راهنمای کامل اجرای ایزو ۹۰۰۱ + ۱۲ گام عملی تا دریافت گواهینامه
- 0
اجرای سیستم مدیریت کیفیت جزو ضروری‌ترین اقداماتی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها باید انجام بدهند تا حضور موفقی در عرصه‌های ملی و بین‌المللی داشته باشند. دریافت گواهینامه‌های مدیریت کیفیت، مزیت رقابتی بسیار مؤثری برای شرکت‌های فعال در حوزه‌های مختلف به حساب می‌آید. در این راهنمای عملی اجرای ایزو ۹۰۰۱ در سازمان، شما را با مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ آشنا می‌کنیم که از تعهدات اولیه شروع شده و تا بهبودهای مستمر ادامه می‌یابند.
مراحل اجرای ایزو ۹۰۰۱ چه هستند؟
شاید برایتان جالب باشد که بدانید طبق آمار موجود، بیش از دوهزار شرکت و سازمان ایرانی، گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را دریافت کرده‌اند که باعث تحولی کیفی در صنعت ایران هم شده است.
بسیاری از سازمان‌های فعال در کشورمان، از دانش مناسبی درباره سیستم مدیریت کیفیت برخوردار هستند، اما هنوز با سطح ایدئال آگاهی در این زمینه فاصله داریم.
اجرای سیستم مدیریت کیفیت به‌شکل مؤثر، مستلزم دریافت دیدگاه‌های کارکنان، نه‌فقط در بخش مدیریت ارشد، بلکه در همه سطوح سازمان، و بهبود مستمر است.
تعهد قاطع همه ارکانی که در شکل‌گیری سازمان نقش دارند به تغییر و بهبود فرایندها، برای موفقیت در اجرای سیستم مدیریت کیفیت ضروری است.
در ادامه دوازده گام یا مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را بیان کرده و توضیح مختصری درباره هرکدام ارائه می‌دهیم. در پایان هم یک پیشنهاد عالی برایتان داریم.
پیشنهاد دوره آموزشی: دوره آموزشی آنلاین سیستم مدیریت کیفیت ایزو ISO 9001:2015
گام اول: رهبر سازمان به اجرای ایزو ۹۰۰۱ متعهد شود
هیچ ابتکار یا تغییر مثبتی در شرکت‌ها و سازمان‌ها، بدون تعهد و تلاش رهبر و مدیریت ارشد آن امکان‌پذیر نمی‌شود. اجرای سیستم مدیریت کیفیت هم از این قاعده مستثنی نیست.
بنابراین در اولین گام از مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در سازمان، مدیریت ارشد باید متعهد به اجرای این شود و در این راه، همه تلاش خود را انجام بدهد.
ضمن آنکه رهبر سازمان می‌تواند با دریافت گواهینامه و ثبت استانداردهای بین‌المللی مانند ایزو ۹۰۰۱، به مشتری‌ها و ذی‌نفع‌ها نشان بدهد که این سازمان به کیفیت متعهد است.
پس پیش از هر اقدامی برای اجرای ایزو ۹۰۰۱ در شرکت، مدیریت ارشد باید به این درک برسد که کارایی کلی کسب‌وکارش، با استفاده مؤثر از سیستم مدیریت کیفیت بهبود پیدا می‌کند.
گام دوم: حالا تیم اجرای سیستم مدیریت کیفیت سروشکل می‌گیرد
در هر شرکتی باید فرد یا افراد مجرب و آموزش‌دیده‌ای، در قالب تیم اجرایی، مسئولیت پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را برعهده بگیرند.
این تیم اجرایی، به سرپرستی فردی با سمت «سرپرست اجرای ایزو ۹۰۰۱» شکل می‌گیرد که نماینده مستقیم مدیریت است.
او مسئولیت هماهنگی، برنامه‌ریزی و نظارت بر اجرای سیستم مدیریت کیفیت را برعهده می‌گیرد. این سرپرست رابط میان مدیریت ارشد و نهاد ثبت‌کننده استاندارد ایزو هم هست.
