همه آنچه باید درباره تجزیه و تحلیل شکاف در اجرای ایزو ۹۰۰۱ بدانید
- 0
همه می‌دانیم که برای اخذ ایزو ۹۰۰۱ باید فرایندهای سازمانی را بر اساس استانداردهای ایزو مرتب کنیم؛ اما سؤال اصلی اینجاست که اصلا این تفاوت‌ها را از کجا پیدا کنیم؟ از کجا بفهمیم چه فرق‌هایی بین سیستم فعلی با الزامات ایزو وجود دارد؟ در این مقاله بلاگ بهمدام به پاسخ این سؤال می‌پردازیم و چگونگی انجام تجزیه و تحلیل شکاف را توضیح می‌دهیم. این مقاله را بادقت بخوانید!
پیشنهاد آموزش : دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت
تجریه و تحلیل شکاف چیست و چه زمانی انجام می‌شود؟
تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis) نوعی پیمایش (Survey) است که شکاف‌ها یا تفاوت‌ها بین سیستم‌های فعلی سازمان با الزامات معیارهای کنترلی مانند ایزو ۹۰۰۱ نسخه ۲۰۱۵ را تعیین می‌کند.
این تحلیل برای اجرای ایزو ۹۰۰۱ طراحی شده، اما در سایر استانداردها، اعم از ایزو ۱۴۰۰۱، ایزو ۴۵۰۰۱، ایزو ۲۷۰۰۱ و بقیه هم قابل‌اجراست.
اما اصلا «شکاف» چیست؟ شکاف یا گپ آن‌جایی به وجود می‌آید که خط‌مشی‌ها، فرایندها یا رویه‌های موجود، الزامات اعلامی را به‌طور کامل برآورده نمی‌کنند.
تحلیل شکاف در شروع اجرای ایزو ۹۰۰۱ انجام می‌شود. در واقع اولین مرحله فرایند است و باید به‌محض اینکه شرکت تصمیم به دریافت گواهینامه ایزو گرفت، اجرا شود.
نکته قابل‌توجه اینکه انجام تجزیه و تحلیل شکاف در این موارد توصیه نمی‌شود:
- قبل از اینکه کسب‌وکارتان درباره گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ تحقیق کند.
- قبل از اینکه کسب‌وکارتان تصمیم به اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ بگیرد.
- پس از اینکه کسب‌وکارتان شروع به تکمیل مدارک نهایی برای صدور ایزو ۹۰۰۱ کرد.
- پس از اینکه کسب‌وکارتان برنامه به‌روزرسانی سیستم مدیریت کیفیت را ایجاد کرد.
تحلیل شکاف به شناسایی بهبودهایی کمک می‌کند که باید در سیستم مدیریت کیفیت فعلی خود ایجاد کنید. کاغذبازی‌های اخذ ایزو ۹۰۰۱ را هم ساده‌تر می‌کند.
چرا تجزیه و تحلیل شکاف در اجرای ایزو ۹۰۰۱ اهمیت دارد؟
تحلیل شکاف در اجرای ایزو ۹۰۰۱ خیلی مهم است، چون نشان می‌دهد که چه مواردی در کسب‌وکارتان نیست که برای دریافت ایزو ۹۰۰۱ باید داشته باشید.
اولین قدم برای اخذ این گواهینامه، تحلیل شکاف است، چون متوجه می‌شوید شرکت‌تان برای برآوردن الزامات ایزو ۹۰۰۱ چه قدم‌هایی باید بردارد.
تجزیه و تحلیل شکاف درست، این مزایا را برای شرکت خواهد داشت:
- صرفه‌جویی در زمان،
- پس‌انداز منابع مورداستفاده،
- متمرکز کردن انرژی روی موارد لازم،
- محدود کردن اهداف به آنچه باید انجام شود.
اول از همه، تجزیه و تحلیل شکاف به کسب‌وکارها کمک می‌کند زمان ارزشمند خود را به بهترین شکل استفاده کرده و آن را هدر ندهند.
به‌جای اینکه برای واجد شرایط ایزو شدن، با موانع نامرئی دست‌وپنجه نرم کنید، از تحلیل شکاف استفاده کنید تا مسیرتان مشخص شود.
نکته دوم، پس‌انداز منابع مالی شرکت است. تحلیل شکاف در بلندمدت هزینه‌ها را کاهش داده و به‌نوعی باعث پس‌انداز پول می‌شود.
مسلما بهره‌گیری از کارشناس‌های مجرب، خرید چک‌لیست تجزیه و تحلیل شکاف یا حتی سپردن تحلیل شکاف به یکی از کارمندان سازمان، هزینه دارد، اما اجرای درست این تحلیل، در نهایت به سود شرکت تمام می‌شود.
نکته سوم اینکه تحلیل شکاف به شرکت کمک می‌کند انرژی خود را متمرکز نماید. ایزو ۹۰۰۱ فهرست بلندبالایی از الزامات دارد که شرکت‌ها برای اخذ گواهینامه، ملزم به رعایت آن‌ها هستند.
اما این فهرست گاهی اوقات سردرگم‌کننده می‌شود و تا چشمی برهم بزنید، میان الزامات مختلف ایزو و شرایط فعلی شرکت گم می‌شوید! اینجاست که تحلیل شکاف و نتایج آن، به کمکتان می‌آیند و مسیر درست را نشانتان می‌دهند.
در نهایت اینکه با تجزیه و تحلیل شکاف حرفه‌ای، احتمال کمتری وجود دارد که کسب‌وکارتان منابع خود را صرف فرایندهایی کند که اصلا نیازی به اصلاح ندارند!
اگر اهدافتان در زمینه بهبود مستمر، خیلی گسترده است، تجزیه و تحلیل شکاف کمک می‌کند تا آن‌ها را محدود کرده و سروسامان بدهید.
بیشتر بخوانید: صفر تا صد سیستم مدیریت کیفیت (Quality Management-ISO 9001)
چک‌لیست تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟
چک‌لیست تجزیه و تحلیل شکاف الزامات موجود در استانداردی مانند ایزو ۹۰۰۱ نسخه ۲۰۱۵ را برجسته و خلاصه می‌کند.
البته این چک‌لیست طوری طراحی نمی‌شود که صفر تا صد الزامات استاندارد را به‌طور جامع پوشش بدهد، بلکه فقط نمایی کلی از آن ارائه خواهد داد.
از چنین چک‌لیستی برای ثبت شکاف‌های موجود در سیستم مدیریت سازمان و الزامات ایزو ۹۰۰۱ با هدف تعیین موارد زیر استفاده می‌شود:
- کدام فرایندها و رویه‌های فعلی شرکت، الزامات ایزو ۹۰۰۱ را برآورده می‌کنند.
- کدام فرایندها و رویه‌های فعلی شرکت باید اصلاح شوند تا الزامات ایزو ۹۰۰۱ را برآورده کنند.
- کدام فرایندها و رویه‌های دیگری برای برآوردن الزامات ایزو ۹۰۰۱ باید ایجاد شوند.
چگونه تجزیه و تحلیل شکاف را انجام بدهیم؟
فرایند اجرای ایزو ۹۰۰۱ و دریافت گواهینامه آن، کمی پیچیده است، اما اجرای تجزیه و تحلیل شکاف پیچیدگی کمتری دارد.
شاید سازمان شما سیستم مدیریت کیفیت منطبقی از قبل داشته باشد یا شاید هم سیستمی بدون گواهینامه را اجرا می‌کنید!
چک‌لیست تجزیه و تحلیل شکاف چهارچوب ساختاریافته‌ای برای کمک به ارزیابی وضعیت فعلی سیستم مدیریت کیفیت، از نظر برآوردن الزامات ایزو ۹۰۰۱ ارائه می‌دهد.
بعد از تحلیل شکاف، باید تصویر واضحی از مقایسه سیستم مدیریت کیفیت فعلی با الزامات ایزو ۹۰۰۱ داشته باشید. مراحل انجام تجزیه و تحلیل شکاف به‌طور کلی عبارت‌اند از:
- بررسی عملیات و فرایندهای فعلی، و آن چیزهایی که از قبل وجود دارند.
- تحلیل بخش‌های مربوطه از استاندارد ایزو ۹۰۰۱ برای تعیین فرایندهای موردنیاز.
- مستندسازی همه این تفاوت‌ها یا همان شکاف‌ها.
این تفاوت‌ها باید در فهرست یافته‌های تفصیلی سازمان‌دهی شوند تا مدیریت ارشد در فرایند اجرای ایزو ۹۰۰۱ آن‌ها را بررسی و تأیید کند.
به‌طور خلاصه، تحلیل شکاف باید بررسی همه فرایندها و رویه‌ها برای کنترل‌های مدیریتی و فنی، مانند نمونه‌برداری، اعتبارسنجی، هماهنگی تجهیزات، نگهداری، صلاحیت‌سنجی کارکنان و موارد دیگر را در بر داشته باشد.
تجزیه و تحلیل شکاف چه مزایایی دارد؟
با استفاده از خروجی تحلیل شکاف، می‌توانید فهرست یافته‌ها و برنامه عملیاتی را تهیه کنید. این فهرست شامل وظایفی اضافی، از قبیل انتخاب مرجع اعتبارسنجی یا صدور گواهینامه است.
الگوی تجزیه و تحلیل شکاف نه‌تنها در شناسایی تفاوت‌ها به سازمان کمک می‌کند، بلکه توصیه‌هایی درباره چگونگی پر کردن این شکاف‌ها هم ارائه می‌کند.
وقتی شما به‌عنوان مدیر فرایند، چنین اطلاعاتی در اختیار دارید، بودجه، زمان‌بندی و انتظارات دقیقی هم خواهید داشت که با وضعیت سیستم مدیریت فعلی، در مقایسه با الزامات ایزو تناسب دارد.
خروجی تجزیه و تحلیل شکاف در قالب فهرست یافته‌ها، مبنای ارزشمندی برای فرایند اجرا هم فراهم می‌کند. پس سعی کنید با مقایسه فعالیت‌ها و فرایندهای مختلف با آنچه استاندارد نیاز دارد، فرایندهای موجود را در چهارچوب الزامات درک کنید.
در نهایت فهرستی به دست می‌آورید که شامل فعالیت‌ها و فرایندهایی است که مطابقت دارند و آن‌هایی که مطابقتی ندارند. این مورد دومی، به هدف برنامه اقدام اصلاحی کسب‌وکارتان تبدیل می‌شود.
جمع‌بندی
شکاف یا تفاوت، زمانی به وجود می‌آید که فرایندها یا رویه‌های شرکت، الزامات ایزو ۹۰۰۱ را به‌طور کامل برآورده نمی‌کنند. تجزیه و تحلیل شکاف این تفاوت‌ها را مشخص کرده و فهرستی در اختیار مدیر فرایند اجرای ایزو ۹۰۰۱ می‌گذارد که می‌تواند به‌عنوان فهرست اهداف از آن استفاده کند.
کارشناس‌های بهمدام در زمینه تحلیل شکاف به شرکت‌ها و سازمان‌های زیادی در کشورمان کمک کرده و نتایج شگفت‌انگیزی برای آن‌ها رقم زده‌اند. شما هم اگر می‌خواهید از تجربه و دانش کارشناس‌های این شرکت، برای اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ استفاده کنید، همین حالا با ما تماس بگیرید!
منابع: