صفر تا صد حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ + ممیزی تجدید گواهینامه
- 0
اخذ گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ و حفظ آن، رویداد واحدی نیست! یعنی مجموعه‌ای از فرایندها، ممیزی‌ها، بررسی‌ها و بهبودهای مستمر در کنار هم قرار می‌گیرند تا سیستم مدیریت محیط زیست سازمان، با استانداردهای ایزو مطابقت داشته باشد. برای حفظ گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ هم وارد چرخه سه‌ساله می‌شوید. یعنی فرایند حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ هر سه سال یک‌بار تکرار می‌شود تا نهاد صادرکننده مطمئن شود همه الزامات ایزو رعایت می‌شوند. در این مقاله بلاگ بهمدام، همه چیز درباره ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ را برایتان توضیح می‌دهیم.
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله اول
ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله اول، در واقع تعیین می‌کند که آیا شرکت یا سازمان شما، می‌تواند گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ دریافت کند یا نه.
این ممیزی را با نام حسابرسی خارجی ایزو ۱۴۰۰۱ (External Audit)، حسابرسی شخص ثالث (Third Party Audit) یا حسابرسی ثبت‌نام (Registration Audit) هم می‌شناسند.
نهاد صادرکننده گواهینامه، ممیزی را انجام می‌دهد که به دو مرحله، با یک پیش‌ارزیابی اختیاری تقسیم می‌شود.
این نهاد، بسته به اندازه سازمان، تعداد مکان‌های آن و دامنه سیستم مدیریت محیط زیست سازمان، یک نفر حسابرس یا تیمی از حسابرسان را برای انجام ممیزی تعیین می‌کند.
پیش‌ارزیابی اختیاری ایزو ۱۴۰۰۱ چیست؟
این مرحله اختیاری و غیررسمی است و فقط بعضی نهادهای صدور گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ مانند ISOQAR آن را ارائه می‌کنند.
این حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ که البته حسابرس واجد شرایطی باید انجام بدهد، مانند اجرای آزمایشی ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ است.
در نهایت هم نقاط ضعف و قوت سیستم مدیریت محیط زیست سازمان را نشان می‌دهد تا سازمان بر اساس این اطلاعات، خود را برای حسابرسی واقعی آماده کند.
پیشنهاد ویژه : دوره آموزشی سيستم مديريت زيست محيطی ایزو ISO 14001:2015
مرحله اول ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ چگونه برگزار می‌شود؟
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله اول، با عنوان ممیزی اسناد (Document Audit) یا گاهی اوقات بازبینی آمادگی (Readiness Review) هم شناخته می‌شود.
هدف اصلی این مرحله از ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ تعیین این است که آیا سازمان شما برای ممیزی مرحله دوم آماده است یا نه.
ممیزی مرحله اول زمانی باید انجام شود که سیستم مدیریت محیط زیست سازمان را پیاده‌سازی کرده و توسعه داده‌اید. یعنی باید زمان کافی داشته باشید تا شواهدی درباره اثربخشی سیستم به دست بیاورید.
این مدارک و شواهد، شامل نتیجه حسابرسی داخلی ایزو ۱۴۰۰۱ و بررسی‌های مدیریتی، و سوابق برای بررسی حسابرس هستند.
ممیزی این مرحله در بیشتر کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط، طی یک روز تکمیل می‌شود. البته مرحله دوم ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ به‌طور معمول طولانی‌تر است.
ضمن آنکه این ممیزی برای شرکت‌هایی که چند مکان مختلف دارند، در دفتر مرکزی انجام می‌شود. حضور در محل، به حسابرس این فرصت را می‌دهد که تصویر واضح‌تری از سازمان داشته باشد.
اهداف اصلی مرحله اول ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ عبارت‌اند از:
- حسابرسی مستندات سیستم مدیریت محیط زیست سازمان، شامل دامنه سیستم، اهداف و هرگونه خط‌مشی و اسناد مربوط به عملکرد سیستم.
- بررسی وضعیت شرکت برای کمک به برنامه‌ریزی حسابرسی مرحله دوم.
- کسب اطلاعات درباره همه مکان‌های سازمان که در آن‌ها فعالیتی وجود دارد.
- کسب اطلاعات درباره فرایندهای کلیدی، رویه‌ها و تجهیزات شرکت.
- مستندسازی و تأیید کلیه الزامات قانونی و مقرراتی قابل‌اجرا در سازمان.
- تعیین اینکه آیا همه کارکنان مربوطه، برای ممیزی مرحله دوم آماده هستند یا نه.
- بررسی وضعیت حسابرسی داخلی ایزو ۱۴۰۰۱ و بررسی‌های مدیریتی مربوط به آن.
- برنامه‌ریزی ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله دوم، و تعیین مکان‌هایی که باید حسابرسی شوند.
در صورت امکان و در صورت وجود سوابق کافی، موارد زیر هم بررسی می‌شوند:
- فرایندهای حسابرسی داخلی
- بررسی مدیریتی
- تعهد مدیریت ارشد
- شکایات
- اهداف
همه موارد فوق به حسابرس کمک می‌کنند برنامه‌ریزی درستی برای حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله دوم داشته باشد. اگر قبلا تاریخ‌های حسابرسی مرحله دوم را مشخص نکرده‌اید، اکنون وقتش است!
بعد از ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ مرحله اول چه می‌شود؟
در پایان مرحله اول حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ حسابرس مربوطه، بازخوردی از بررسی‌هایش را در اختیار مدیر فرایند حسابرسی در سازمان قرار می‌دهد.
به‌طور معمول بعد از گذشت پنج روز از حسابرسی هم، گزارش مکتوب آن را ارسال می‌کند. اما ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ به عدم‌انطباق‌ها ختم نمی‌شود، چون سازمان هنوز در مرحله‌ای نیست که ادعای مطابقت با استانداردها را داشته باشد.
با این حال، اگر در جریان حسابرسی مواردی شناسایی شوند، حسابرس درخواست‌های مربوط به بهبود فرایندهای موردنظر را در گزارش حسابرسی ارائه می‌کند.
این موارد باید قبل از ورود به مرحله دوم حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ بررسی شوند. در غیر این صورت، در ممیزی مرحله دوم، به‌عنوان عدم‌انطباق در نظر گرفته شده و احتمال دریافت گواهینامه را کاهش می‌دهند!
این گزارش شامل موارد زیر خواهد بود:
- ارزیابی سیستم مدیریت محیط زیست سازمان، و تعیین آمادگی برای ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله دوم.
- ارزیابی درک مدیر فرایند و مدیریت ارشد از الزامات استاندارد.
- موافقت با دامنه سیستم مدیریت محیط زیست و دامنه صدور گواهینامه.
- برنامه‌ریزی برای ممیزی مرحله دوم و توافق درباره تاریخ‌ها و مکان‌های حسابرسی.
- درخواست بهبود و زمینه‌هایی برای بهبود بالقوه سیستم مدیریت.
بیشتر بخوانید: همه چیز درباره ادغام ایزو ۹۰۰۱ با ۱۴۰۰۱ و ۴۵۰۰۱: سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله دوم
مرحله دوم ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ در واقع آخرین مرحله قبل از صدور گواهینامه است. این حسابرسی به‌طور معمول در محل شرکت یا سازمان انجام می‌شود، و طولانی‌تر از ممیزی مرحله اول است.
هدف کلی حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ در این مرحله، تعیین این است که آیا سیستم مدیریت محیط زیست سازمان با استانداردهای ایزو مطابقت دارد یا نه. اگر باهم مطابقت داشته باشند، شرکت موفق به اخذ گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ می‌شود.
قبل از ورود حسابرس به این مرحله، سیستم مدیریت محیط زیست سازمان باید حداقل سه ماهی کار کرده باشد. تاریخ حسابرسی مرحله دوم هم در پایان حسابرسی مرحله اول، اعلام و تأیید می‌شود.
نکته قابل‌توجه اینکه، حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ در دو مرحله اول و دوم نباید با فاصله بیش از شش ماه از همدیگر انجام شوند. در غیر این صورت، ممیزی مرحله اول باید تکرار شود.
البته اگر به سیستم مدیریت زیست محیطی سازمانتان اطمینان دارید، حسابرسی مرحله دوم را می‌توان روز بعد از حسابرسی مرحله اول آغاز کرد. اما این شیوه ایدئالی نیست و توصیه هم نمی‌شود!
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله دوم، به‌طور معمول در دفتر مرکزی و بعضی از مکان‌های دیگر سازمان انجام می‌شود. درباره تعداد این مکان‌ها، در همان مرحله اول توافق صورت می‌گیرد.
نهاد صدور گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ از «ریشه مربع» (Square Root) برای تعیین تعداد مکان‌های موردحسابرسی در مرحله دوم استفاده می‌کند. برای مثال، اگر سازمان شما ۲۵ مکان مختلف در دامنه گواهینامه دارد، حداقل ۵ مورد آن‌ها حسابرسی می‌شوند.
در طول چرخه صدور گواهینامه هم که سه سال است، همه مکان‌های ذکرشده در دامنه گواهینامه، حداقل سالی یک‌بار بازدید و بررسی می‌شوند.
مرحله دوم ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ چگونه برگزار می‌شود؟
این مرحله حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ را می‌توان کامل‌ترین ممیزی سیستم مدیریت محیط زیست دانست. ممیزی مرحله دوم، با جلسه بین حسابرس و مدیر فرایند اجرای ایزو در سازمان آغاز می‌شود. حسابرس توضیح می‌دهد که قرار است چه اتفاقی بیفتد.
این‌ها مهم‌ترین موضوعاتی هستند که در این جلسه عنوان می‌شوند:
- بررسی اقدامات انجام‌شده بعد از مرحله اول ممیزی، برای اطمینان از انجام درخواست‌های بهبود.
- بررسی اطلاعات مستند برای شواهدی مبنی بر انطباق سیستم مدیریت با استانداردهای ایزو.
- اثربخشی کلی سیستم مدیریت محیط زیست سازمان، و اینکه آیا برای دستیابی به اهداف سازمانی مؤثر است یا نه.
- ممیزی فعالیت‌ها و فرایندها برای تعیین اینکه آیا کنترل عملیاتی دارید، و مطابق خط‌مشی و اهداف سازمانی عمل می‌کنید یا نه.
- ارزیابی ممیزی‌های داخلی و بررسی‌های مدیریتی سازمان.
- اثربخشی اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی.
- بررسی اهداف مهم عملکردی.
بعد از ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ مرحله دوم چه می‌شود؟
حسابرس جلسه پایانی را با مدیر فرایند برگزار می‌کند تا نتایج اولیه حسابرسی را بررسی کرده و درباره عدم‌انطباق‌های احتمالی و اقدامات اصلاحی توصیه‌هایی بکند.
حسابرس در این جلسه به مدیر فرایند اطلاع می‌دهد که آیا سازمان برای دریافت گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ تأیید شده یا نه.
بعد از جلسه، یک گزارش کتبی هم دریافت خواهید کرد که شامل مشاهدات حسابرس و خلاصه‌ای از یافته‌هاست. این گزارش، عدم‌انطباق‌های جزئی، عدم‌انطباق‌های عمده و فرصت‌های بهبود را شناسایی می‌کند که از این قرار هستند:
- عدم‌انطباق عمده همان اشکال بزرگ سیستم است؛ یعنی سازمان شما نمی‌تواند الزامات استاندارد ایزو ۱۴۰۰۱ را برآورده کند. بعضی عدم‌انطباق‌های جزئی هم ناشی از مشکلی در سیستم مدیریت هستند، ولی به‌عنوان عدم‌انطباق عمده در نظر گرفته می‌شوند. عدم‌انطباق‌های عمده باید قبل از اینکه حسابرس بخواهد سازمان شما را برای اخذ گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ معرفی کند یا نه، تصحیح شوند. در این فرایند شاید لازم شود حسابرس چندبار از مکان موردنظر در سازمان بازدید کند.
- عدم‌انطباق جزئی هم می‌تواند خطا یا شکستی در سیستم مدیریت محیط زیست سازمان تلقی شود. البته عدم‌انطباق‌های جزئی تأثیری بر توصیه شدن برای اخذ گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ نمی‌گذارند، اما باید قبل از صدور گواهینامه به آن‌ها رسیدگی شود.
- فرصت‌های بهبود هم مربوط به شرایط موجود هستند که به‌گفته حسابرس، ممکن است مستلزم شفاف‌سازی یا تحقیق برای بهبود وضعیت کلی و اثربخشی سیستم مدیریت باشد. این موارد هم تأثیری روی صدور گواهینامه ندارند.
هرگونه عدم‌انطباقی که وجود داشته باشد، تا وقتی اقدامات اصلاحی انجام نشوند، گواهینامه دریافت نخواهید کرد. برای انجام اصلاحات، به‌طور معمول سه ماه فرصت دارید.
البته توصیه نشدن برای اخذ گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ به این معنی نیست که حسابرس حتما شرکت یا سازمان شما را دوباره بازدید و ممیزی می‌کند. خیلی اوقات فقط باید شواهدی از انجام اقدامات اصلاحی ارائه بدهید.
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ نظارتی سالیانه
یکی از اهداف اصلی سیستم مدیریت محیط زیست بر اساس استانداردهای ایزو ۱۴۰۰۱، تضمین بهبود مستمر است. ممیزی نظارتی سالیانه (Annual Surveillance Audit) جزو اصلی این فرایند به حساب می‌آید.
بیشتر اوقات، سازمانی که گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ دریافت کرده، در پایان سال‌های اول و دوم، تحت حسابرسی نظارتی سالیانه قرار می‌گیرد.
اولین حسابرسی نظارتی، کمی قبل از پایان سال اول انجام می‌شود. چون این چرخه سه‌ساله طوری تنظیم شده که اجازه می‌دهد ممیزی تأیید مجدد گواهینامه، قبل از پایان سال سوم انجام شود.
این مسئله مهمی است، چون اگر عدم‌انطباقی در پایان سال سوم دیده شود، ممکن است در حین انجام اقدام اصلاحی، وقفه‌ای در دوره گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ ایجاد شود.
بعضی سازمان‌های بزرگ تمایل دارند ممیزی نظارتی سالیانه بیشتری انجام شده، و این دفعات در تقویم پخش شوند. درباره زمان‌بندی ممیزی‌ها می‌توان با حسابرس به توافق رسید.
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ نظارتی سالیانه چگونه برگزار می‌شود؟
در ممیزی نظارتی سالیانه، حسابرس رویکردی مشابه با ممیزی مرحله دوم دارد. البته برای بعضی بخش‌های سیستم مدیریت محیط زیست سازمان شما، ممکن است زمان کمتری صرف شده و به احتمال زیاد، فقط بخش‌هایی از سازمان حسابرسی شوند.
بسیاری از آنچه در این ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ اتفاق می‌افتد، ناشی از یافته‌های حسابرس در ممیزی‌های قبلی است. برای نمونه، نقاط ضعف سیستم بررسی می‌شوند.
این‌ها حداقل مواردی هستند که در حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ به‌صورت سالیانه پوشش داده می‌شوند:
- بررسی چگونگی نگهداری و عملکرد سیستم مدیریت محیط زیست سازمان،
- بررسی عدم‌انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی بر اساس ممیزی‌های قبلی،
- در نظر گرفتن نظرات مدیریت ارشد و مدیر فرایند سازمان،
- بررسی اثربخشی حسابرسی‌های داخلی سازمان،
- بررسی اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی،
- به‌روزرسانی اسناد.
دومین ممیزی نظارتی سالیانه در چرخه صدور گواهینامه سه‌ساله هم به احتمال زیاد جنبه‌ها و عملیات‌های مختلف سازمان را بررسی خواهد کرد. هدف این ممیزی، همه فرایندهای درون چرخه است.
بعد از ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ نظارتی سالیانه چه می‌شود؟
در حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ به‌صورت سالیانه هم مانند سایر ممیزی‌ها، حسابرس یافته‌هایش را خلاصه‌سازی و ارائه می‌کند. گزارشی کتبی از موارد عدم‌انطباق هم در اختیار مدیر فرایند قرار می‌دهد.
اگر عدم‌انطباق عمده‌ای وجود داشته باشد، تا سه ماه فرصت اقدامات اصلاحی دارید. بعد هم می‌توانید شواهدی مبنی بر اصلاح آن‌ها ارائه بدهید. اگر این کار را انجام ندهید، ممکن است گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ شما را پس بگیرند.
برای عدم‌انطباق‌های جزئی، حسابرس طرحی پیشنهاد کرده و روی آن به توافق خواهید رسید. بسته به ریسک و شدت عدم‌انطباق مربوطه، خود حسابرس بنابر صلاحدیدش برای تعیین چگونگی رفع عدم‌انطباق استفاده خواهد کرد.
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ برای تجدید گواهینامه
گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ از تاریخ صدورش، به‌مدت سه سال اعتبار دارد. برای حفظ این گواهینامه، ممیزی مجددی با عنوان «حسابرسی تجدید گواهینامه» (Recertification Audit) در سال سوم انجام می‌شود که شبیه ممیزی مرحله دوم است.
توصیه می‌شود ممیزی تجدید گواهینامه را حداقل سه ماه قبل از پایان سال سوم انجام بدهید. چون اگر می‌خواهید وقفه‌ای در گواهینامه ایجاد نشود، باید زمانی را برای انجام اقدامات اصلاحی در نظر بگیرید.
نکته قابل‌توجه اینکه زمان موردنیاز برای ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ به‌منظور تأیید و صدور مجدد، به‌طور معمول حدود دوسوم زمانی است که به حسابرسی اولیه اختصاص داده می‌شود.
حسابرسی ایزو ۱۴۰۰۱ برای تجدید گواهینامه چگونه برگزار می‌شود؟
ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ برای تجدید گواهینامه، به‌طور معمول جامع‌تر از ممیزی‌های نظارتی سالیانه، و شبیه ممیزی مرحله دوم است. این حسابرسی شامل موارد زیر است:
- مسائلی مانند عدم‌انطباق‌ها و زمینه‌های بهبود که در ممیزی‌های قبلی عنوان شدند.
- اثربخشی کلی سیستم مدیریت محیط زیست در سازمان و اینکه آیا در دستیابی به اهداف سازمانی کمکی می‌کند یا نه.
- بررسی دامنه گواهینامه و اینکه آیا هنوز مناسب است یا نه.
- ممیزی فعالیت‌ها و فرایندها برای تعیین اینکه آیا کنترل عملیاتی دارید، و آیا مطابق خط‌مشی‌ها و رویه‌ها عمل می‌کنید.
- ارزیابی ممیزی‌های داخلی و بررسی‌های مدیریتی در سازمان.
- بررسی اثربخشی اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی.
- بررسی اهداف مهم عملکردی.
بعد از ممیزی ایزو ۱۴۰۰۱ برای تجدید گواهینامه چه می‌شود؟
بعد از این ممیزی، همان رویه ممیزی مرحله دوم اتفاق می‌افتد. جلسه پایانی برگزار شده و بعد هم حسابرس گزارشی کتبی ارائه می‌دهد.
هرگونه عدم‌انطباقی که حسابرس شناسایی کرده، باید قبل از سومین سالگرد صدور گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ برطرف شود. اگر این کار را انجام ندهید، ممکن است گواهینامه را از سازمان شما پس بگیرند.
اگر همه چیز خوب پیش برود، گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ جدید برایتان صادر می‌شود و دوباره وارد چرخه‌ای سه‌ساله خواهید شد.
جمع‌بندی
وقتی سیستم مدیریت محیط زیست را با استانداردهای ایزو ۱۴۰۰۱ اجرا کرده و توسعه می‌دهید، باید آن را به‌طور مستمر بررسی کنید تا بتوانید گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ سازمانتان را حفظ کنید. گواهینامه ایزو ۱۴۰۰۱ دوره سه‌ساله دارد و اگر در این مدت، انطباق با استانداردهای آن را رعایت نکنید، گواهینامه پس گرفته خواهد شد.
در این مقاله بلاگ بهمدام، حسابرسی خارجی ایزو ۱۴۰۰۱ در مرحله اول و مرحله دوم، ممیزی نظارتی سالیانه و ممیزی برای تجدید گواهینامه را به‌طور کامل توضیح دادیم. اگر سؤال دیگری دراین‌باره دارید، زیر همین مقاله، با کارشناس‌های مجرب شرکت بهمدام در میان بگذارید.
منابع: