اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ به چقدر زمان و هزینه نیاز دارد؟ توضیح کامل
- 0
اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ هم مانند سایر پروژه‌های سازمانی، به زمان‌بندی و بودجه‌بندی دقیقی برای رسیدن به موفقیت نیاز دارد. در این مقاله بلاگ بهمدام به عوامل مؤثر بر مدیریت زمان و هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ می‌پردازیم. فعالیت‌ها و زمان موردنیاز برای اجرای آن‌ها در فرایند پیاده‌سازی ایزو ۱۴۰۰۱، و همین‌طور مهمترین حوزه‌های هزینه‌کرد را هم فهرست‌وار بیان کرده‌ایم تا دید کلی مناسبی به شما بدهیم. این مقاله را بادقت مطالعه کنید.
چه عواملی بر زمان و هزینه اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ تأثیر می‌گذارند؟
پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت محیط زیست برای سازمان‌ها، به‌ویژه طی سال‌های اخیر، از فرایندی سلیقه‌ای، به ضرورت تبدیل شده است. آن‌طور که از دل مقاله‌های وب‌سایت‌ها و روزنامه‌ها برمی‌آید، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها طی چند سال آتی وارد این حوزه می‌شوند.
اجرای چنین سیستم‌هایی از سال ۱۹۹۳ رو به افزایش گذاشت، اما می‌توان به تجربه بین‌المللی در حوزه سیستم‌های مدیریت کیفیت هم به‌عنوان کاتالیزوری برای تسریع آن اشاره کرد.
جالب است بدانید شرکت‌های بزرگی مانند آی‌بی‌ام (IBM)، فورد (FORD)، اسکانیا (SCANIA)، فیلیپس (PHILIPS) و سامسونگ (SAMSUNG) در حال پیاده‌سازی سیستم مدیریت محیط زیست برای کارخانه‌های مختلفشان در سرتاسر جهان هستند.
خلاصه اینکه اهمیت تحلیل اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ به‌ویژه با توجه به زمان موردنیاز و هزینه‌های مربوطه، این رویکرد و تمایل بین‌المللی را توجیه می‌کند.
البته عوامل زیادی در تعیین چگونگی کارکرد یا عدم‌کارکرد چنین پروژه‌هایی نقش دارند. در ادامه این مقاله بهمدام، به موضوعات فرهنگی، سازمانی و فناورانه اشاره می‌کنیم که در اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ تأثیرگذار هستند.
عوامل کلیدی مؤثر بر بازه زمانی و هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ عبارت‌اند از:
- عوامل فرهنگی:
- تعهد مدیریت ارشد سازمان به پروژه و پشتیبانی از آن؛
- فرهنگ زیست‌محیطی و آگاهی کارکنان در این زمینه؛
- وجود دیوار سبز بین کارکنان محیط زیست و کسب‌وکار مربوطه.
- عوامل سازمانی:
- بررسی سیستم‌های مدیریت موجود در سازمان، مانند ایزو ۹۰۰۰؛
- اجرای پروژه‌های موازی، مانند سیستم مدیریت کیفیت، و سیستم ایمنی و بهداشت؛
- تغییرات سازمانی، مانند ادغام یا مهندسی مجدد فرایندها؛
- اندازه سازمان و تعداد پیمانکاران.
- عوامل فناورانه:
- پیچیدگی فرایندی و جنبه‌های زیست‌محیطی آن؛
- سطح داده‌های زیست‌محیطی موجود؛
- سطح کنترل زیست‌محیطی و انطباق قانونی با جنبه‌های اساسی، مانند آلودگی هوا، تخلیه فاضلاب و مدیریت پسماند جامد.
بیشترین زمان در اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ صرف چه چیزهایی می‌شود؟
آن‌طور که در بسیاری از پروژه‌های اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف مشاهده شده، زمان‌برترین فعالیت‌های اجرایی در این فرایند عبارت‌اند از:
- ارزیابی جنبه‌های زیست‌محیطی:
- این کار از مهمترین قسمت‌های پروژه اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ است.
- ارزیابی خوب و کامل، به زمان کافی و مشارکت گسترده بخش‌های مختلف سازمان نیاز دارد.
- البته در صورت لزوم، کمپین‌هایی برای تحلیل، اندازه‌گیری و مطالعه زیست‌محیطی هم اجرا می‌شوند.
- برنامه‌ریزی برای اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ در سازمان:
- فعالیتی کلیدی برای تعیین برنامه، وظایف و مسئولیت‌هاست و هدفش بهینه‌سازی سیستم مدیریت محیط زیست است.
- تعریف خط‌مشی زیست‌محیطی هم فعالیت کلیدی دیگری برای ایجاد دیدگاه استراتژیکی از سیستم مدیریت محیط زیست، و بهبود مستمر عملکرد زیست‌محیطی است.
- تعریف فعالیت‌ها و كنترل‌های روزمره هم مستلزم بحث برای تصمیم‌گیری درباره كنترل‌های كلیدی، پارامترها، تجهیزات، طرح‌های نظارتی، اقدامات پیشگیری و واکنش‌های اضطراری است.
- رویه‌های اجرایی:
- رویه‌ها و دستورالعمل‌های کاری، شامل بخش‌هایی مانند عملیات، تولید، نگهداری، آزمایشگاه، بازاریابی، مهندسی و غیره.
- رویه‌ها و دستورالعمل‌های کاری که باید قبل از صدور مورد بحث و تأیید قرار بگیرند.
- آموزش
- زمان زیادی برای آموزش کارکنان پیرامون رویه‌ها و دستورالعمل‌های اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ لازم است.
- آموزش پیمانکاران هم جزو مهمی از این فرایند است.
- هوشیاری و حساسیت باید آموزش داده شوند.
- بعضی افراد درگیر در فعالیت‌های برنامه‌ریزی، به آموزش درباره اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ نیاز دارند.
- آموزش و آماده‌سازی حسابرسان داخلی هم بخش دیگری از این فرایند آموزشی است.
- بهبودهای کنترلی و پیشگیری:
- شاید لازم باشد تغییراتی در فعالیت‌های مربوط به کنترل و پیشگیری تعریف شوند تا نیازها برآورده شده یا صرفا شیوه‌هایی برای بهبود مشخص شوند.
- اجرای بهبودها می‌تواند شامل ساخت‌وسازها یا تغییراتی فرایندی باشد که متناسب اندازه و پیچیدگی آن‌هاست.
بیشترین هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ صرف چه چیزهایی می‌شود؟
اصلی‌ترین هزینه‌ها در مراحل مختلف اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ عبارت‌اند از:
- منابع انسانی: استفاده از نیروی کار، به‌ویژه در حوزه‌های برنامه‌ریزی، ارزیابی جنبه‌های زیست‌محیطی و اجرای رویه‌ها، در پیاده‌سازی سیستم مدیریت محیط زیست بسیار مهم است. این بخش هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ بیشتر مربوط به دستمزدهاست.
- فناوری: خیلی اوقات نیاز به اندازه‌گیری و تحلیل برای ارزیابی جنبه‌های زیست‌محیطی یا نظارت بر آن‌ها وجود دارد. علاوه بر این، شاید ابزارهای تحلیلی و سرمایه‌گذاری هم لازم باشند. تجهیزات و تأسیسات کنترل محیطی هم اهمیت دارند. به‌طور معمول سرمایه‌گذاری زیادی روی تجهیزات و تأسیسات کنترلی، مانند دیوارهای نگهدارنده، تصفیه فاضلاب، سیستم‌های زهکشی، دفع زباله انجام می‌شود.
- پشتیبانی: بسیاری از سازمان‌ها از مشاوران خارجی برای کمک به اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ استفاده می‌کنند. برای برگزاری دوره‌های آموزشی، به‌طور معمول با شرکت‌های فعال در این حوزه قرارداد بسته می‌شود. بعضی سازمان‌ها هم ترجیح می‌دهند برای شناسایی و به‌کارگیری الزامات قانونی در حوزه محیط زیست، با شرکت های حقوقی تخصصی قرارداد ببندند.
عوامل فرهنگی، سازمانی و فناورانه چه تأثیری بر اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ می‌گذارند؟
در این بخش مقاله بهمدام، عوامل مربوط به زمان و هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ و روابط علّی بین عوامل مهم را بررسی می‌کنیم. این‌ها مهمترین تأثیرات عوامل فرهنگی، سازمانی و فناورانه بر اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ هستند:
تأثیر عوامل فرهنگی بر اجرای ایزو ۱۴۰۰۱
عدم‌تعهد یا تعهد اندک مدیریت ارشد و پشتیبانی از گروه اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ در سازمان، به تأخیر در اجرای درست عناصر کلیدی سیستم منجر می‌شود.
یکی از دلایل اصلی این تأخیر، اولویت دادن به وظایف دیگر یا واگذاری مسئولیت‌های دیگری به کارکنان درگیر در اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ است؛ که در نهایت زمان و هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ را افزایش خواهد داد.
صرف زمان بیش از اندازه برای ارزیابی، برنامه‌ریزی و اجرای رویه‌ها، به‌خاطر کمبود دانش و آگاهی درباره این وظایف است. در نتیجه، به آموزش بیشتری برای تأمین این آگاهی نیاز است، و هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ هم زیاد می‌شود.
مانع «دیوار سبز» که در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد هم بخش‌های تولیدی را به این سو سوق می‌دهد که سیستم مدیریت محیطی را منحصر به همان محیط زیست بدانند و چه‌بسا تصمیم می‌گیرند حتی شرکت هم نکنند!
تضاد بین شکل اداره محیط زیست و سایر بخش‌ها هم باعث ایجاد مشکل در ارزیابی و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها می‌شود. تلاش‌های زیادی برای از بین بردن این رویکرد و کاهش هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ باید صورت بگیرند.
تأثیر عوامل سازمانی بر اجرای ایزو ۱۴۰۰۱
سطح پایین سیستم‌های مدیریتی منجر به مشکلات بیشتری در فعالیت‌هایی مانند برنامه‌ریزی و اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ می‌شود، چون کارکنان سازمان از تفکر، برنامه‌ریزی و اجرای رویه‌ها، آن‌طور که سیستم‌های مدیریتی ایزو نیاز دارند، استفاده نمی‌کنند.
این وضعیت، به تقاضای بیشتر برای آموزش و مشاوره منجر می‌شود. در نتیجه هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ در حوزه‌های مربوطه افزایش می‌یابد.
پروژه‌های موازی هم زمانی افزایش می‌یابند که کارکنان فرصت دارند و رقابتی برای استفاده از آن فرصت موجود افزایش می‌یابد. چنین شرایطی هم خیلی اوقات باعث شکست در اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ می‌شود.
دلیل دیگرش می‌تواند این باشد که زمان اجرای سیستم افزایش می‌یابد، به‌ویژه در فعالیت‌های حوزه منابع انسانی، مانند ارزیابی جنبه‌های زیست‌محیطی، برنامه‌ریزی و اجرای رویه‌ها.
تغییرات سازمانی هم تأثیر فراوانی بر اجرای کار گروهی و انگیزه افراد دارند. خیلی اوقات بعضی بخش‌های برنامه‌ریزی و اجرای رویه‌های فعالیت‌ها برای انطباق با ساختار جدید، جایگزینی پرسنل، دستورالعمل‌های جدید و غیره، باید دوباره انجام شوند.
سازمان‌های بزرگ باید زمان بیشتری را صرف ارزیابی جنبه‌های زیست‌محیطی، برنامه‌ریزی، اجرای رویه‌ها و آموزش کنند. در نتیجه به منابع انسانی داخلی و چه‌بسا کمک‌های خارجی بیشتری نیاز پیدا می‌کنند.
سازمانی که تعداد زیادی پیمانکار به نمایندگی از خود دارد، برای آموزش و آگاهی آن‌ها باید تلاش بیشتری داشته باشد. بسیاری از شرکت‌ها، هزینه هنگفتی برای آموزش پیمانکاران خود می‌پردازند.
تأثیر عوامل فناورانه بر اجرای ایزو ۱۴۰۰۱
پیچیدگی بالای فرایند اجرای ایزو به ارزیابی و کنترل‌های بیشتر، برنامه‌ریزی بهتر و آموزش نیاز دارد. در نتیجه هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ افزایش می‌یابد.
سطح پایین داده‌های زیست‌محیطی موجود هم توسعه جنبه‌های زیست‌محیطی، تحلیل اثرات و فعالیت‌های نظارتی را دشوارتر می‌کند.
شاید نیاز به هزینه بیشتر روی مطالعات و تحلیل‌ها باشد که باعث افزایش زمان و هزینه ارزیابی می‌شود. سطح پایین کنترل زیست‌محیطی و انطباق قانونی شناسایی‌شده در ابتدای پروژه مستلزم تلاش زیادی برای برنامه‌ریزی و اجرای فرایندهای کنترلی و پیشگیرانه است.
همه این‌ها نیاز به سرمایه‌گذاری بیشتر روی تجهیزات، امکانات، و تغییرات فرایندی برای تضمین انطباق قانونی را افزایش می‌دهند. شاید زمان و هزینه بیشتری هم برای آموزش و اجرای رویه‌ها لازم باشد.
جمع‌بندی
این مقاله تأثیر عوامل فرهنگی، سازمانی و فناورانه را بر زمان و هزینه ایزو ۱۴۰۰۱ در سازمان مورد بحث قرار می‌دهد. فرهنگ سازمانی، فرایندهای سازمانی و فناوری‌های موردنیاز را فهرست‌وار بیان کردیم تا دید بهتری نسبت به آن‌ها داشته باشید.
البته کارشناس‌های بهمدام سال‌هاست که شرکت‌ها و سازمان‌های معتبر کشورمان را در اجرای ایزو ۱۴۰۰۱ و سایر استانداردهای بین‌المللی یاری کرده و نتایج موفقیت‌آمیزی را هم به ثبت رسانده‌اند. شما هم اگر می‌خواهید از تجربه و دانش کارشناس‌های این شرکت استفاده کنید، همین حالا با بهمدام تماس بگیرید..
منابع: