حسابرسی داخلی چیست؟ کامل‌ترین و سرراست‌ترین پاسخ را اینجا بخوانید!
- 0
اگر قصد گرفتن گواهینامه ایزو دارید، حتما باید با حسابرسی داخلی آشنا شوید، چون ممکن است ورق را به نفع یا ضرر سازمانتان برگرداند! حسابرس داخلی، مطابقت فرایندهای شرکت با الزامات ایزو را بررسی می‌کند. هدف این حسابرسی در ایزو، ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت سازمان، و البته عملکرد کلی آن است. در این مقاله بهمدام حسابرسی یا ممیزی داخلی را به‌طور مفصل بررسی کرده و همه آنچه را باید دراین‌باره بدانید، توضیح می‌دهیم.
بیشتر بخوانید: دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت
چرا حسابرسی داخلی انجام می‌شود؟
هر شرکت و سازمانی، در فرایند گرفتن ایزو ۹۰۰۱ باید حسابرسی داخلی را انجام بدهد. این حسابرسی به‌طور معمول به یک یا چند مورد از دلایل زیر انجام می‌شود:
- اطمینان از انطباق فرایندهای شرکت با الزامات، استانداردها و مقررات داخلی، صنعتی و بین‌المللی
- تعیین اثربخشی سیستم اجرایی در تحقق اهداف کیفی، زیست‌محیطی و مالی تعیین‌شده
- کشف فرصت‌های بهبود در فرایندهای سازمانی
- برآوردن الزامات قانونی و مقرراتی موجود
- ارائه بازخورد به مدیریت ارشد شرکت
انواع حسابرسی داخلی ایزو چه هستند؟
حسابرسی داخلی را به‌طور معمول با عنوان «حسابرسی شخص اول» (First-party Audit) می‌شناسند. این حسابرسی را سازمان‌ها برای تعیین انطباق با مجموعه الزاماتی انجام می‌دهند که ممکن است از استانداردهایی مانند ایزو ۹۰۰۱ و همین‌طور الزامات مشتری یا نظارتی ناشی شوند.
این‌ها رایج‌ترین روش‌های حسابرسی داخلی هستند که برای تعیین انطباق استفاده می‌شوند:
- حسابرسی سیستم
- حسابرسی فرایند
- حسابرسی محصول
بیایید نگاه جزئی‌تری به این سه نوع حسابرسی بیندازیم:
حسابرسی سیستم چیست؟
حسابرسی سیستم (System Audit) با استفاده از چک‌لیست حسابرسی داخلی انجام می‌شود. این حسابرسی بر سیستم مدیریت کیفیت سازمان به‌عنوان یک کل تمرکز کرده، و فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده را با الزامات سیستم مقایسه می‌کند تا مطمئن شود هر بند آن به‌درستی اجرا می‌شود.
حسابرسی فرایند چیست؟
حسابرسی فرایند (Process Audit) تحلیل عمیقی است که تأیید می‌کند فرایندهای سیستم مدیریت، مطابق نتایج موردنظر انجام می‌شوند.
ممیزی فرایند هرگونه فرصت برای بهبود و اقدامات اصلاحی احتمالی را هم شناسایی می‌کند. این حسابرسی داخلی برای تمرکز بر هر فرایند خاص، آسیب‌پذیر، جدید یا پرخطری استفاده می‌شود.
حسابرسی محصول چیست؟
حسابرسی محصول مجموعه‌ای از ممیزی‌ها در مراحل مناسب طراحی، تولید و تحویل هستند. هدف آن‌ها تأیید انطباق این مراحل با الزامات محصول، اعم از ابعاد، عملکرد، بسته‌بندی و برچسب‌گذاری است.
حسابرس داخلی چگونه انتخاب می‌شود؟
انتخاب حسابرس داخلی بر اساس چند اصل مهم انجام می‌شود. هدف همه این اصول، تبدیل حسابرسی به ابزار مؤثر و قابل‌اعتمادی است که از سیاست‌ها و خط‌مشی‌های مدیریتی پشتیبانی کرده، و اطلاعات بی‌طرفانه‌ای ارائه دهد تا شرکت بتواند برای بهبود مستمر عملکردش، بر اساس آن عمل کند.
رعایت این اصول، پیش‌نیازی برای اطمینان از دقیق، عینی و کافی بودن نتایج حسابرسی است. در ضمن باعث می‌شود حسابرسانی که به‌طور مستقل از یکدیگر کار می‌کنند، در شرایط مشابه، به نتایج یکسانی برسند.
این‌ها اصول مربوط به حسابرسان داخلی حرفه‌ای هستند:
- رفتار اخلاقی: داشتن صداقت، رازداری و معتمد بودن، برای حسابرس ضروری است.
- رفتار حرفه‌ای: حسابرس باید بر اساس اهمیت وظیفه‌اش، رفتار حرفه‌ای داشته باشد.
- استقلال: حسابرس باید مستقل از فعالیت موردحسابرسی، و بی‌طرف باشد.
- رویکرد مبتنی بر شواهد: شواهد باید قابل‌تأیید بوده و بر اساس نمونه اطلاعات باشند.
- ارائه منصفانه: گزارش‌ها، یافته‌های حسابرسی و نتیجه‌گیری‌ها، باید فعالیت حسابرسی را به‌درستی و صادقانه منعکس کنند.
شایستگی حسابرس داخلی، بر اساس آموزش‌های او، مشارکتش در حسابرسی‌های قبلی و تجربه در حسابرسی داخلی ارزیابی می‌شود.
حسابرس داخلی ممکن است از نیروهای داخل سازمان یا خارجی باشد. اما در هر صورت، باید بی‌طرفانه برخورد کند و نتایج صادقانه‌ای ارائه بدهد.
اگر فردی از نیروهای داخل سازمان برای حسابرسی انتخاب می‌شوند، باید مکانیسمی ایجاد شود تا از بی‌طرفی او و نتیجه بررسی‌اش اطمینان حاصل شود. برای نمونه، برای حسابرسی بخش فلان، فردی از بخش بهمان انتخاب شود!
این حسابرسی‌ها به‌طور کلی دشوار هستند و به تخصص‌های مختلفی نیاز دارند. تعداد افراد تیم حسابرسی هم به اندازه سازمان، نوع عملیات و دامنه حسابرسی بستگی دارد.
بیشتر بخوانید: صفر تا صد سیستم مدیریت کیفیت (Quality Management-ISO 9001)
آمادگی‌های قبل از حسابرسی داخلی چه هستند؟
قبل از شروع حسابرسی، باید وقت بگذارید و حسابی آماده شوید! از این مرحله چشم‌پوشی نکنید، چون هر چه وقت بیشتری برای آماده‌سازی و سازمان‌دهی بگذارید، در زمان حسابرسی داخلی صرفه‌جویی بیشتری می‌کنید.
توصیه می‌شود برنامه حسابرسی به‌روز و تعریف‌شده‌ای برای هر فرایند داشته باشید. برنامه حسابرسی را به همه طرف‌های درگیر در این فرایند و همین‌طور مدیریت ارشد ابلاغ کنید، چون به تسهیل کارها کمک می‌کند.
همه اطلاعات مستند مربوطه را جمع‌آوری کنید. به معیارهای فرایند، دستورالعمل‌های کاری، نمودارهای لاک‌پشتی، نقشه‌های فرایند و فلوچارت‌ها دقت کنید.
در صورت امکان، برگه‌های کاری تحلیلی و طرح‌های کنترلی را هم جمع‌آوری و بررسی کنید. این موارد را به‌طور کامل بررسی کنید و جنبه‌های موردممیزی را برجسته نمایید. استفاده درست از اطلاعات مستند، باعث می‌شود سوابق محکمی از حسابرسی داخلی داشته باشید.
چک‌لیست حسابرسی داخلی چیست؟
چک‌لیست ممیزی داخلی به شما کمک می‌کند تا با تعیین اینکه آیا این الزامات به‌طور مؤثری حفظ و اجرا می‌شوند، تعیین کنید که سیستم مدیریت کیفیت سازمان شما تا چه حدی با الزامات مطابقت دارد.
ابزار ممیزی داخلی به سازمانتان کمک می‌کند تا وضعیت سیستم مدیریت فعلی را ارزیابی کرده، و ضعف‌های فرایندها را شناسایی نماید. هدف هم ایجاد رویکرد هدفمندی برای اولویت‌بندی اقدامات اصلاحی به‌منظور ایجاد بهبود است.
چک‌لیست حسابرسی داخلی به‌عنوان نقطه مرجعی قبل، حین و بعد از فرایند حسابرسی قرار می‌گیرد. اگر چنین چک‌لیستی برای حسابرسی تهیه شده و به‌درستی استفاده شود، این مزایا را خواهد داشت:
- ابزاری ارتباطی در اختیار حسابرس و سازمان مربوطه قرار می‌دهد.
- به‌عنوان مرجعی برای برنامه‌ریزی حسابرسی‌های آتی استفاده می‌شود.
- می‌توان آن را قبل از ممیزی در اختیار شرکت حسابرسی‌شونده گذاشت.
- شکل تکمیلی آن، مدرکی برای اثبات انجام درست حسابرسی داخلی به حساب می‌آيد.
- مطمئن می‌شوید که حسابرسی به‌طور مداوم و سیستماتیک انجام می‌شود.
- رویکرد حسابرسی ثابت و مشخصی را تضمین می‌کند.
- از فرایند حسابرسی سازمان شما فعالانه پشتیبانی می‌کند.
- مخزنی برای یادداشت‌های مهم در طول فرایند حسابرسی فراهم می‌کند.
- هماهنگی در عملکرد حسابرس‌های مختلف را تضمین می‌کند.
- به انجام بهتر فرایند حسابرسی داخلی کمک می‌کند.
چک‌لیست ممیزی داخلی شامل جداول الزامات قابل‌تأیید از بخش‌های ۴ تا ۱۰ متن ایزو ۹۰۰۱ نسخه ۲۰۱۵ است که هر الزام آن به‌صورت یک پرسش مطرح می‌شود.
چگونه گزارش حسابرسی داخلی را آماده کنیم؟
گزارش حسابرسی داخلی درجه‌یک است که ارزش ممیزی داخلی را مشخص می‌کند. پس همین‌طور که مشغول حسابرسی هستید، به همه مسائل ریزودرشت آن دقت کنید.
یافته‌ها و نتایج ممیزی داخلی باید به‌طور رسمی به‌عنوان بخشی از گزارش حسابرسی داخلی مستند شوند.
نکته قابل‌توجه اینجاست که گزارش حسابرسی داخلی بیشتر اوقات فقط حقایق و داده‌هایی را بازگو می‌کند که مدیران از قبلا می‌دانستند. اما ارزش آن، در شناسایی مسائل و فرصت‌هایی است که نمی‌دانستند!
گزارش حسابرسی داخلی باید ابتدا با حسابرس اصلی و سپس مالک فرایند و تیم مدیریت ارشد سازمان بررسی شود. بازنگری‌های نهایی انجام شده و گزارش حسابرسی داخلی و همه یادداشت‌های حسابرسی بایگانی شوند.
پیشنهاد می‌شود کل بسته حسابرسی را به‌صورت سازمان‌دهی‌شده جمع‌آوری کنید. بقیه دستورالعمل‌های کاری، فلوچارت‌ها، یادداشت‌ها و اوراق مربوطه باید به‌عنوان سوابق در بسته ممیزی داخلی آورده شوند.
همه یافته‌ها باید در فرم‌های اقدام اصلاحی هم به ثبت برسند. خلاصه حسابرسی و فرم‌های اقدام اصلاحی باید به بسته ممیزی داخلی پیوست شوند و فقط گزارش حسابرسی داخلی و اقدامات اصلاحی به صاحب فرایند داده شوند.
جمع‌بندی
حسابرسی داخلی یکی از مهم‌ترین اجزای اجرای ایزو ۹۰۰۱ در سازمان است. چون اجرای درست فرایندها را با الزامات ایزو مقایسه کرده، و در صورت هرگونه ناهماهنگی، باید بازنگری صورت بگیرد. حسابرس داخلی هم از نیروهای سازمان و هم از حسابرس‌های خارجی می‌تواند باشد، اما در هر دو صورت، باید فرایندها را بی‌طرفانه بررسی کند. در این مقاله بلاگ بهمدام، ممیزی داخلی را توضیح دادیم و بعد هم به گزارش حسابرسی داخلی پرداختیم. اگر پرسشی دراین‌باره دارید، زیر همین مقاله با کارشناس‌های بهمدام در میان بگذارید.
منابع: