همه چیز درباره ادغام ایزو ۹۰۰۱ با ۱۴۰۰۱ و ۴۵۰۰۱: سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟
- 0
اجرای سیستم‌های مدیریت کیفیت، محیط زیست، و بهداشت و ایمنی شغلی با همه الزامات، حسابرسی و اصلاحاتشان، گاهی آن‌قدر پیچیده می‌شوند که مدیران فرایند آرزو می‌کنند سیستم مدیریت یکپارچه ای وجود داشت که همه این‌ها را در دل خود جای می‌داد. به همین خاطر، در این مقاله بلاگ بهمدام، به‌سراغ این سیستم مدیریت یکپارچه می‌رویم و همه آنچه باید درباره ادغام ایزو بدانید، با شما در میان می‌گذاریم.
پیشنهاد ویژه : دوره آموزشی سيستم مديريت زيست محيطی ایزو ISO 14001:2015
آیا امکان ادغام ایزو ۹۰۰۱ با ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ وجود دارد؟
آیا می‌توان سیستم‌های مدیریت کیفیت، محیط زیست، و بهداشت و ایمنی شغلی را باهم ترکیب کرد؟ زمانی شکاف بزرگی بین این حوزه‌ها وجود داشت، طوری که به‌سختی باهم تعامل می‌کردند.
االبته ادغام سیستم مدیریت محیط زیست با مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی همیشه امکان‌پذیر بوده، چون اسس ۱۸۰۰۱ (OHSAS 18001) اصلا برای سازگاری با ایزو ۱۴۰۰۱ ایجاد شد. اما ایزو ۹۰۰۱ که استاندارد مادر هم شناخته می‌شود، داستان دیگری دارد!
اما ظهور ساختار سطح بالا (High-Level Structure) که برای همه استانداردهای ایزو بعد از سپتامبر ۲۰۱۵ است، ادغام ایزو ها را برای همه شرکت‌ها و سازمان‌ها امکان‌پذیر کرد.
تا قبل از سال ۲۰۱۵، هر کمیته فنی (TC) ایزویی آزادی عمل نسبی برای تصمیم‌گیری درباره ساختار استاندارد خودش داشت، اما اکنون باید از دستورالعمل انکس اس‌ال (Annex SL) پیروی کند.
انکس اس‌ال دستورالعمل جدیدی برای همه نویسندگان استانداردهای ایزوست. این دستورالعمل، متن اصلی و ساختار ۱۰بندی یکسانی را به همه ایزوها دیکته می‌کند. در واقع همه استانداردهای ایزو باید از این ساختار واحد تبعیت کنند.
ارائه انکس اس‌ال در سال ۲۰۱۵ باعث شد فعالان ایزو ۹۰۰۱ و فعالان ایزو ۱۴۰۰۱ از آن به بعد، به زبان مشترکی صحبت کنند!
بعد از آن تاریخ، فقط اسس عقب مانده بود. تقریبا دو سال و نیم طول کشید تا ایزو ۴۵۰۰۱ هم بر اساس همان ساختار واحد منتشر شود. حالا دیگر هر سه استاندارد را می‌توان باهم ادغام کرد.
برای ادغام ایزو ها از کجا شروع کنیم؟
نقطه شروع فرایند ادغام ایزو ها، تعریف «زمینه سازمان» است. این تعریف، شامل تعیین نتایج موردنظر سیستم، بر اساس مسائل داخلی و خارجی است که بر دستیابی به این نتایج تأثیر می‌گذارند. افراد ذی‌نفع مربوطه، نیازها و انتظارات آن‌ها و دامنه سیستم هم باید مشخص شوند.
این فرایند را می‌توان یک بار برای هر سه استاندارد ایزو ۹۰۰۱، ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ انجام داد. البته این واقعیت را هم باید در نظر گرفت که جزئیاتی مانند نتایج موردنظر، افراد درگیر و غیره، بسته به دامنه گواهینامه، متفاوت خواهند بود.
برای مثال، نتیجه موردنظر سیستم مدیریت کیفیت از فرایند حفظ سلیقه ثابت در محصولی غذایی، نتیجه موردنظر سیستم مدیریت محیط زیست از رعایت الزامات مجوز برای تخلیه پساب، و نتیجه سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی از به حداقل رساندن خطرات مربوط به جابه‌جایی مواد خطرناک، باهم فرق دارند.
وقتی همه این اصول پیاده‌سازی شدند، می‌توان خط‌مشی یکپارچه‌ای تدوین کرد که شامل همه تعهدات اجباری و خاص مربوط به حوزه‌های مختلف باشد.
رفع نیازهای مشتری‌ها، جلوگیری از بیماری‌ها و آسیب‌ها، حفاظت از محیط زیست، و رعایت تعهدات مطابقت با استانداردها، نمونه‌هایی از این تعهدات در حوزه‌های مختلف ایزو هستند.
جدا از زمینه (Context) یا بند ۴ و رهبری (Leadership) یا همان بند ۵، بندهای ۶ تا ۱۰ به‌راحتی در چرخه دمینگ قرار می‌گیرند.
چرخه دمینگ (Deming Circle) یا چرخه بابا (برنامه‌ریزی، انجام، بررسی، اقدام) که در زبان انگلیسی با سرواژه PDCA (مخفف plan–do–check–act) شناخته می‌شود، برای اطمینان از عملکرد منظم و بهبود مستمر است.
بر این اساس، بند ۶ همان برنامه‌ریزی، بندهای ۷ و ۸ انجام، بند ۹ بررسی و بند ۱۰ اقدام هستند. پس مرحله بعدی، برنامه‌ریزی است که شامل تعیین ریسک‌ها و فرصت‌ها، و همین‌طور اقداماتی برای رسیدگی به آن‌ها به‌منظور دستیابی به نتایج موردنظر و تعیین اهداف و برنامه‌هاست.
ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ تمرکز بیشتری روی برنامه‌ریزی دارند. شناسایی جنبه‌ها و تأثیرها، و ارزیابی اهمیت در ایزو ۱۴۰۰۱، و شناسایی خطر و ارزیابی ریسک در ایزو ۴۵۰۰۱، تلاش قابل‌توجهی را می‌طلبند.
پیشنهاد آموزش : دوره آموزشی ایزو ISO 9001:2015 سیستم مدیریت کیفیت
چه تفاوت‌هایی بین ایزو ۹۰۰۱ با ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ وجود دارند؟
بزرگ‌ترین تفاوت بین ایزو ۹۰۰۱ با دو سیستم مدیریتی دیگر را می‌توان در بند ۸ یافت. این بند در ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ مختصر است و به موضوعات مشابهی، مانند برنامه‌ریزی و کنترل عملیاتی و آمادگی، و واکنش اضطراری می‌پردازد.
اما همین بند در ایزو ۹۰۰۱ جزئیات کاملی را در خود جای داده است. دلیلش این است که جنبه‌های عملیاتی متعددی برای اطمینان از مطابقت محصول با مشخصات وجود دارند.
بند ۵ یا رهبری هم در ایزوها شبیه هستند. البته به‌جز زیرشاخه ۵٫۱٫۲ (تمرکز بر مشتری) در ایزو ۹۰۰۱، و زیرشاخه ۵٫۴ (مشاوره و مشارکت کارگران) در ایزو ۴۵۰۰۱ که تفاوت‌هایی دارند.
هر دوی این‌ها منعکس‌کننده سمت‌های مهم افراد اصلی، یکی داخل سازمان و دیگری خارج سازمان هستند. حضور فرد مهم داخل سازمان، به این معناست که مشاوره و مشارکت موضوعی تکراری در سرتاسر استاندارد ایزو ۴۵۰۰۱ وجود دارد. ایزو ۹۰۰۱ هم در بند ۹٫۱٫۲ (رضایت مشتری) به‌دنبال بازخورد مشتری‌هاست.
فرایندهای ارزیابی عملکرد هم طوری شکل می‌گیرند که همه الزامات سیستم مدیریت یکپارچه برای نظارت و اندازه‌گیری، ارزیابی انطباق، حسابرسی داخلی و بررسی مدیریتی را در بر بگیرند.
به این نکته توجه داشته باشید که اسس الزامات اضافی برای بررسی حادثه هم دارد. بررسی مدیریتی صرفا به ورودی‌های اضافی مرتبط با هر استانداردی، مانند روند حوادث بهداشتی و ایمنی شغلی، و نتایج مشورت و مشارکت با کارکنان نیاز دارد.
استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه با ادغام ایزو ها
چه ایزو ۴۵۰۰۱ به سیستم مدیریت کیفیت و سیستم مدیریت محیط زیست اضافه شود، و چه هر سه باهم شروع کنند، روند کلی یکسان است. چون فرایندهای واضحی در سیستم مدیریت یکپارچه وجود دارند که هماهنگ عمل می‌کنند.
جذابیت سیستم مدیریت یکپارچه (Integrated Management System) در این است که شاید ریسک‌های شناسایی‌شده زیاد و متنوع باشند، اما وقتی نوبت به رسیدگی به آن‌ها می‌رسد، هم‌گرایی خوبی وجود دارد.
همین کنترل‌های عملیاتی، به ریسک‌های کیفی، زیست‌محیطی و همین‌طور بهداشتی و ایمنی می‌پردازند. تعمیر و نگهداری منظم تجهیزات مثال خوبی در این زمینه است. این امر تأکید بر حصول اطمینان از ادغام ایزو در فرایندهای تجاری سازمان را هم توضیح می‌دهد.
جالب اینجاست که کمیته‌های فنی ایزوهای مختلف، هنوز هم در بعضی موارد، به اصطلاحات خاص خودشان پایبند هستند. برای مثال می‌توان به جایگزینی عبارت intended results در ایزو ۹۰۰۱ با عبارت intended outcomes در ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ اشاره کرد.
در نمونه دیگری، ایزو ۴۵۰۰۱ از استفاده عبارت ترجیحی compliance obligations به‌معنای «الزامات انطباقی» اجتناب کرده، و از همان عبارت قدیمی legal and other requirements به‌معنی «الزامات قانونی و غیره» استفاده می‌کند.
البته کاربران ایزو می‌توانند این تفاوت‌ها در اصطلاحات را نادیده گرفته، و از اصطلاحاتی استفاده کنند که برای خودشان منطقی‌تر است. همین مسئله باعث شده ادغام ایزو ها دردسری برای کاربران نهایی نداشته باشد.
هدف استانداردهای ایزو با هر دامنه‌ای که دارند و از هر مجموعه اصطلاحاتی که استفاده کنند، همیشه بهبود عملکرد سازمانی است.
جمع‌بندی
ادغام ایزو ۹۰۰۱ با ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ بعد از سال ۲۰۱۵ امکان‌پذیر شد. در آن سال، سازمان استانداردسازی بین‌المللی، ساختار سطح بالایی برای همه ایزوها تعیین نموده و کمیته‌های فنی را ملزم به تبعیت از آن کرد. برای آشنایی بیشتر با ادغام ایزو ها و استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه در سازمان، حتما این مقاله را مطالعه کنید.
اگر هم دنبال جزئیاتی از الزامات، چگونگی پیاده‌سازی و حسابرسی ایزو ۹۰۰۱ یا سایر ایزوها هستید، سایر مقاله‌های بلاگ بهمدام را بخوانید. کارشناس‌های این شرکت، همیشه آماده پاسخ‌گویی به پرسش‌های شما در این زمینه هستند.
منابع: