حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ چیست؟ + ۸ نکته بسیار مهم درباره حسابرسی خارجی
- 0
اگر همه الزامات ایزو را برآورده کرده و ممیزی داخلی را انجام داده‌اید، نوبت به حسابرسی رسمی و دریافت گواهینامه می‌رسد! البته حسابرسی خارجی ایزو کمی حساس‌تر از ممیزی داخلی است و باید همه نیروی خود را جمع کنید تا از این مرحله نهایی هم به‌سلامتی عبور کنید. در این راهنمای بلاگ بهمدام، صفر تا صد ممیزی خارجی ایزو را برایتان توضیح می‌دهیم. در انتها هم به هشت نکته بسیار مهم درباره حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ می‌پردازیم که شاید جای دیگری پیدا نکنید!
پیشنهاد آموزش : دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت
حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ چیست؟
حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ آخرین مرحله قبل از دریافت گواهینامه است. در این مرحله، حسابرسی خارجی از بیرون سازمان، سیستم مدیریت کیفیتی را که با مستندات مربوطه پیاده‌سازی کرده‌اید ارزیابی می‌کند.
هدف از ارزیابی این است که مشخص شود آیا همه الزامات ایزو ۹۰۰۱ را رعایت کرده‌اید یا نه. حسابرس بر اساس یافته‌هایش، یا گواهینامه را به سازمانتان اعطا می‌کند، یا اقدامات اصلاحی از شما می‌خواهد.
فرایند ممیزی خارجی ایزو یا حسابرسی رسمی درست مثل ممیزی داخلی عمل می‌کند. تنها فرقشان، فردی است که حسابرسی را انجام می‌دهد. برای دریافت گواهینامه ایزو، باید به حسابرس خارجی نشان بدهید که همه فرایندهایتان مطابق استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ است.
حسابرس شخص ثالث یا تیم حسابرسی را آن نهاد صادرکننده‌ای می‌فرستد که در نهایت قرار است گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ به سازمان شما بدهد.
حالا این پرسش پیش می‌آید که آیا شرکت یا سازمان شما، آماده ممیزی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ شده است؟ برای اطمینان از گرفتن گواهینامه، این مقاله را تا انتها بخوانید و آموزه‌های آن را به کار بگیرید.
چگونه برای حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ آماده شویم؟
در فرایند آماده شدن برای حسابرسی خارجی ایزو باید روی راه‌اندازی سیستم مدیریت کیفیت مؤثر تمرکز کنید. وقتی سازمانی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ دریافت می‌کند، به این معناست که سیستم مدیریت کیفیت را درست طبق استانداردهای ایزو اجرا نموده، و حسابرس خارجی هم تأیید کرده است.
در ادامه، مهم‌ترین کارهایی که پیش از اجرای ممیزی خارجی ایزو یا همان حسابرسی رسمی باید انجام بدهید، مرور می‌کنیم.
۱. همه‌چیز را برنامه‌ریزی کنید
هرگونه اقدام اصلاحی، حتی قبل از انجام ممیزی داخلی ایزو به بالا بردن احتمال موفقیت در طول فرایند حسابرسی رسمی کمک می‌کند.
برنامه کاملی چیده و زمان‌بندی کنید، طوری که شامل همه اقدامات لازم برای مطابقت با استانداردها و الزامات ایزو ۹۰۰۱ باشد.
توصیه مهم اینکه همه این اقدامات را هنگام ممیزی‌های داخلی اجرا کنید تا زمان کافی برای ادغام در سیستم مدیریت کیفیت، قبل از ممیزی داخلی بعدی داشته باشید.
با این روش، تا وقتی نوبت به حسابرسی رسمی می‌رسد، حسابرس‌های داخلی می‌توانند بگویند که آیا این اقدامات کافی هست یا خیر. شاید هم مسئله دیگری برای رسیدگی وجود داشته باشد.
۲. حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را جدی بگیرید
شما حدود دو تا سه ماه فرصت آمادگی برای حسابرسی خارجی ایزو یا ممیزی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ دارید. پس از این فرصت برای ممیزی داخلی و بهبود فرایندها استفاده کنید.
توصیه کارشناس‌های بهمدام به شما این است که با حسابرسی داخلی طوری برخورد کنید که انگار حسابرسی رسمی است و نتیجه آن به گرفتن گواهینامه ختم می‌شود.
۳. در حوزه حسابرسی، حرفه‌ای عمل کنید
حرفه‌ای بودن، در راستای جدی گرفتن حسابرسی است. با هر کارمند و بخش دیگری در سازمان، طوری برخورد کنید که انگار بخش خودتان است، حرفه‌ای و منصفانه.
بیشتر بخوانید: صفر تا صد سیستم مدیریت کیفیت (Quality Management-ISO 9001)
۴. با همه استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ آشنا شوید
صدالبته که کارکنان سازمان نیازی به حفظ همه الزامات و استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ ندارند، اما باید درباره انتظارات سیستم از خودشان به‌اندازه کافی بدانند. باید بدانند کدام قسمت‌های این انتظارات، حسابرسی رسمی خواهند شد.
۵. تیم حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را آماده کنید
درست مانند ممیزی خارجی ایزو باید قبل از حسابرسی داخلی هم مطمئن شوید که همه کارکنان آماده هستند. یعنی باید بدانند در فرایند حسابرسی رسمی چه اتفاقی قرار است بیفتد و وظیفه آن‌ها چیست.
۶. اجرای ممیزی را بررسی کنید
از آنجایی که ممیزی داخلی به‌نوعی آمادگی برای ممیزی خارجی ایزو ۹۰۰۱ است، فرصت فوق‌العاده‌ای به حساب می‌آید که مطمئن شوید سیستم مدیریت کیفیتی که برای سازمانتان در نظر گرفته‌اید، به‌درستی اجرا شده و همه فرایندها مطابق با آن دنبال می‌شوند.
فرصت خوبی برای ارزیابی کارکرد مؤثر سیستم مدیریت کیفیت هم هست. ممیزی داخلی فرصتی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا در صورت وجود نقص یا مشاهده بخشی که مطابق استانداردها و الزامات ایزو ۹۰۰۱ نیست، سیستم خود را اصلاح کنند.
۷. رویه‌های معمول را هم پیگیری و بررسی کنید
طی انجام ممیزی داخلی ایزو علاوه بر رویه‌هایی که باید در سرتاسر بخش‌های سازمان دنبال شوند، حتما رویه‌های ایمنی را هم رعایت کنید.
۸. با حسابرسی داخلی برخورد صادقانه داشته باشید
در نهایت اینکه همه کارکنان باید با حسابرس برخورد صادقانه‌ای داشته باشند. هدف ممیزی داخلی ایزو کمک به سازمان برای بهبود رویه‌ها پیش از انجام حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ است. اگر کارمندان سازمان درباره چگونگی اداره بخش خودشان صادق نباشند، بهبودی اتفاق نمی‌افتد.
حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ چگونه انجام می‌شود؟ فرایند گام‌به‌گام
حسابرسی خارجی ایزو را به‌طور معمول بعد از تکمیل موفقیت‌آمیز ممیزی داخلی انجام می‌دهند؛ و بهتر است حداقل دو تا سه ماه سوابق و مستندات رویه‌های ایزو ۹۰۰۱ هم وجود داشته باشند.
فرایند حسابرسی رسمی در سه مرحله انجام می‌شودکه عبارت‌اند از:
- جلسه ابتدایی،
- فرایند حسابرسی،
- جلسه پایانی.
بیایید نگاه جزئی‌تری به هرکدام از این سه مرحله بیندازیم:
جلسه ابتدایی حسابرسی رسمی
وقتی حسابرس خارجی وارد سازمان می‌شود، تیم مدیریت ارشد با او ملاقات کرده و در کنار هم، نکته‌های جلسه بررسی مدیریتی و همین‌طور اهداف کیفی سازمان را بررسی می‌کنند.
در طول این جلسه، حسابرس رسمی نقش خود و برنامه حسابرسی را توضیح می‌دهد. توجه داشته باشید که فرایند حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ بسته به اندازه سازمان، ممکن است تا یک هفته طول بکشد.
فرایند حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱
بعد از جلسه ابتدایی، حسابرس رسمی فرایندهای سیستم مدیریت کیفیت را بر اساس برنامه حسابرسی خودش بررسی می‌کند. توجه داشته باشید که بعضی فرایندها بیشتر یا کمتر از زمان‌بندی اولیه طول می‌کشند.
حسابرس از چند بخش یا همه بخش‌های سازمان بازدید می‌کند تا مطمئن شود همه الزامات ایزو ۹۰۰۱ که در مستندات شما آمده، واقعا اجرا شده و کارکنان آن‌ها را رعایت می‌کنند.
او با کارکنان مصاحبه می‌کند. از آن‌ها سؤالاتی می‌پرسد و اطلاعاتی را که می‌گیرد، یادداشت می‌کند. بسته به نتیجه این اطلاعات و یافته‌ها، ممکن است ارزیابی بیشتری هم انجام بدهد.
