چگونه حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ انجام بدهیم؟ راهنمای کامل

موفقیت سازمان در اجرای ایزو ۹۰۰۱، تا حد زیادی به نتایجی بستگی دارد که از ممیزی داخلی به دست می‌آیند. اگر می‌خواهید حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را طوری انجام بدهید که بالاترین میزان موفقیت را داشته باشد، باید چند مرحله اساسی را اجرا کنید. در این مقاله بهمدام سراغ تک‌تک این مراحل رفته و آن‌ها را با جزئیات توضیح می‌دهیم. اگر حسابرسی داخلی را همان‌طور که در بلاگ بهمدام می‌خوانید، انجام بدهید، نتیجه فوق‌العاده‌ای کسب خواهید کرد.

بیشتر بخوانید: دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت

۱. حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را زمان‌بندی کنید

قبل از برنامه‌ریزی برای خود فرایند ممیزی داخلی باید مطمئن شوید که همه اعضای تیم حسابرسی، از اهدافی که شما، به‌عنوان مدیر فرایند در نظر گرفته‌اید، آگاه هستند.

در غیر این صورت، نتایجی که در اجرای ممیزی می‌گیرید، اطلاعات مناسبی در اختیارتان قرار نداده و چه‌بسا کل فرایند حسابرسی را بی‌فایده می‌کند.

از طرف دیگر، اگر مدیریت ارشد و سایر کارکنان سازمان مربوطه هم برای ممیزی آماده باشند، تصور بهتری از حسابرسی خارجی به دست می‌آورند که در مراحل بعدی قرار است انجام شود.

در این مرحله باید مطمئن شوید که زمان کافی در اختیار مدیران بخش‌های مختلف قرار داده‌اید تا جمع‌بندی مناسبی از فرایندها به دست آورده و اطلاعات دقیقی به شما داده باشند.

اگر قصد انجام حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را دارید، قبل از آنکه سراغ مرحله بعدی، یعنی برنامه‌ریزی حسابرسی بروید، حتما وضعیت پیشرفت پروژه‌ها را با مدیریت و کارکنان بررسی کنید.

 

۲. حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را برنامه‌ریزی کنید

در این مرحله، فرایند حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را شروع می‌کنید. ابتدا باید مطمئن شوید که همه‌چیز به‌درستی زمان‌بندی شده است.

به همه حسابرس‌های داخلی هم که قرار است کارها را پیش ببرند، باید اطلاع بدهید که بهترین زمان مراجعه، انجام حسابرسی و بررسی‌های لازم چیست تا آن‌ها هم بر این اساس برنامه‌ریزی کنند.

شاید بتوان این را مهم‌ترین مرحله در فرایند حسابرسی داخلی دانست. چون همه حسابرسان می‌توانند به سوابق و تاریخ حسابرسی سازمان مراجعه کرده و مسائل قبلی را بررسی کنند.

در این مرحله، حسابرس یا حسابرسان موردنظر هم بهترین زمان برای شروع فرایند اصلی را به شما اطلاع می‌دهند؛ و همه‌چیز طبق برنامه پیش خواهد رفت.

 

۳. حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را انجام بدهید

بعد از زمان‌بندی و برنامه‌ریزی دقیق، نوبت به انجام ممیزی داخلی می‌رسد. البته خیلی کارها در طول ممیزی انجام و تکمیل می‌شوند، مانند بررسی سوابق، مشاهده عملکردها، تشخیص نقص در سیستم، گفت‌وگو با کارمندان و موارد دیگر.

بهترین گزارش‌های دریافتی از حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ آن‌هایی هستند که نه‌فقط نقاط ضعف را نشان می‌دهند، بلکه توصیه‌هایی را برای حوزه‌های مختلف ارائه می‌دهند که می‌توانند با کمی تغییر، بسیار مؤثرتر عمل کنند.

این تغییرات که با عنوان اقدامات اصلاحی هم شناخته می‌شوند، می‌توانند موفقیت بسیار بیشتری را در بلندمدت برای سیستم‌های سازمانی به ارمغان بیاورند.

بیشتر بخوانید: صفر تا صد سیستم مدیریت کیفیت (Quality Management-ISO 9001)

۴. حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را گزارش بدهید

وقتی ممیزی داخلی به‌طور کامل انجام شد، حسابرسان با مدیر فرایند ملاقاتی ترتیب می‌دهند تا درباره نتایج ممیزی صحبت کنند.

نشان دادن خطاهای کشف‌شده در فرایندها و عملیات سازمانی، و روش‌هایی که می‌توان برای بهبود حوزه‌ها موردنظر به کار گرفت، مهم‌ترین نکته‌هایی هستند که در این جلسه مطرح می‌شوند.

مسلما داشتن شواهد محکمی از ایرادات فرایندها و مسیرهای بهبود آن‌ها، رویای هر مدیر فرایندی است؛ رویایی که از طریق ممیزی داخلی می‌توان به آن دست پیدا کرد.

هدف اصلی این گزارش‌ها و نتایج، کمک به استفاده مؤثرتر از فرایندها برای صرفه‌جویی در منابع و نیروی داخلی سازمان است. اکنون می‌دانید که زمان و انرژی موجود، کجا باید صرف شود.

 

۵. حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را پیگیری کنید

هر از چند گاهی باید نتایج ممیزی و مسائلی ریزودرشتی را که پیدا شده، دوباره بررسی کرده و میزان پیشرفت و بهبودهای فرایندی را تعیین کنید.

بهتر است این اطلاعات را با کمک کسانی بررسی کنید که گزارش حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را برای شما آماده کرده و ارائه داده‌اند.

استانداردهای سازمان قبل از حسابرسی را با وضعیت بعد از آن مقایسه کنید. آیا تغییرات قابل‌توجهی در عملکرد بر اساس تنظیمات به وجود آمده یا نه؟ پاسخ به این پرسش، می‌تواند گام‌های بعدی را برایتان روشن‌تر کند.

مسلما هیچ موفقیتی برای مدت طولانی باقی نمی‌ماند، مگر آنکه فرایندها و عملیات سازمانی به‌طور مداوم اصلاح شوند. نتایج حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ کمکتان می‌کند تا بهبود مستمر را در برنامه داشته باشید.

 

چگونه حسابرس داخلی را انتخاب کنیم؟

فرایند ممیزی داخلی را توضیح دادیم، اما شاید بپرسید چگونه حسابرس داخلی مناسبی انتخاب کنیم؟ حسابرس داخلی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ یا به چند حسابرس داخلی نیاز داریم؟

افرادی که دوره آموزش حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را پشت سر گذاشته و گواهینامه حسابرسی از نهاد معتبری دریافت کرده‌اند، می‌توانند ممیزی داخلی انجام بدهند.

گواهینامه مذکور به کسانی داده می‌شود که در «دوره حسابرس داخلی ایزو ۹۰۰۱» (ISO 9001 Internal Auditor Course) شرکت کرده‌اند؛ دوره‌ای که به‌طور معمول ۲ تا ۳ روز طول می‌کشد.

این گواهینامه برای کسانی است که می‌خواهند حسابرسی داخلی برای سازمان‌ها انجام بدهند. نکته جالب اینکه این دوره، آزمون نهایی ندارد. البته گواهینامه آن هم فقط برای حسابرسی داخلی معتبر است.

فرقی نمی‌کند فرد موردنظر از داخل سازمان باشد، یا از خارج سازمان برای حسابرسی بیاید. در هر صورت، وظیفه اصلی او این است که مطمئن شود همه فرایندهای شرکت به‌خوبی انجام می‌شوند و یافته‌ها را با مدیر فرایند در میان بگذارد.

نکته مهم اینکه بهتر است بیش از یک حسابرس داشته باشید، تا هم فرایند سریع‌تر پیش برود و هم نتایج مطئن‌تر و قابل‌اعتمادتر باشند. اندازه سازمان هم در این زمینه مهم است. هر چه سازمان بزرگ‌تر باشد، تعداد حسابرس‌ها هم باید بیشتر باشد.

 

جمع‌بندی

در این مقاله بلاگ بهمدام، اجرای موفقیت‌آمیز حسابرسی داخلی ایزو ۹۰۰۱ را در پنج مرحله توضیح دادیم. اگر این مراحل را به‌درستی اجرا کنید، ممیزی داخلی موفقی خواهید داشت که به موفقیت در اجرای ایزو ۹۰۰۱ در سازمان منجر خواهد شد.

اگرهم می‌خواهید از کمک حرفه‌ای‌ها برای اجرای ایزو ۹۰۰۱ در شرکت یا سازمان خود بهره ببرید، با بهمدام تماس بگیرید. کارشناس‌های بهمدام، سال‌هاست به سازمان‌های ایرانی کمک می‌کنند تا گواهینامه ایزو بگیرند و الزامات آن را در کسب‌وکارشان به‌درستی پیاده‌سازی کنند.

 

منابع:

https://www.iso-9001-checklist.co.uk/ISO-9001-internal-audit.htm

https://www.iso-9001-checklist.co.uk/how-can-an-internal-audit-procedure-help-me.htm

https://www.iso-9001-checklist.co.uk/internal-audit-checklist.htm

https://www.iso-9001-checklist.co.uk/how-can-an-internal-audit-checklist-template-help-me.htm