البته همه کارکنان در همه سطوح و بخش‌های درون سازمان باید در این تیم اجرایی حضور مؤثری داشته باشند. اجرای سیستم‌های مدیریت کیفیت، کاری تیمی است که فقط با تعهد همه طرف‌های درگیر، به موفقیت نهایی می‌رسد.
گام سوم: مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ آموزش داده می‌شود
اجرای برنامه‌های اطلاع‌رسان و آگاهی‌بخش درباره استانداردهای بین‌المللی مدیریت کیفیت، جزو ضروری‌ترین مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت هستند.
این‌ها مهم‌ترین سرفصل‌هایی هستند که در روند اطلاع‌رسانی و دانش‌افزایی کارکنان درباره اجرای ایزو ۹۰۰۱ باید مورد توجه قرار بگیرند:
- مزایای اجرای سیستم مدیریت کیفیت برای کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفع‌ها؛
- مسئولیت‌ها و نقش‌های مربوط به هر فردی داخل سیستم که باید برعهده گرفته و پاسخگویشان باشد؛
- چگونگی عملکرد سیستم مدیریت کیفیت، و دستاوردهایی که پیاده‌سازی درست و مؤثر آن برای شرکت یا سازمان به همراه خواهد داشت.
در این گام، تأکید بر این است که مزایای اجرای ایزو ۹۰۰۱ در سازمان، از طریق برنامه‌های مؤثر آموزشی و آگاهی‌بخشی به کارکنان منتقل شوند.
بدیهی است که همه کارکنان شرکت و همه سطوح سازمانی، تحت‌تأثیر پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ قرار می‌گیرند. بنابراین آموزش‌های لازم در این زمینه باید در اختیار همه کارکنان قرار بگیرند.
هر برنامه کامل و جامعی که سازمان برای اجرای سیستم مدیریت کیفیت تدوین می‌کند، باید این آموزش را ضروری دانسته و جوانب مختلف آن را پیش‌بینی کند.
همه مفاهیم اساسی سیستم‌های کیفی و مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ و تأثیر آن بر سازمان، باید در این دوره‌های آموزشی پوشش داده شوند.
نکته مهم اینکه هرکجا پای آموزش جامع و اصولی در سازمان به میان بیاید، توانایی‌ها و استعدادهای افراد هم شکوفا می‌شوند، که این خود، به پیشرفت سازمانی کمک شایانی می‌کند.
گام چهارم: استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ با سیاست‌های سازمانی ادغام می‌شوند
هر سیستم مدیریت کیفیتی باید مطابق استانداردهای بین‌المللی ایجاد شود. اما این امر مانع ادغام، تطبیق یا افزودن موارد ضروری به برنامه‌های باکیفیت فعلی نیست.
یعنی ضمن آنکه سیستم مدیریت کیفیت را طبق دستورالعمل‌های سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) اجرا می‌کنیم، می‌توانیم سیاست‌ها و رویکردهای ویژه سازمان را هم حفظ کنیم.
این گام از مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ را می‌توان مقایسه سیستم فعلی شرکت یا سازمان با الزامات استانداردهای بین‌المللی در نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ دانست.
برای این منظور، باید وضعیت اولیه شرکت یا سازمان، سیاست‌ها و خط‌مشی‌های جاری، و رویکردهای فعلی در قبال محیط زیست را شناسایی و مدون کنیم.
بیشتر بخوانید: هر آنچه باید از سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001) بدانید
گام پنجم: اجرای سیستم مدیریت کیفیت باید مستند شود
بعد از آنکه سیستم مدیریت کیفیت فعلی سازمان با استاندارد نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ مقایسه شد، از مستندسازی این عملیات، برای بررسی هرگونه عدم‌انطباق استفاده می‌شود.
طرح پیاده‌سازی مستند، در واقع فرایندها را شناسایی و ارزیابی می‌کند تا سیستم مدیریت کیفیت فعلی سازمان با استاندارد بین‌المللی ایزو ۹۰۰۱ مطابقت کامل داشته باشد.
مستندسازی مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت بسیار مهم است، چون عدم‌انطباق فرایندهای سازمانی با سیستم‌های مدیریت کیفیت رواج دارد و برای جلوگیری از آن‌ها، باید اسناد لازم توسعه داده شوند.
مهم‌ترین مستندات لازم در اجرای ایزو ۹۰۰۱ عبارت‌اند از:
- بیانیه‌های مربوط به خط‌مشی و اهداف کیفی اجرای سیستم،
- کتابچه راهنما درباره چگونگی اجرای سیستم و کیفیت موردنظر سازمان،
- سوابق و رویه‌های موردنیاز استاندارد ایزو ۹۰۰۱ که در شرکت یا سازمان اجرا شده‌اند،
- اسناد موردنیاز برای برنامه‌ریزی، عملیات و کنترل مؤثر فرایندهای مرتبط با دستورالعمل‌های ایزو.
گام ششم: مستندات اجرای ایزو ۹۰۰۱ کنترل می‌شوند
برای کنترل مستندات اجرای سیستم مدیریت کیفیت، باید سیستم ویژه‌ای با عنوان کنترل مستندات ایجاد شود، که جزوی از سیستم کلی است.
با استفاده از این سیستم، می‌توان انواع مستندات موجود را در صورت نیاز، ایجاد، تأیید، توزیع، بازنگری، ذخیره‌سازی یا دفع کرد.
کار با سیستم‌های کنترل مستندات باید تا حد امکان آسان و ساده باشد. در عین حال باید به اندازه کافی برای برآوردن الزامات نسخه ۲۰۱۵ ایزو ۹۰۰۱ جامع و کافی باشد.
گام هفتم: حالا موقع اجرای سیستم مدیریت کیفیت است
در سازمان‌های بزرگ، بهترین روش این است که سیستم مدیریت کیفیت، در حین مستندسازی و با توسعه مستندات پیاده‌سازی شود.
البته این روش در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای کوچک‌تر، کارساز نیست. در چنین سازمان‌هایی، سیستم مدیریت کیفیت یک‌باره در سرتاسر سازمان پیاده‌سازی می‌شود.
البته با اجرای مرحله‌ای و پیاده‌سازی گام‌به‌گام سیستم مدیریت کیفیت، می‌توان اثربخشی سیستم در حوزه‌های مختلف را کم‌کم ارزیابی کرد.
پیشرفت پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، برای اطمینان از مؤثر بودن آن و در نتیجه مطابقت با استاندارد ایزو ۹۰۰۱، با بررسی مدیریتی و ممیزی کیفیت داخلی، موردارزیابی قرار می‌گیرد.
بیشتر بخوانید: اصول مدیریت کیفیت ISO 9001:2015 چه هستند؟ + ۷ اصل ایزو که باید بدانید
گام هشتم: حسابرسی داخلی انجام می‌شود
اثربخشی سیستمی که راه‌اندازی شده، باید با استفاده از حسابرسی داخلی، به‌طور منظم بررسی شود. این‌ها مهم‌ترین دلایل این بررسی مستمر هستند:
- اطمینان از مطابقت سیستم مدیریت کیفیت با الزامات چنین سیستم‌هایی، که با فرایندهای سازمانی و همین‌طور الزامات ایزو ۹۰۰۱ مطابقت داشته باشد؛
- و اطمینان از اجرا و حفظ مؤثر سیستم مدیریت کیفیت در شرکت یا سازمان مربوطه.
گام نهم: مدیریت ارشد مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ را بازبینی می‌کند
سه تا شش ماه بعد از پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، تیم رهبری یا مدیریت ارشد، مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ را بازبینی و بررسی می‌کنند.
اطمینان از اثربخشی سیستم و هماهنگی مداوم آن با فرایندهای سازمانی، مهم‌ترین دلایل بازبینی و بررسی سیستم مدیریت کیفیت توسط مدیریت ارشد هستند.
گام دهم: حسابرسی خارجی برای اجرای ایزو ۹۰۰۱ انجام می‌شود
قبل از درخواست صدور گواهینامه، باید ارزیابی اصلی انجام شود. نهادهای مسئول صدور گواهینامه ایزو، به‌طور معمول حسابرس مستقل، اما واجد شرایطی برای انجام این خدمات معرفی می‌کنند.
اگر این حسابرسی توسط فردی خارج از سازمان نتیجه موفقیت‌آمیزی داشته باشد، قبل از درخواست صدور گواهینامه، شرکت یا سازمان از درستی اجرای ایزو ۹۰۰۱ اطمینان حاصل می‌کند.
گام یازدهم: گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ صادر می‌شود
بعد از طی مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت و چند ماه کار و تثبیت آن در سازمان، برای صدور گواهینامه، درخواست داده می‌شود.
ابتدا ممیزی اسناد انجام می‌شود. در صورت انطباق با الزامات استاندارد کیفیت، در مرحله بعد ممیزی در محل شرکت انجام خواهد شد.
تنها در صورتی گواهینامه موردنظر به شرکت یا سازمان اعطا می‌شود که مرجع صدور گواهی از عملکرد سیستم مدیریت کیفیت در آن سازمان راضی باشد.
نکته مهم اینکه گواهینامه فقط برای دوره‌ای سه‌ساله معتبر است. بعد از گذشت این مدت، سازمان مسئول صدور گواهینامه، ممیزی‌های نظارتی دوره‌ای را انجام خواهد داد و در صورت موافقت، ایزو را تجدید می‌کند.
گام دوازدهم: اجرای ایزو ۹۰۰۱ باید بهبود مستمر داشته باشد
یکی از مهم‌ترین مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ بهبود مستمر است؛ یعنی اگر گواهینامه را دریافت کرده‌اید، باید تلاش مداومی برای حفظ هماهنگی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان خود داشته باشید.
نباید بعد از دریافت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، تمرکز خود را از دست بدهید. یک یا دو بار طی سال، حسابرسی خارج از سازمان برای انجام ممیزی نظارتی به محل شرکت می‌آید تا مطمئن شود سازمان همچنان طبق استانداردها عمل می‌کند. پس باید بهبود مداوم داشته باشید.
نظارت و بازبینی مداوم سیستم مدیریت کیفیت بسیار ضروری است. شرکت باید اهدافی را در نظر داشته باشد که اندازه‌گیری و تفسیر نتایجش برای همه اعضای تیم آسان باشد. این بررسی‌ها باید تغییرات لازم، و همین‌طور فرصت‌های موجود برای بهبود را بررسی کنند.
حسابرسی‌های داخلی در سازمان و بررسی‌های مدیریتی، راه‌های فوق‌العاده‌ای برای پیگیری عملکرد سیستم ایزو ۹۰۰۱ و روند بهبود و اثرگذاری آن هستند.
توصیه می‌شود هر دوی این رویه‌ها، برای فواصل زمانی منظم برنامه‌ریزی شوند تا از الزامات ایزو ۹۰۰۱ عقب نمانید. با داشتن اطلاعات کافی، یافتن ریسک‌ها و فرصت‌ها هم آسان‌تر می‌شود.
بیشتر بخوانید: مزایای ایزو ۹۰۰۱ چه هستند؟ + ۷ مزیت + ۴ گروه ذی‌نفع!
جمع‌بندی
در این راهنمای جامع، مراحل پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ را با شما در میان گذاشتیم؛ اما اجرای سیستم مدیریت کیفیت برای کسب‌وکارها و شرکت‌ها، همیشه کار آسانی نیست! اجرای درست سیستم مدیریت کیفیت هم مانند سایر سیستم‌های سازمانی، نیازمند دانش و تجربه مؤثر است.
اینجاست که کارشناس‌های زبده و مجرب شرکت بهمدام آماده هستند تا شما را در تک‌تک مراحل اجرای ایزو ۹۰۰۱ برای شرکت یا سازمانتان همراهی کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر، همین الان با ما تماس بگیرید.
منابع: