از نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ چه می‌دانید؟ + فهرست کامل پرسش های مهم درباره ایزو ۱۴۰۰۱
- 0
انتخاب نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ فرصتی برای بررسی توانایی‌های کسانی است که قرار است هر سال شرکت یا سازمان شما را حسابرسی کنند. شاید این تصمیم و انتخاب، برای آن‌هایی که در حوزه استانداردهای بین‌المللی تازه‌وارد هستند، کمی سردرگم‌کننده به نظر برسد، برای همین، در این مقاله بلاگ بهمدام، فهرستی از پرسش های مهم درباره ایزو ۱۴۰۰۱ را آماده کرده‌ایم که می‌توانید از نهاد موردنظرتان بپرسید و با خیال راحت‌تری تصمیم بگیرید.
این پرسش‌ها را از هر شرکت یا نهادی که قرار است برایتان حسابرسی کند و گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ بدهد، بپرسید:
پیشنهاد ویژه : دوره آموزشی سيستم مديريت زيست محيطی ایزو ISO 14001:2015
آیا این نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ مجوز دارد؟
این اولین و مهم‌ترین پرسش از پرسش های مهم درباره ایزو ۱۴۰۰۱ است که باید از صادرکننده گواهینامه بپرسید. نهاد صادرکننده گواهینامه، باید ISO/IEC 17021 داشته باشد تا گواهینامه‌ای که می‌دهد، به رسمیت شناخته شود.
این ISO/IEC 17021 در واقع استاندارد ارزیابی انطباقی است که نهادهای ارائه‌دهنده حسابرسی و گواهینامه سیستم‌های مدیریت باید داشته باشند.
گواهینامه اعطایی کجاها به رسمیت شناخته می‌شود؟
اگر شرکت شما با شرکت‌ها و تأمین‌کننده‌های بین‌المللی طرف قرارداد است، یا قصد دارید در کشور مشخصی به تجارت بپردازید، باید گواهینامه ایزویی داشته باشید که در سطح بین‌المللی پذیرفته شود.
نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ باید از طرف نهاد اعتباربخشی تأیید شود که به توافقنامه شناسایی چندجانبه آی‌ای‌اف (IAF Multilateral Recognition Agreement) یا به‌اختصار ام‌ال‌ای (MLA) پیوسته تا گواهینامه‌هایی که صادر می‌کند، در سطح جهانی به رسمیت شناخته شوند.
آیا این نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ بیانیه هدف هم ارائه می‌دهد؟
فرض کنید شرکت یا سازمانی از شما خواسته برای همکاری با آن‌ها، حتما گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ ارائه کنید. مسلما فرایند اخذ گواهینامه زمان‌بر است، ولی شما می‌خواهید سریع‌تر قرارداد ببندید.
در چنین شرایطی، می‌توانید از نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱بیانیه هدف گواهینامه (Letter of Certification Intent) دریافت کنید.
این نامه را می‌توانید به شرکت طرف قرارداد ارائه بدهید و برای خودتان زمانی بخرید، تا فرایند دریافت ایزو ۱۴۰۰۱ طی شود، و بتوانید گواهینامه اصلی را به آن‌ها نشان بدهید.
شرط لازم سیستم مدیریت قبل از صدور گواهینامه چیست؟
نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ نمی‌تواند به‌شخصه سیستم مدیریت محیط زیست و مدیریت کیفیت را برای شرکت شما پیاده‌سازی کند، بلکه فقط سیستم موجود را حسابرسی می‌کند.
بسیاری از شرکت‌ها قبل از آنکه برای یافتن نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ اقدام کنند، مشاور یا حسابرسی داخلی را به کار می‌گیرند تا به برآوردن الزامات ایزو کمک کند.
اگر کسب‌وکار موفقی دارید، مسلما بخش بزرگی از این الزامات را رعایت کرده‌اید، اما مشاور یا حسابرس داخلی می‌تواند کارایی سیستمتان را به حداکثر برساند، کاغذبازی‌ها را کاهش بدهد و زمان را مدیریت کند تا مطمئن باشید همه الزامات برآورده شده‌اند.
بعضی نهادهای صدور ایزو ۱۴۰۰۱ از شما می‌خواهند مدتی پیش از حسابرسی، حتما سیستم مدیریت محیط زیست را اجرایی کنید. باید اطمینان داشته باشید که این مورد را هم می‌توانید عملی کنید.
شاخص خالص مروجان نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ برای رضایت مشتری چیست؟
شاخص خالص مروجان (Net Promoter Score) یا به‌اختصار ان‌پی‌اس (NPS) معیاری است که سازمان‌ها برای سنجش رضایت مشتری استفاده می‌کنند. برای اندازه‌گیری این شاخص، سازمان از مشتریان فعلی‌اش می‌پرسد آیا این کسب‌وکار را به دوستانشان هم توصیه می‌کنند یا نه.
پس شاخص NPS برای انتخاب شرکت یا سازمانی که قصد همکاری با آن را دارید، عالی است. در واقع رضایت مشتری‌های آن سازمان از خدماتشان را نشان می‌دهد.
این‌ها هم سایر پرسش های مهم درباره ایزو ۱۴۰۰۱ و خدمات مشتری هستند که می‌توانید از نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ بپرسید:
- از نظر زمان‌بندی چقدر انعطاف‌پذیر هستید؟ آیا می‌توانید تاریخ موردنظر ما یا کمی نزدیک به آن را در نظر بگیرید؟
- اگر سؤالی داشته باشیم و تماس بگیریم، آیا سریع پاسخ می‌دهید؟
- اگر با حسابرس شما اختلاف‌نظر داشته باشیم چه می‌شود؟ با چه کسی باید صحبت کنیم؟
اگر سازمان شما مهلت مشخصی دارد، یا نگران تأیید مجدد گواهینامه است، باید این را به نماینده نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ بگویید. موقع انتخاب حسابرس، محدودیت‌های زمانی عامل مهمی هستند.
در ضمن باید بدانید طرف تماس شما طی فرایند صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ چه کسی خواهد بود. اگر شما و حسابرستان دچار اختلاف‌نظر بشوید، باید کسی باشد که به او مراجعه کنید.
همین سؤال و جواب‌ها، فرصت خوبی فراهم می‌کنند که متوجه شوید نهاد موردنظر شما، چگونه به مسائل، زمان‌بندی و عدم‌انطباق‌ها رسیدگی می‌کند.
آیا تجربه قبلی در صدور گواهینامه برای این صنعت دارید؟
این پرسش زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، که کسب‌وکاری در حوزه تخصصی فعال است. پس بهتر است سراغ نهاد و حسابرسی برود که با این حوزه تخصصی آشناست.
آیا این نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ حسابرس بومی هم دارد؟
منظور از حسابرس بومی، کسی است که در شهر و منطقه کسب‌وکار شما زندگی و فعالیت می‌کند. حضور چنین حسابرسی در نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ مزیت فوق‌العاده‌ای برای شرکت شما محسوب می‌شود!
اگر حسابرس بومی باشد، هزینه‌های حسابرسی نظارتی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. هزینه سفر، اقامت و خوردوخوراک برای چنین حسابرس‌هایی تقریبا به صفر می‌رسد!
این‌ها سایر پرسش های مهم درباره ایزو ۱۴۰۰۱ و حسابرسی هستند که باید پاسخشان را بدانید:
- آیا نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ هر بار از همان حسابرس برای حسابرسی شرکت ما استفاده می‌کند؟
- برای پروژه گواهینامه ما، چند حسابرس به کار می‌گیرد؟
- دفعات و فاصله حسابرسی‌های نظارتی چقدر است و چه مواردی را پوشش می‌دهد؟
- آیا می‌توانیم با حسابرس‌هایی که قرار است روی پروژه ما کار کنند، ملاقات کنیم؟ آیا می‌توانیم با حسابرس اصلی صحبت کنیم؟
- آیا هزینه سفر و اقامت هم اضافه می‌شود؟ اگر پاسخ مثبت است، رقم تخمینی این هزینه‌ها چقدر است؟
آیا سایر گواهینامه‌های ایزو را هم ارائه می‌دهید؟ آیا حسابرسی یکپارچه برای همه استانداردها هم دارید؟
اگر سازمان شما قصد دارد استانداردهای دیگری مثل ایزو ۹۰۰۱ را هم اجرا کند، بهتر است سراغ صادرکننده‌ای بروید که حسابرسی یکپارچه دارد. با این حساب، در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد.
هزینه چه کارهای خارج از محلی را باید به نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ بپردازیم؟
منظور از کارهای خارج از محل، چیزهایی مثل تهیه گزارش، بررسی اسناد و غیره هستند که شاید در محل کسب‌وکار شما انجام نشوند، اما برایشان وقت صرف می‌شود و هزینه‌هایی دارند.
دریافت گواهینامه ایزو این‌گونه نیست که فردی فقط به مدارک شما نگاه کرده و گواهینامه را صادر کند! نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ نمونه‌ای از کارها و فرایندها را بررسی می‌کند تا متوجه شود چقدر به الزامات این استاندارد بین‌المللی پایبند هستید.
حسابرس‌ها قبل و بعد از هر حسابرسی، ساعت‌ها زمان صرف آماده‌سازی، بررسی مدارک، گزارش یافته‌ها و تفسیر آن‌ها می‌کنند. خلاصه اینکه بهتر است با فرایند قیمت‌گذاری و سایر متغیرهای موجود آشنا شوید.
با پرسیدن درباره جزئیات آنچه نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ انجام خواهد داد، و حتی درک نقش و اختیارات افراد درگیر در این فرایند، می‌توانید درک درست‌تری پیدا کنید، و اعداد و ارقام به‌نظرتان منطقی‌تر می‌رسند.
آیا برای این استاندارد، دوره آموزشی هم ارائه می‌دهید؟
اگر سازمان شما می‌خواهد سیستم مدیریت محیط زیست را به‌شکل حداکثری اجرا کند و از آن بهره ببرد، توصیه می‌شود مدیران ارشد و همه کارکنان سازمان در برنامه‌های آموزشی ایزو ۱۴۰۰۱ شرکت کنند.
مدیریت ارشد سازمان باید به اجرای سیستم علاقه نشان داده و برای موفقیت آن تلاش کند. این همراهی، نرخ موفقیت اجرای استاندارد را تا حد زیادی بالا می‌برد. شرکت در دوره آموزشی به سازمان کمک می‌کند تا گواهینامه را راحت‌تر دریافت کند.
نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ زمان لازم برای حسابرسی را چگونه تعیین می‌کند؟
پاسخ این پرسش می‌تواند تصمیم شما را قطعی کند! به شما اطمینان می‌دهد که آیا نهاد صدور گواهینامه ۱۴۰۰۱ موردنظرتان مطابق ISO/IEC 17021 عمل می‌کند؛ آیا واقعا معتبر است؟
نکته مهم اینکه هنگام پرس‌وجوهای اولیه، باید تعداد دقیق کارکنان سازمان خودتان را بدانید، چون این سؤال پرسیده می‌شود. نهادهای معتبر، مدت حسابرسی را بر اساس تعداد کارکنان سازمان، و سطح ریسک سیستم مدیریت تعیین کرده و اعلام می‌کنند.
اختلاف مظنه بین قیمت اولیه و صورت‌حساب نهایی، به‌طور معمول به‌خاطر ارائه نادرست تعداد کارکنان شاغل در سازمان اتفاق می‌افتد. برای جلوگیری از این اختلاف‌ها، حتما تعداد دقیق کارکنان را اعلام کنید.
جمع‌بندی
آنچه در این مقاله بلاگ بهمدام خواندید، پرسش های مهم درباره ایزو ۱۴۰۰۱ بودند که باید قبل از قرارداد با نهاد صادرکننده گواهینامه ۱۴۰۰۱ بپرسید تا با دید بازتری پا به این مسیر گذاشته و در میانه راه غافل‌گیر نشوید.
شرکت بهمدام با سال‌ها تجربه در حوزه احذ گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ و سایر استانداردها برای شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی، آماده است تا پاسخگوی همه پرسش‌های شما در این زمینه باشد. برای گفت‌وگو با کارشناس‌های مجرب بهمدام، همین حالا تماس بگیرید!
منابع: