌ها و کسب‌وکارها، صرف‌نظر از اندازه یا حوزه فعالیتشان، بسیار سودمند است. البته بیشتر مناسب سازمان‌هایی است که عملیات و فرایندهای پرمصرفی دارند.
برای اجرای سیستم مدیریت انرژی به‌شکل مؤثر، باید این مراحل را طی کنید:

• تدوین و اجرای سیاست یا خط‌مشی مصرف انرژی؛
• شناسایی مصرف‌کنندگان اصلی انرژی در سرتاسر سازمان؛
• تعیین اهداف حوزه مصرف انرژی که قابل‌اندازه‌گیری هستند؛
• اجرای برنامه‌های از پیش‌تعیین‌شده برای دستیابی به اهداف مذکور؛
• ارزیابی و بررسی، و در صورت لزوم، انجام اقدام اصلاحی روی برنامه‌ها؛
• مرور مستمر چگونگی اجرای سیستم مدیریت انرژی و بهبود آن در صورت امکان.

بررسی، بازنگری و بهبود مستمر این فرایندها، در واقع شما را مطمئن می‌کند که برای استفاده از فرصت‌های جدید آماده هستید؛ و از همه روش‌های صرفه‌جویی در مصرف انرژی استفاده می‌کنید.
بیایید در ادامه، نگاهی مفصل‌تری به تک‌تک این مراحل بیندازیم و آن‌ها را تشریح کنیم.

پیشنهاد دوره آموزشی : آموزش الزامات سیستم مدیریت انرژی ISO 50001:2018

۱. تدوین سیاست یا خط‌مشی مصرف انرژی

اولین مرحله در پیاده سازی سیستم مدیریت انرژی در سازمان، به بخش ۴٫۳ استاندارد ایزو ۵۰۰۰۱، نسخه ۲۰۱۱ (ISO 50001-2011) مربوط می‌شود.
خط‌مشی انرژی، در واقع بیانیه مدیریت ارشد شرکت یا سازمان درباره اهداف سازمانی در اجرای سیستم مدیریت انرژی به‌شکل مؤثر و کارآمد است.
تعهدات مندرج در این بیانیه خط‌مشی، جهت‌گیری فعالیت‌های مدیریت انرژی را تعیین کرده و چهارچوب مشخصی برای چگونگی استفاده از انرژی برای بهبود عملکرد سازمان در این حوزه فراهم می‌کند.
این تعهدات به‌طور معمول مستندسازی شده و به همه پرسنل در سطوح و بخش‌های مختلف سازمان، از جمله پیمانکاران فعال در محل و سایر طرف‌های درگیر با مصرف انرژی، ابلاغ می‌شود.
سازمان‌هایی که سیستم‌های مدیریت ایزو ۹۰۰۱ (ISO 9001) یا ایزو ۱۴۰۰۱ (ISO 14001) را اجرا کرده‌اند هم این امکان را دارند که سیاست مدیریت انرژی را با خط‌مشی‌های مربوط به مدیریت کیفیت و مدیریت محیط زیست سازمان یکپارچه کنند.

۲. شناسایی مصرف‌کنندگان اصلی انرژی برای اجرای سیستم مدیریت انرژی

دومین مرحله اجرای سیستم مدیریت انرژی در سازمان، به بخش ۴٫۴٫۳ استاندارد ایزو ۵۰۰۰۱، نسخه ۲۰۱۱ (ISO 50001-2011) مربوط می‌شود.
تعیین تأسیسات، تجهیزات، سیستم‌ها، فرایندها و پرسنل عملیاتی درگیر با مصرف انرژی، این امکان را به سازمان می‌دهد تا منابع محدود موجود را برای حفظ و بهبود عملکرد بهینه مصرف انرژی متمرکز کند.
مصرف یا مصرف‌کننده عمده انرژی (SEU)، بخش یا اجزایی از سازمان است که مقدار قابل‌توجهی از انرژی را مصرف کرده، یا ظرفیت زیادی برای کاهش و بهبود مصرف انرژی در اختیار سیستم مدیریتی قرار می‌دهد.
البته تشخیص مصرف انرژی عمده، مستلزم آن است که سایر الزامات ایزو ۵۰۰۰۱ که مربوط به مصرف فراوان انرژی هستند هم رعایت شوند.
مواردی که در این مرحله باید به آن‌ها توجه شود، عبارت‌اند از:

• در نظر گرفتن آن‌ها برای تعیین اهداف انرژی و برنامه‌های عملی،
• اطمینان از آموزش و شایستگی کارکنان مربوطه در سرتاسر سازمان،
• برنامه‌ریزی برای نگهداری مؤثر و بهره‌برداری اصولی از انرژی در سازمان،
• توجه به بخش تجهیزات و تدارکات، به‌عنوان بخش مهمی از سیستم مدیریت انرژی،
• نظارت، اندازه‌گیری، و تجزیه و تحلیل عملکرد مصرف‌کنندگان عمده انرژی در سازمان مربوطه.

پرداختن به این الزامات برای مدیریت و متعاقب آن، بهبود وضعیت مصرف عمده انرژی، نیازمند منابع زیادی است. بنابراین سازمان باید استراتژی قابل‌اعتمادی برای ارزیابی مصرف انرژی و تعیین اهمیت آن داشته باشد.

۳. تعیین اهداف قابل‌اندازه‌گیری حوزه انرژی

سومین مرحله اجرای سیستم مدیریت انرژی به تعیین هدف مربوط می‌شود. اهداف موردنظر در سیستم مدیریت انرژی متفاوت هستند. اما مسائل به‌هم مرتبطی هم در این میان وجود دارند که باید به آن‌ها توجه کرد.
هدف از اجرای سیستم مدیریت انرژی در سازمان، نتیجه یا دستاورد خاصی در سطح سازمانی است که بیشتر با در نظر گرفتن خط‌مشی‌ها، استراتژی‌ها و اهداف شرکت یا سازمان موردنظر ایجاد می‌شود.
به‌طور معمول، هدف موردنظر تحت‌تأثیر الزامات قانونی یا شرایط مالی، عملیاتی یا تجاری موردتوجه تصمیم‌گیران سازمان قرار می‌گیرد. برای نمونه، «کاهش ۱۰درصدی مصرف انرژی طی پنج سال آینده» هدف خوبی است.
از سوی دیگر، هدف موردنظر، باید قابل‌اندازه‌گیری یا کمّی باشد. برای نمونه، صرف «کاهش مصرف انرژی در چند سال آینده»، امکان ارزیابی به هدف‌گذاران و تصمیم‌گیران، و متعاقب آن بازنگری و بهبود برنامه‌ها را فراهم نمی‌کند.

۴. اجرای سیستم مدیریت انرژی برای دستیابی به اهداف مذکور

چهارمین مرحله پیاده سازی سیستم مدیریت انرژی در سازمان، به بخش‌های ۴٫۲٫۱ و ۴٫۷٫۳ استاندارد ایزو ۵۰۰۰۱، نسخه ۲۰۱۱ (ISO 50001-2011) مربوط می‌شود.
در این مرحله از اجرای سیستم، نوبت به آن می‌رسد که به عقب برگشته و منابع سازمان را دوباره بررسی کنیم. چند دلیل مهم برای این کار وجود دارند:

• اول اینکه برنامه‌های عملیاتی، مکانیسم‌هایی هستند که برای دستیابی به اهداف انرژی استفاده می‌شوند. در صورت عدم‌تخصیص منابع لازم، این برنامه‌ها موفقیت لازم را کسب نمی‌کنند.
• دوم اینکه تا این مرحله از توسعه فرایندها، زمان زیادی صرف شده و تلاش فراوانی انجام شده، پس بهتر است منابع و همین‌طور تجربه‌های به‌دست‌آمده طی مسیر بررسی شده و تغییر و تعدیل موردنیاز انجام شود.
• سومین و آخرین دلیل هم اینکه، گزارش منظمی درباره پیشرفت طرح و دستاوردهای آن تا اینجا، به مدیریت ارشد ارائه می‌شود تا تعهد مدیریت به اجرا و تأمین پشتیبانی لازم، حفظ شود.

سازمان‌های دارای سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ (ISO 9001) و مدیریت محیط زیست ایزو ۱۴۰۰۱ (ISO 14001)، الزامات مشابهی برای اطمینان از تخصیص منابع موردنیاز، راه‌اندازی و بهبود سیستم مدیریت دارند.
همین فرایندها برای سیستم ایزو ۵۰۰۰۱ (ISO 50001) هم مناسب هستند و در بسیاری از موارد، نیازی به طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای مختص سیستم مدیریت انرژی وجود ندارد.

۵. ارزیابی و بررسی، انجام اقدام اصلاحی

در مرحله پنجم از فرایند اجرای سیستم مدیریت انرژی در سازمان، نوبت به ارزیابی و اقدام اصلاحی می‌رسد تا سیستم شکل درست‌تری به خود بگیرد.
البته از آنجا که بیشتر مراحل مربوط به اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه شبیه به‌هم هستند، بیشتر سازمان‌ها فقط یکی از فرایندها را اجرا کردهو نتایج را برای هر دو در نظر می‌گیرند.
فرایندهای مذکور از عناصر زیر تشکیل شده‌اند:

• اصلاح وضعیت فعلی؛
• ارزیابی اندازه و تأثیر عدم‌انطباق؛
• تعیین علت بالقوه یا بالفعل عدم‌انطباق موردنظر؛
• اقدام مؤثر برای ازبین‌بردن علتی که پیش‌تر تعیین شده؛
• بررسی و ارزیابی میزان تأثیر اقدامات انجام‌شده در جهت رفع علت؛
• ثبت و حفظ سوابق مربوط به اصلاح، ازریابی، تعیین علت و اقدام برای رفع آن.

فرایند اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه‌ای که برای شرکت یا سازمان خود ایجاد می‌کنید، باید همه عناصر فوق را بادقت در نظر بگیرد و آن‌ها را عملی کند.
نکته قابل‌توجه اینکه بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها از فرمی با عنوان «اقدام اصلاحی/پیشگیرانه» برای تشریح مراحل فرایند و گرفتن اطلاعات موردنیاز استفاده می‌کنند که به‌طور معمول دیجیتالی است.
اگر سازمان شما سیستم مدیریت یکپارچه دارد، شاید همین الان هم فرایند اقدام اصلاحی و پیشگیرانه را به‌عنوان بخشی از سیستم مدیریت دیگری، مانند سیستم مدیریت کیفیت یا سیستم مدیریت زیست‌محیطی داشته باشد.
پس می‌توانید پیش از اقدام به طراحی این فرم، سیستم مدیریت یکپارچه سازمانی را جست‌وجو کنید.

۶. مرور مستمر چگونگی اجرای سیستم مدیریت انرژی

مرحله ششم و آخر در اجرای سیستم مدیریت انرژی در سازمان، به بخش‌های ۴٫۷٫۱، ۴٫۷٫۲ و ۴٫۷٫۳ استاندارد ایزو ۵۰۰۰۱، نسخه ۲۰۱۱ (ISO 50001-2011) برمی‌گردد.
مدیریت ارشد باید به‌طور دوره‌ای و در فواصل مشخصی از اجرای سیستم مدیریت انرژی در سازمان، تناسب، کفایت و اثربخشی سیستم مذکور را ارزیابی کند تا از عملکرد درست آن مطمئن شود.
تمرکز سیستم مدیریت انرژی ایزو ۵۰۰۰۱ بر بهبود مدیریت و عملکرد انرژی است. بنابراین بررسی مدیریتی در این زمینه، باید شامل این موارد باشد:

• تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به سیستم مدیریت انرژی و عملکرد انرژی؛
• تعیین وضعیت اقدامات مناسبی که در حال اجرا هستند؛
• تصمیم‌گیری درباره تغییرات موردنیاز و فرصت بهبود.

این بررسی و ارزیابی برعهده مدیریت ارشد شرکت یا سازمان است و در قالب بازنگری مدیریتی انجام می‌شود. فرایند بررسی مدیریتی مؤثر این دستاوردها را تضمین می‌کند:

• اطلاعات مناسب برای اجرای سیستم مدیریت انرژی جمع‌آوری می‌شوند؛
• اطلاعات طوری ارائه می‌شوند که برای مدیریت معنادار بوده و برای تصمیم‌گیری مفید باشد؛
• مدیریت ارشد، تصمیمات مربوط به بهبود عملکرد انرژی و پیاده سازی مدیریت انرژی را می‌گیرد؛
• و در نهایت اینکه اقدامات موردنیاز برای عملی‌کردن تصمیمات اجرا می‌شوند.

جمع‌بندی

در نهایت اینکه پیاده سازی سیستم مدیریت انرژی به‌شکل درست و مؤثر برای کاهش مصرف انرژی در سازمان، نه‌تنها هزینه سرباری برای کسب‌وکارها نیست، بلکه برگشت سرمایه هم به‌دنبال دارد.
شرکت بهمدام با سال‌ها سابقه در حوزه طرح‌ریزی و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت کیفیت و انرژی در سازمان‌های کوچک تا بزرگ ایرانی، آماده است تا دانش و تجربه خود را در اختیار علاقه‌مندان این حوزه قرار بدهد. برای اجرای سیستم مدیریت انرژی یا کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، همین الان با ما تماس بگیرید.