گام‌به‌گام حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی

کسب‌وکاری که ایزو ۵۰۰۰۱ دارد، اما ممیزی سیستم مدیریت انرژی انجام نمی‌دهد، مانند قایقی است که بدون بازبینی و تعمیر خرابی‌هایش، راهی دریا می‌شود! ممیزی یا حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی در سازمان، فرایندی است که نشان می‌دهد کسب‌وکار مربوطه، الزامات ایزو را برآورده کرده یا نه. گزارشی که از دل این فرایند بیرون می‌آید، چراغ راه کسب‌وکار می‌شود. در این مقاله، همه آنچه باید درباره حسابرسی داخلی بدانید، با شما در میان می‌گذاریم.

چرا حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی انجام می‌شود؟

حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی (EnMS Internal Audit) عملکرد شرکت یا سازمان در قبال مصرف انرژی، و اثربخشی سیستم را بررسی می‌کند.

این فرایند سیستماتیک و مستقل باید مستندسازی هم بشود تا حسابرس‌های داخلی بتوانند با جمع‌آوری شواهد، و ارزیابی آن‌ها، متوجه شوند سازمان مربوطه الزامات ایزو را برآورده می‌کند یا نه.
حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی با سایر ممیزی‌هایی که شاید دیده باشید، مانند ممیزی انطباق محیطی یا حسابرسی مالی، تفاوت دارد. این حسابرسی بر کل سیستم متمرکز است.

به همین خاطر، آموزش حسابرسی یا ممیزی سیستم مدیریت انرژی برای حسابرس‌های داخلی بسیار مهم است. به منابع مناسبی هم برای ارائه مؤثر این آموزش، چه در داخل سازمان و چه توسط مدرس خارج از سازمان، نیاز است.

مسئول مدیریت انرژی در سازمان، به‌طور معمول مسئولیت برنامه‌ریزی کلی ممیزی داخلی را برعهده دارد. اما بعضی سازمان‌ها، برای حسابرسی داخلی، مدیری تعیین می‌کنند که نماینده مستقیم مدیریت ارشد نیست.

اگر شرکت یا سازمان شما، برنامه حسابرسی داخلی برای سیستم مدیریت دیگری، مانند سیستم مدیریت کیفیت، محیط زیست یا ایمنی و بهداشت دارد، می‌توانید از فرایند موجود برای حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی هم استفاده کنید.

اما اگر برنامه حسابرسی داخلی دیگری ندارید، بهتر است در دوره آموزشی درجه‌یکی برای حسابرسی داخلی شرکت کنید تا چگونگی مدیریت و اجرای حسابرسی داخلی را به‌خوبی یاد بگیرید.
در ادامه این مقاله، گام‌به‌گام حسابرسی داخلی EnMS را ارائه می‌کنیم.

۱. روش مستندی برای حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی ایجاد کنید

برای اجرای ایزو ۵۰۰۰۱، باید فرایند ممیزی داخلی شرکت یا سازمانتان را مستند کنید. این فرایند به‌طور معمول شامل این موارد است:

• هدف از ممیزی سیستم مدیریت انرژی،
• برنامه‌ریزی حسابرسی داخلی سیستم مدیریت،
• الزامات آموزشی و آگاهی‌بخشی برای حسابرسی داخلی،
• اجرای ممیزی سیستم مدیریت انرژی به‌شکل درست و مؤثر،
• مستندسازی نتایج حسابرسی داخلی طبق الگوهای موجود در سیستم،
• انتقال نتایج حسابرسی به مدیریت ارشد، برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی آتی،
• ثبت و نگهداری گزارش نتایج و سوابق مربوط به حسابرسی داخلی برای مراجعه‌های بعدی.

برای اجرای مؤثر فرایند حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی در سازمان، حتما تک‌تک مراحل فوق را بادقت پیگیری کنید.

نکته مهم این است که رویه حسابرسی داخلی، باید نقش‌ها و مسئولیت‌های همه کارکنان درگیر در حسابرسی و سایر ذی‌نفع‌ها را به‌طور دقیق مشخص کند.

ساختار چنین فرایندی، حول‌محور این الزامات شکل می‌گیرد:

• کارهایی که باید انجام شوند؛
• زمانی که آن کارها باید انجام شود؛
• فرد یا افراد مسئولی که باید انجام بدهند؛
• سوابقی که باید از این کارها ثبت و حفظ شوند.

 

پیشنهاد دوره آموزشی : آموزش آشنایی با سیستم‏ مدیریت انرژی ایزو ISO 50001

۲. برای ممیزی سیستم مدیریت انرژی برنامه‌ریزی کنید

همه ما می‌دانیم که حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی فعالیت‌های غافل‌گیرکننده‌ای در دل خود ندارد، پس باید در فواصل زمانی مشخصی، با برنامه‌ریزی قبلی انجام شود.

اجرای این ممیزی مستلزم آن است که مدیر برنامه حسابرسی یا نماینده مدیریت ارشد در حوزه ممیزی، برنامه حسابرسی داخلی را تهیه کند که به‌طور معمول شامل موارد زیر است:

• به حسابرسی عملکرد انرژی و سیستم مدیریت می‌پردازد؛
• وضعیت و اهمیت فرایندهای موردبررسی را در نظر می‌گیرد؛
• و به نتایج قبلی ممیزی سیستم مدیریت انرژی اهمیت می‌دهد.

ایزو ۵۰۰۰۱ ایجاب می‌کند که هنگام تدوین برنامه ممیزی، اهمیت و وضعیت فعلی حوزه‌ها و فرایندها را در نظر بگیرید. به‌طور معمول به این حوزه‌ها و فرایندها توجه می‌شود:

• مصرف زیاد انرژی،
• اهداف حوزه انرژی،
• کنترل عملیاتی و نگهداری انرژی،
• برنامه‌های عملیاتی سیستم مدیریت انرژی،
• فعالیت‌های مرتبط با بهبود پایدار انرژی در طول زمان.

حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی به‌طور معمول یک دوره سالیانه را پوشش می‌دهد. البته ممکن است برای دوره‌های کوتاه‌تر یا بلندتر هم باشد.

هر شرکت یا سازمانی آزاد است تصمیم بگیرید که یک ممیزی داخلی در سال انجام دهد که کل سیستم مدیریت انرژی را دربر بگیرد، یا چند ممیزی کوتاه‌تر انجام بدهد که در مجموع، همه الزامات سیستم مدیریت انرژی را برآورده کنند.

بعضی سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند که ممیزی سیستم مدیریت انرژی را جدا از ممیزی داخلی سیستم مدیریت انجام بدهند.

خلاصه آنکه از هر رویکردی استفاده می‌کنید، حتما ممیزی‌ها را بر اساس اهمیت و وضعیت حوزه‌ها و فرایندها برنامه‌ریزی کنید.

در ادامه به توضیح نمونه‌ای از حسابرسی داخلی می‌پردازیم که وضعیت و اهمیت تدوین برنامه حسابرسی را نشان می‌دهد.

نمونه حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی

فرض کنید شرکت الف برنامه «تله بخار» را به‌عنوان بخشی از برنامه اقدام برای کاهش اتلاف انرژی، در ساختمان اصلی خود اجرا می‌کند.

ممیزی سیستم مدیریت انرژی این شرکت نشان می‌دهد که برنامه تله بخار، در بازه زمانی تحت‌پوشش ممیزی، دو بار حسابرسی خواهد شد.

اولین حسابرسی داخلی، ارزیابی می‌کند که آیا برنامه مذکور اصلا اجرا شده یا نه. دومین حسابرسی هم ارزیابی می‌کند که آیا بازرسی‌های معمول تله‌های بخار، طبق برنامه انجام می‌شوند یا نه، و این برنامه چه تأثیری بر کاهش اتلاف انرژی دارد.

وقتی ممیزی‌های داخلی را انجام دادید، شاید بر اساس نتایج آن‌ها، لازم شود تنظیمات برنامه حسابرسی را تغییر بدهید. برای نمونه به این تغییر تنظیمات توجه کنید:

برنامه ممیزی داخلی سالیانه شرکت الف، دو نوبت حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی را شامل می‌شود؛ برای نمونه، روشنایی داخلی و خارجی در ساختمان شرکت.

اگر هنگام انجام ممیزی مصرف انرژی زیاد، هیچ عدم‌انطباقی شناسایی نشود، برنامه حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی مذکور برای سال آینده اصلاح شده، و فقط یک ممیزی داخلی در آن گنجانده می‌شود.

از سوی دیگر، اگر ممیزی‌های داخلی، نشان‌دهنده عدم‌انطباق مداوم با الزامات سیستم مدیریت انرژی در سازمان باشند، برنامه موردنظر، هر دو نوبت ممیزی را برای سال آینده در نظر گرفته و چه‌بسا ممیزی‌های اضافی هم انجام بدهد.

این‌ها نمونه‌های دیگری از دلایل مهم برای اصلاح برنامه حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی هستند:

• تغییرات در سازمان،
• ابتکارهای جدید مدیریتی،
• مسائل یا نیازهای مشتری‌ها،
• تغییرات در فرایندهای اجرایی،
• برآورد‌ه‌نشدن اهداف ممیزی داخلی،
• افزودن اهداف یا تغییر اهداف انرژی فعلی.

۳. برنامه حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی را اجرا کنید

برای هر حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی در سازمان، دستورکار خاصی تهیه می‌شود. به‌طور معمول، مدیر حسابرسی داخلی، حسابرس اصلی سازمان یا رهبر تیم حسابرسی این طرح را تهیه می‌کنند.

طرح ممیزی سیستم مدیریت انرژی شامل اطلاعات زیر است:

• اهداف حسابرسی داخلی،
• تاریخ‌های مربوط به حسابرسی،
• فرایندها و حوزه‌های موردارزیابی،
• الزامات و معیارها و منابع موردنیاز،
• حسابرس‌های مسئول هر حوزه و فرایند.

این‌ها هم نمونه‌هایی از اهداف رایج حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی هستند:

• مطابقت با الزامات سیستم مدیریت انرژی و ایزو ۵۰۰۰۱،
• انطباق با اهداف و اهداف انرژی تعیین‌شده،
• پیاده‌سازی مؤثر سیستم مدیریت،
• بهبود عملکرد انرژی.

نمونه‌هایی از فرایندهایی که باید حسابرسی شوند هم شامل موارد زیر هستند، اما محدود به این‌ها نیستند:

• مسئولیت مدیریت ارشد سازمان،
• مصرف انرژی بیش از اندازه،
• اهداف مصرف انرژی،
• اطلاع‌رسانی و آگاهی‌بخشی،
• کنترل‌های عملیاتی و نگهداری،
• کنترل اسناد و مدارک مربوط به حسابرسی،
• اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه بر اساس نتایج ممیزی.

برنامه ممیزی سیستم مدیریت انرژی ممکن است در قالب‌های مختلفی ارائه شود که نیازهای شرکت یا سازمان را برآورده می‌کنند.

برنامه حسابرسی، در بیشتر موارد، زمان‌بندی فرایندها و عملکردها، مناطق موردبازرسی و تاریخ‌های مهم را مشخص می‌کند.

از سوی دیگر، بعضی برنامه‌های ممیزی فقط نشان می‌دهند که چه فرایندها و عملکردهایی در چه زمانی باید ارزیابی شوند.

این برنامه‌ها جایگاه و اهمیت فرایندها در نظر گرفته شده، و همه فرایندهای سیستم مدیریت انرژی و الزامات ایزو ۵۰۰۰۱ در دوره زمانی معینی را ارزیابی می‌کنند.

۴. حسابرس‌های داخلی را انتخاب و آموزش دهید

کسانی ممیزی سیستم مدیریت انرژی را انجام می‌دهند که دوره‌های آموزشی لازم برای حسابرسی داخلی این سیستم‌ها را گذرانده باشند.

شاید یک یا چند نفر حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی را انجام بدهند؛ در هر صورت، حسابرس باید بی‌طرف باشد و نباید کار خودش را هم ارزیابی کند!

حسابرس‌های داخلی به‌طور معمول توسط حسابرس‌های داخلی مجرب یا شرکت‌هایی آموزش می‌بینند که سابقه برگزاری چنین دوره‌هایی را دارند.

آموزش حسابرسی داخلی شامل این موارد است:

• الزامات ایزو ۵۰۰۰۱،
• اهداف حسابرسی داخلی،
• چگونگی طراحی و استفاده از چک‌لیست،
• چگونگی جمع‌آوری و ارزیابی شواهد عینی،
• چگونگی مستندسازی یافته‌های مثبت و منفی،
• چگونگی تهیه گزارش نهایی برای مدیریت ارشد از نتایج.

۵. ارزیابی‌های داخلی را انجام بدهید

ممیزی سیستم مدیریت انرژی هم حوزه‌های موفق در مدیریت انرژی را مشخص می‌کند، و هم حوزه‌هایی که باید بهبود پیدا کنند.
در واقع حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی می‌خواهد مشخص کند که آيا سازمان مربوطه:

• آنچه را می‌گوید، انجام می‌دهد یا نه؟
• اهداف خود در مصرف انرژی را برآورده کرده؟
• سیستم مدیریت انرژی را مدام بهبود می‌بخشد؟
• به بهبود عملکرد انرژی در سازمان دسترسی دارد؟

هم انتخاب‌های حسابرس‌ها، و هم روش انجام حسابرسی داخلی، باید نشان دهد که فرایند مربوطه، عینی و بی‌طرفانه است.

از همه حسابرس‌ها انتظار می‌رود مسئولیت‌های محول‌شده را به همان شکلی انجام دهند که در برنامه حسابرسی داخلی تعیین شده است.

حسابرس‌های داخلی، شواهد عینی را به روش‌های زیر جمع‌آوری می‌کنند:

• مصاحبه با کارکنان سازمان،
• مشاهده فعالیت‌های سازمانی،
• بررسی اسناد و مدارک موجود،
• بررسی سوابق و داده‌های قبلی.

چک‌لیست‌های حسابرسی هم برای کمک به سازمان‌دهی و مستندسازی شواهد و یافته‌های حسابرسی داخلی، بسیار کارساز هستند.

۶. نتایج حسابرسی را به مدیریت ارشد گزارش دهید

نتایج ممیزی داخلی اعم از مثبت یا منفی باید ثبت شده و به مدیریت ارشد سازمان گزارش شوند. بعضی سازمان‌ها، یافته‌های حسابرسی را در فرمی با عنوان «یافته‌های حسابرسی» ثبت می‌کنند.

بعضی دیگر هم یافته‌های منفی را به‌طور مستقیم در فرم اقدام اصلاحی ثبت کرده، و یافته‌های مثبت را در گزارش حسابرسی یا خلاصه‌ای از نتایج حسابرسی فهرست می‌کنند.

گزارش نتایج حسابرسی به مدیریت ارشد، بخشی از فرایند بررسی سیستم مدیریت انرژی است. سطح جزئیات ارائه‌شده در این گزارش، باید متناسب با نیازهای مدیریت ارشد باشد. اقدامات اصلاحی در قبال یافته‌های منفی هم باید به‌موقع انجام شوند.

۷. سوابق نتایج را ثبت و نگهداری کنید

ایزو ۵۰۰۰۱ شرکت‌ها و سازمان‌ها را ملزم به نگهداری سوابق نتایج ممیزی سیستم مدیریت انرژی و سایر سیستم‌های مدیریتی می‌کند.

مهم‌ترین رکوردهایی که باید در سوابق ممیزی داخلی، ثبت و نگهداری شوند، عبارت‌اند از:

• برنامه حسابرسی،
• طرح اجرایی حسابرسی داخلی،
• سوابق مربوطه به آموزش حسابرس داخلی،
• گزارش عدم‌انطباق حسابرسی یا سوابق اقدامات اصلاحی،
• گزارش نهایی حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی سازمان.

جمع‌بندی

حسابرسی داخلی سیستم مدیریت انرژی جزوی مهم و جدانشدنی از اجرای این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌هاست. نکته قابل‌توجه اینکه اگر می‌خواهید ممیزی سیستم مدیریت انرژی بی‌نقصی در سازمان خود اجرا کنید، شرکت بهمدام، با سال‌ها سابقه درخشان در این زمینه، آماده است تا شما را در رسیدن به هدفتان یاری کند. برای کسب اطلاعات بیشتر، با ما تماس بگیرید.

منبع:
eere.energy.gov