جلسه پایانی حسابرسی خارجی
اگر حسابرس خارجی مشکلی در انطباق فرایندها با الزامات ایزو ۹۰۰۱ پیدا کند، نتیجه را با مدیر فرایند در میان می‌گذارد تا اقدامات اصلاحی را انجام بدهد.
بعضی حسابرس‌ها، توصیه‌هایی هم بر اساس یافته‌هایشان ارائه می‌کنند. همه این‌ها و موارد دیگر، در گزارش نتایج حسابرسی رسمی به مدیریت ارشد و سایر کارکنان هم منتقل می‌شوند.
اگرهم حسابرس هیچ مشکل مهمی در فرایندهای سیستم مدیریت کیفیت سازمان پیدا نکند، ممیزی نهایی انجام شده و گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ به سازمان شما اعطا می‌شود.
نکته‌های بسیار مهم حسابرسی رسمی برای اینکه از گرفتن گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ مطمئن شویم
کارشناس‌های ما با سال‌ها تجربه در مشاوره و انجام ممیزی‌های داخلی و خارجی، و اجرای موفقیت‌آمیز سیستم‌های مدیریت کیفیت و گرفتن گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ برای شرکت‌ها و سازمان‌ها، نکته‌های بسیار مهمی درباره حسابرسی خارجی می‌دانند که در ادامه با شما در میان می‌گذارند:
۱. به برنامه حسابرسی پایبند باشید
اگر می‌خواهید ایزو ۹۰۰۱ را به‌درستی و با موفقیت اجرا کنید، باید به بهبود مستمر پایبند باشید. استاندارد ایزو، سیستمی نیست که یک‌بار پیاده‌سازی کرده و رهایش کنید!
برنامه‌ریزی مشخص و مدونی برای اجرای ایزو ۹۰۰۱ داشته باشید. برای نمونه، مشخص کنید چه شروطی را باید طی یک ماه آتی برآورده کنید؛ یا طی یک سال آینده باید به کجا برسید.
خط زمانی با نقاط عطف مشخصی ایجاد کنید تا مطمئن باشید که در این مسیر می‌مانید. سازمان باید چند هفته قبل از ممیزی خارجی ایزو ۹۰۰۱، فرایند برآوردن الزامات آن را آغاز کند.
۲. کارکنان سازمان را برای حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ آماده کنید
نه‌تنها مدیریت ارشد، بلکه همه کارکنان در سطوح مختلف سازمانی هم باید برای حسابرسی خارجی ایزو آماده باشند. باید آن‌ها را با ویژگی‌های سیستم مدیریت کیفیت آشنا کرده و آموزش‌های لازم را در اختیارشان قرار بدهید.
این‌ها مهم‌ترین ویژگی‌های گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ هستند که هر کارمندی باید بداند:
- خط‌مشی کیفیت: این خط‌مشی را با همه در میان بگذارید. البته کارکنان سازمان مجبور به حفظ آن نیستند، اما باید درک روشنی از این سیاست‌ها داشته باشند.
- اهداف کیفیت: کارکنان باید بدانند که اهداف کیفی سازمان چیست و چگونه می‌توانند برای رسیدن به آن‌ها کمک کنند. همه کارمندان باید بدانند که سیستم‌های روزمره چه کمکی به برآوردن این اهداف می‌کنند.
- آموزش: همه کارکنان باید به‌درستی آموزش ببینند تا وظایف خود را مطابق استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ انجام بدهند.
- مستندات: همه باید بدانند که نسخه به‌روزشده اسناد را از کجا دریافت کنند تا همیشه آخرین رویه‌ها، دستورالعمل‌ها و فرم‌های کاری را در اختیار داشته باشند.
- اطلاعات حسابرسی: اطلاعات لازم را درباره دامنه حسابرسی، زمان حسابرسی رسمی و آنچه حسابرس بررسی می‌کند، به کارکنان بدهید.
- مصاحبه‌ها: کارمندان باید با صدافت و اطمینان به پرسش‌های حسابرس پاسخ بدهند. اگرهم نمی‌دانند به فلان پرسش چه پاسخی بدهند، به‌راحتی بگویند «نمی‌دانم»!
۳. مستندات را بررسی کنید
همه اعضای تیم باید با اسناد و مدارک مرتبط با نقش خودشان آشنایی کاملی داشته باشند. این مستندات باید خیلی هم دقیق باشند و اطلاعات لازم را ارائه کنند.
این‌ها مهم‌ترین اسنادی هستند که برای موفقیت در حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ باید در اختیار داشته باشید:
- خط‌مشی کیفیت
- رویه‌های سازمانی
- دامنه سیستم مدیریت کیفیت
- نقشه فرایند یا نمودار جریان
- اهداف کیفیت
- دستورالعمل کاری
- فرم‌ها
- سوابق
قبل از حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ باید مستندات را بررسی کنید تا مطمئن شوید:
- بر اساس سیستم مدیریت کیفیت فعلی به‌روز هستند؛
- موردتأیید مدیریت ارشد هستند و همه کارکنان از آن پشتیبانی می‌کنند؛
- مدیریت و کارکنان به‌درستی از آن‌ها استفاده می‌کنند.
نکته بسیار مهم اینکه همه اسناد قدیمی و منسوخ هم باید حذف شوند تا به‌اشتباه استفاده‌ای از آن‌ها نشود.
۴. مطمئن شوید همه فرایندها رعایت می‌شوند
همه رویه‌ها و فرایندهایی که سازمانتان تحت استاندارد ایزو ۹۰۰۱ اجرا کرده، چه مستند شده و چه نشده‌اند، باید تمام‌وکمال رعایت شوند.
مطمئن شوید همه کارکنان از رویه‌های به‌روزشده سیستم مدیریت کیفیت که برای نقش و بخش آن‌ها ایجاد شده، آگاه هستند.
به این نکته هم توجه کنید که کارکنان باید فرایندهای مهم را درست به همان روشی انجام بدهند که طبق استانداردها مشخص شده‌اند.
۵. اقدامات اصلاحی را آماده یا اجرا کنید
اقدامات اصلاحی آن‌هایی هستند که برای حل مشکلات تکرارشونده در طول ممیزی داخلی انجام می‌شوند. اگر به‌موقع شروع کنید، می‌توانید راه‌حل‌های سریع و مؤثری برای رفع نقص‌های سیستم مدیریت کیفیت ارائه نمایید.
اگر حسابرس در طول فرایند حسابرسی رسمی به مشکلی برمی‌خورد، فرصت کافی برای حل آن به شما خواهد داد تا در نهایت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ خود را بگیرید.
۶. در فرایند حسابرسی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ حرفه‌ای رفتار کنید
در حسابرسی رسمی هم درست مانند ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱، باید حرفه‌ای باشید. با حسابرس خارجی محترمانه رفتار کنید و مطمئن باشید او در تلاش است به شما و سازمانتان برای کشف نقاط ضعف و حل مسائل کمک کند.
۷. قبل از حسابرسی رسمی بررسی مدیریتی داشته باشید
بررسی مدیریتی سیستم مدیریت کیفیت را حداقل سالی یک بار ارزیابی در سازمان داشته باشید. مدیران ارشد باید موارد زیر را بررسی کنند:
- خط‌مشی کیفیت
- اهداف سال بعد
- بازخورد مشتری‌ها
- مسائلی که انطباق ندارند، و اقدامات اصلاحی
- وضعیت حسابرسی داخلی
- تغییر در فرایندها و مقررات
بررسی‌های معمول مدیریتی باید بر اساس الزامات ایزو ۹۰۰۱ مستندسازی شود. این بررسی‌ها باید طبق برنامه عملی انجام شوند که برای رفع مسائل شناسایی‌شده در طول جلسه مدیریتی است. همه این مسائل باید قبل از حسابرسی داخلی بعدی برطرف شوند.
۸. اهداف را در نظر داشته و پیشرفت را ثبت کنید
حسابرس رسمی که از سازمان شما بازدید می‌کند، می‌خواهد اسناد یا سوابقی را ببیند که پیشرفت شما را در طول اجرای سیستم ایزو ۹۰۰۱ نشان بدهند.
حسابرس‌ها به‌طور معمول دنبال شواهدی هستند که نشان دهند سازمان مربوطه از برنامه و اهداف مشخص‌شده پیروی کرده و فرایندها را به‌درستی انجام داده است.
جمع‌بندی
ممیزی گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ مرحله نهایی فرایند پیاده‌سازی ایزوست که اگر آن را با موفقیت پشت سر بگذارید، گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ را دریافت می‌کنید. در این مرحله، حسابرسی خارجی فرایندهای سازمانی را بررسی می‌کند تا از انطباق آن‌ها با استانداردها مطمئن شود.
شما هم اگر می‌خواهید حسابرسی خارجی ایزو را انجام داده و گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ بگیرید، می‌توانید با کارشناس‌های بهمدام مشورت کنید. حضور کارشناسی که در زمینه دریافت ایزو تجربه و دانش کافی دارد، نه‌تنها موفقیت را تضمین می‌کند، بلکه باعث می‌شود فرایند را سریع‌تر هم طی کنید.
منابع: